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Buchhaltungssoftware für die Gründung

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 23. August 2026 · §§ 138, 146 AO und §§ 14, 19 UStG an der Primärquelle geprüft am 23.08.2026; Listenpreise beider Anbieter vom 17.08.2026

Gute Nachricht für den Anfang: Du brauchst weniger, als die Ranglisten nahelegen — und du brauchst es später. Diese Seite zeigt, was zu welchem Zeitpunkt sinnvoll ist und ab wann sich eine Software für dich rechnet.

Die Antwort in Kurzform

In den Wochen bis zur Steuernummer kannst du dir die Softwarefrage sparen. Sie gehört als Pflichtangabe auf jede Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG) — bis sie da ist, entstehen also noch keine Rechnungen, die verwaltet werden müssten. Ein Ordner für die Gründungsbelege genügt.

Danach entscheidet nicht der Gründungsstatus, sondern die Belegzahl. Bei acht Belegen im Monat und einem Stundensatz von 45,00 € trägt sich die Stufe M von Lexware Office im Gründungsjahr gerade eben — die Rechnung dazu steht weiter unten. Wer weniger hat, bleibt beim kostenlosen Einstieg.

Wofür sich die Zeit dagegen sofort lohnt, ist eine Entscheidung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: die zur Kleinunternehmerregelung. Sie bindet dich fünf Jahre, wenn du auf sie verzichtest — und sie legt fest, welche Tarifstufe du später überhaupt brauchst. Sie ist damit die wichtigere Weichenstellung als die Produktwahl.

Deine Reihenfolge bis zur ersten Rechnung

Fünf Schritte liegen zwischen dem Entschluss und dem ersten Beleg. Erst beim vierten kommt Software ins Spiel — die vier davor kosten dich nichts außer Aufmerksamkeit.

Der erste Schritt trennt zwei Gruppen, und die Trennung wird regelmäßig übersehen. Ein gewerblicher Betrieb wird nach § 138 Abs. 1 Satz 1 AO der Gemeinde mitgeteilt, die das Finanzamt unterrichtet. Wer eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, teilt dies nach Satz 3 dem Finanzamt selbst mit — kein Gewerbeamt, keine Gewerbeanmeldung, und niemand, der die Meldung für ihn weiterreicht.

Praktisch heißt das: Der Gewerbetreibende bekommt den Fragebogen zugeschickt und muss reagieren. Der Freiberufler bekommt nichts und muss von sich aus tätig werden. Wer das nicht weiß, wartet auf Post, die nie kommt. Was danach an Buchführungspflichten folgt, unterscheidet sich ebenso: Für Freiberufler gilt keine Umsatzgrenze.

Was du im Fragebogen entscheidest

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung sieht nach Formalität aus, legt aber die nächsten Jahre fest — deshalb lohnt es sich, ihm eine ruhige Stunde zu geben. § 138 Abs. 1b Satz 1 AO verlangt Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse; nach Satz 2 sind sie elektronisch über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln. Papier gibt es nur auf Antrag und nur zur Vermeidung unbilliger Härten (Satz 3).

Drei Angaben darin bestimmen unmittelbar, welche Software du brauchst.

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Nimmst du sie in Anspruch, weist du keine Umsatzsteuer aus, meldest keine voran und brauchst keine Buchhaltungsstufe — ein Rechnungsprogramm genügt. Verzichtest du auf sie, bist du fünf Kalenderjahre gebunden, und die Voranmeldung wird zur monatlichen Pflicht.

Ist- oder Sollversteuerung. Sie entscheidet, ob die Steuer mit der Rechnung oder mit dem Zahlungseingang entsteht. Für eine Gründung mit langen Zahlungszielen ist der Unterschied ein Liquiditätsunterschied — und in der Software eine andere Kontenlogik.

Der geschätzte Umsatz. Er bestimmt den Voranmeldungszeitraum. Zu hoch geschätzt bedeutet unnötige Vorauszahlungen, zu niedrig geschätzt eine Nachzahlung im zweiten Jahr — der Fall, den der Steuerrücklagen-Rechner durchrechnet.

Was Software im ersten Jahr wirklich kostet

Eine Buchhaltungssoftware ist eine Betriebsausgabe und mindert den Gewinn. Entlastet wird zum Grenzsteuersatz — dem Satz auf den zuletzt verdienten Euro. Im Gründungsjahr liegt der Gewinn oft unter dem Grundfreibetrag, und dann ist dieser Satz null. Das ist keine schlechte Nachricht über dich, sondern eine über den Zeitpunkt: Die steuerliche Entlastung kommt später, wenn der Gewinn da ist.

Der Unterschied ist größer, als er klingt. Dieselbe Software, derselbe Aufwand, zwei Gewinnhöhen:

Gerechnet mit der Stufe M von Lexware Office (154,80 € im Jahr), einem Stundensatz von 45,00 €, 5 Minuten je Beleg und einer Zeitersparnis von 60 Prozent. Die Ersparnisquote ist eine Annahme und keine Messung — sie lässt sich im Tarif-Finder mit eigenen Werten ersetzen.

Daraus folgt eine gute Nachricht fürs Budget: Im ersten Jahr klein anzufangen kostet dich nichts an Komfort, den du ohnehin noch nicht brauchst — und der Wechsel nach oben ist jederzeit möglich. Die Werbung für Gründungen richtet sich an eine Gruppe, für die sich eine große Lösung wirtschaftlich erst später lohnt. Das ist kein Vorwurf an die Anbieter, es folgt aus dem Steuertarif.

Welche Stufe eine Gründung braucht

Ohne Umsatzