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Buchhaltungssoftware für Selbstständige

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 17. August 2026 · Listenpreise beider Cloud-Anbieter am 17.08.2026 von deren Preisseiten; Normen an der Primärquelle geprüft

Welche Buchhaltungssoftware passt, entscheidet nicht die Marke, sondern die Tarifstufe — und die hängt an deinem Fall. Der Finder rechnet sie in einer Minute aus, mit belegten Preisen und Abrufdatum. Statt einer Rangliste stehen hier vier Anforderungsprofile; Werbung ist gekennzeichnet, und wer uns vergütet, steht in der Anbietertabelle an jeder Zeile.

So kommst du ohne Bestenliste zur Wahl

Die übrigen Seiten dieses Bereichs rechnen und erklären; sie enthalten keine Werbung. Diese hier ist die Ausnahme, und das steht bewusst im ersten Absatz statt im Impressum.

Was hier nicht steht, ist eine Rangfolge. Bei einem Depotvergleich lässt sich nach einer Zahl sortieren, die diese Seite selbst ausrechnet — der effektiven Kostenquote bei der eingegebenen Sparrate. Bei Buchhaltungssoftware gibt es keine solche Zahl: Der Preis allein taugt nicht, weil die Tarife unterschiedliche Leistungen enthalten.

Eine Reihung wäre daher eine Behauptung mit dem Anschein einer Messung. Stattdessen stehen hier vier Anforderungsprofile und die Frage, welches auf den eigenen Fall zutrifft. Das ist weniger bequem und führt zu besseren Entscheidungen.

Was sich sortieren lässt, sortiert der Tarif-Finder weiter unten: Er prüft beide vergüteten Anbieter und nennt den Tarif, der die Anforderung erfüllt und im Jahr weniger kostet. Dass er dabei gegen den älteren Partner ausschlagen kann, ist kein Betriebsunfall, sondern der Prüfstein.

Brauche ich überhaupt eine Software?

Vorgeschrieben ist keine. Das Gesetz verlangt Aufzeichnungen, die einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind — womit sie geführt werden, ist offen. Eine sorgfältig gepflegte Tabelle erfüllt diese Anforderung.

Der Nutzen einer Software liegt an drei konkreten Stellen. Erstens bei der Belegerfassung: Bankumsätze werden eingelesen und Belege zugeordnet, statt abgetippt zu werden. Zweitens bei der Übermittlung an das Finanzamt, die elektronisch erfolgen muss. Drittens bei strukturierten Rechnungsformaten, die sich von Hand praktisch nicht erzeugen lassen — siehe E-Rechnung: wer sie annehmen muss.

Daraus folgt eine brauchbare Schwelle. Wer wenige Belege im Monat hat, nur an Privatkunden liefert und keine Umsatzsteuer ausweist, kommt lange ohne aus. Wer regelmäßig an Unternehmen fakturiert, Umsatzsteuer voranmeldet und mehr als eine Handvoll Belege bewegt, spart mit Software mehr Zeit, als sie kostet.

Die folgende Tabelle übersetzt das in die Lage, in der man tatsächlich steckt. Sie nennt keine Marke — die Zuordnung zum Anbieter macht der Finder darunter.

Die vier Fragen, die entscheiden

Erstens: EÜR oder Bilanz? Die meisten Einzelunternehmer und alle Freiberufler ermitteln ihren Gewinn als Einnahmenüberschussrechnung. Programme dafür sind einfacher und günstiger. Wer bilanzieren muss, braucht einen anderen Zuschnitt.

Zweitens: Umsatzsteuervoranmeldung? Wer nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, übermittelt regelmäßig Voranmeldungen. Die Software sollte das direkt können, statt Zahlen zum Abtippen zu liefern. Das ist zugleich der teuerste Sprung in beiden Tarifleitern.

Drittens: E-Rechnung? Wer an Unternehmen fakturiert, braucht strukturierte Formate nach der europäischen Norm. Ob ein Programm sie erzeugt und in welchen Varianten, ist vor der Entscheidung zu prüfen.

Viertens: Export zur Steuerkanzlei? Wenn eine Kanzlei den Jahresabschluss erstellt, entscheidet das Übergabeformat über den Aufwand — und damit über einen Teil des Honorars. Diese Frage gehört an die Kanzlei, bevor die Software gewählt wird, nicht danach.

Vier Profile, vier Anforderungen

Aus den vier Fragen ergeben sich vier typische Fälle. Sie decken den weit überwiegenden Teil der Selbstständigen ab.

Der häufigste Fehler bei der Auswahl ist, das Profil zu hoch anzusetzen. Wer als Kleinunternehmer ein Programm für bilanzierende Betriebe wählt, zahlt für Funktionen, die er nie benutzt — und arbeitet in einer Oberfläche, die für einen anderen Zweck gebaut ist.

Der zweithäufigste ist der umgekehrte: ein Programm, das die eigene Entwicklung nicht mitmacht. Wer absehbar die Grenze zur Regelbesteuerung überschreitet, sollte das bei der Auswahl berücksichtigen — siehe Kleinunternehmerregelung.

Die beiden Anbieter im Vergleich

Der deutsche Markt für Buchhaltungs- und Rechnungssoftware ist gut besetzt; diese Seite rechnet mit zwei Anbietern, deren Tarife vollständig erhoben und quartalsweise gepflegt sind. Sie ist damit keine Marktübersicht, und genau das ist der Punkt: Eine Übersicht mit zwei belegten und vier geschätzten Zeilen wäre irreführender als eine ohne Zahlen.

Zwei Einträge verdienen eine Erläuterung. Lexware ist keine Software, sondern eine Marke mit zwei Produktlinien: dem Cloud-Produkt Lexware Office, vormals lexoffice, und einer Familie installierter Programme wie Lexware Buchhalter. Wer das verwechselt, vergleicht Preise, die nicht vergleichbar sind — die Abgrenzung steht unter Lexware Office oder Lexware Desktop.

DATEV steht in der Tabelle, obwohl es kaum je direkt gekauft wird. Der Weg dorthin führt über eine Steuerkanzlei, und genau deshalb gehört der Name hierher: Er ist für viele Selbstständige die eigentliche Zielumgebung ihrer Daten, auch wenn sie selbst nie damit arbeiten.

Was diese Seite über die einzelnen Anbieter nicht sagt: welcher der beste ist. Dazu müssten Funktionsumfang, Bedienung und Konditionen aller Anbieter systematisch erhoben und laufend gepflegt werden. Das ist hier nicht geschehen, und deshalb steht es hier auch nicht.

Funktionsumfang der beiden Cloud-Anbieter

Für zwei Anbieter liegen Angaben mit Abrufdatum vor. Die Tabelle stellt nicht dar, wer mehr kann, sondern ab welcher Stufe eine Funktion enthalten ist — das ist die Angabe, die den Preis bestimmt.

Der Zuschnitt läuft dabei gegenläufig, und das ist der eigentliche Unterschied zwischen den beiden: Der eine beginnt bei der Rechnung und ergänzt die Belege, der andere beginnt beim Beleg und ergänzt die Rechnung.

Quelle: Angaben beider Anbieter zu Umfang und Tarifzuschnitt · Stand 17.08.2026 · Herstellerangaben, nicht im Betrieb überprüft

Was die Tarife kosten

Verglichen gehören Jahreskosten, nicht Monatspreise. Der Grund steht in der Tabelle selbst: Ein Anbieter gewährt einen Rabatt bei jährlicher Zahlung, der andere nicht — der Vergleich der Monatspreise führt dadurch in die Irre.

Quelle: Preisseiten beider Anbieter · Stand 17.08.2026 · Listenpreise netto; Jahreskosten bei der jeweils günstigeren Zahlweise

Die Stufen stehen nebeneinander, nicht gleiche Leistungen. Auf der Stufe, die für die meisten zählt — Buchhaltung mit Umsatzsteuer und EÜR — stehen 274,80 € gegen 262,80 € im Jahr. Das ist ein Unterschied von rund zwölf Euro.

Bei dieser Größenordnung sollte der Preis die Entscheidung nicht tragen. Sie sollte an Funktion und Bedienung hängen, und beides klärt nur der Test. Die vollständige Gegenüberstellung mit den Kriterien jenseits des Preises steht unter sevDesk und Lexware Office im Vergleich; die Einzelheiten je Anbieter unter sevDesk Kosten und Lexware Office Kosten.

Beide Anbieter bewerben zusätzlich Neukundenpreise. Diese Seite rechnet mit Listenpreisen: Ein Aktionspreis beschreibt die ersten Monate, nicht die laufenden Kosten — und Buchhaltungssoftware ist eine laufende Ausgabe.

Cloud oder installiertes Programm

Diese Frage entscheidet mehr als die Marke, und sie wird selten zuerst gestellt. Sie hat vier praktische Folgen.

Wer auf einem Mac arbeitet, mit wechselnden Geräten oder mit einem geteilten Zugang für die Kanzlei, hat die Frage technisch bereits beantwortet. Wer die Daten aus grundsätzlichen Erwägungen im Haus behalten will, ebenfalls — nur andersherum, und mit der Pflicht zur eigenen Sicherung.

Eine dritte Gruppe entscheidet über den Funktionsumfang: Warenwirtschaft, Lager, Zeiterfassung und Lohnabrechnung finden sich in den schlanken Cloud-Produkten nicht. Diese Grenze lässt sich nicht durch eine höhere Stufe umgehen.

GoBD, Aufbewahrung und Datenzugriff

„GoBD-konform" steht auf jeder Produktseite und bedeutet weniger, als es klingt. Der Begriff beschreibt eine Möglichkeit, keine Garantie: Ordnungsmäßig wird eine Buchführung nicht durch die Software, sondern durch ihre Benutzung.

Was eine Software dafür mitbringen muss, lässt sich auf drei Punkte bringen. Festschreibung — Buchungen lassen sich sperren, Korrekturen bleiben danach als Korrektur erkennbar. Protokollierung — Änderungen sind nachvollziehbar. Export — der Datenbestand lässt sich maschinell auswertbar herausgeben.

Der dritte Punkt ist der, an dem es im Ernstfall hängt. § 147 Abs. 6 AO gibt der Finanzbehörde einen Anspruch auf Auswertung oder auf Überlassung der Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger. Ein Ausdruck erfüllt das nicht, wenn die Aufzeichnung elektronisch entstanden ist.

Zwei Themen grenzen hier an und sind gesondert behandelt: die Aufbewahrungsfristen unter Belege aufbewahren und die Kassenführung unter Kassenbuch führen. Letztere betrifft nur Betriebe mit Bargeld — für ein reines Überweisungsgeschäft stellt sich die Frage nicht.

Datenübernahme und Wechsel

Ein Wechsel ist möglich, aber selten trivial. Stammdaten und offene Posten lassen sich meist übernehmen; die Buchungshistorie oft nur eingeschränkt. Deshalb lohnt es, die Frage vor der ersten Entscheidung zu stellen statt bei der zweiten.

Unabhängig vom Anbieter gelten die Aufbewahrungspflichten weiter: Die Daten müssen über die gesamte Frist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar bleiben — auch nach einer Kündigung.

Praktisch bedeutet das: Vor der Kündigung eines Zugangs gehört ein vollständiger Export erstellt und geprüft. Wer sich darauf verlässt, im Bedarfsfall noch einmal in das alte Konto zu kommen, verlässt sich auf etwas, das nicht zugesagt ist.

Der Zeitpunkt gehört mitbedacht. Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist deutlich angenehmer als einer mitten im Jahr, weil sonst zwei Systeme dasselbe Wirtschaftsjahr abbilden. Welche Richtungen ein Wechsel überhaupt nehmen kann, steht unter Alternativen zu sevDesk.

Typische Fehler bei der Auswahl

Fünf Muster wiederholen sich. Keines davon ist ein Anbieterfehler — alle fünf entstehen in der Reihenfolge, in der entschieden wird.

Zuerst auf den Preis sehen. Der Einstiegspreis beschreibt in beiden Tarifleitern einen Leistungsumfang, den die meisten nicht brauchen können. Wer danach auswählt, bucht zweimal.

Die Kanzlei zuletzt fragen. Das Übergabeformat bestimmt einen Teil des Honorars. Es nach der Softwarewahl zu klären, dreht die Reihenfolge um — die Einzelheiten stehen unter Übergabe an die Steuerkanzlei.

Im Test die größte Stufe benutzen. Beide Anbieter geben in der Testphase mehr frei, als der später gebuchte Tarif enthält. Wer sich an eine Funktion gewöhnt, die danach fehlt, hat den Test gegen sich selbst geführt.

Den Export nicht prüfen. Er wird erst beim Ausstieg gebraucht und ist dann nicht mehr zu ändern. Ein einziger Testexport im ersten Monat beantwortet die Frage.

Zu hoch einsteigen. Kostenstellen, BWA und Schnittstellen sind Anforderungen, die man kennt, wenn man sie hat. Wer nicht weiß, wofür er eine API braucht, braucht sie nicht — und die Rechnung dafür läuft monatlich weiter.

Glossar

Die Begriffe, die dir bei der Auswahl begegnen und ohne Erklärung regelmäßig missverstanden werden. Jeder Eintrag ist einzeln verlinkbar.

Nächste Schritte

Je nachdem, wo deine Entscheidung gerade steht, geht es an einer von drei Stellen weiter.

Wenn der Bedarf noch offen ist, klärt ihn der eigene Hub: der Bereich für Selbstständige mit der Einnahmenüberschussrechnung, der Voranmeldung, der Kleinunternehmerregelung und der Trennung der Konten. Alle vier sind werbefrei.

Wenn es um die Zahl geht, rechnen die Rechner: Stundensatz für die Frage, was die eigene Zeit wert ist, Steuerrücklage für den Grenzsteuersatz hinter dem Betriebsausgabenabzug und Stresstest für die Frage, wie lange die Reserve trägt.

Wenn ein Anbieter feststeht, vertiefen die Marken-Seiten: sevDesk im Überblick, sevDesk für Kleinunternehmer, Lexware Office im Überblick und Lexware Office für Kleinunternehmer. Sie tragen dieselbe Kennzeichnung wie diese Seite.

Wenn die eigene Lage besonders ist, gehen die Zuschnitte darauf ein: für Freiberufler ohne Buchführungspflicht, für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis, für Handwerksbetriebe mit Material und Montage, für die Gründungsphase, für Arbeit am Mac und für den Wechsel aus einem bestehenden Programm.

Und wenn nach dem Betrieb etwas übrig bleibt: Der Vergleich der Anlageformen zeigt, was sich damit anfangen lässt — das ist dann allerdings ein anderes Thema.

Was zuletzt dazugekommen ist

Preise und Konditionen werden quartalsweise nachgesehen. Was sich zuletzt geändert hat, steht hier — damit du erkennst, ob sich ein erneuter Blick lohnt.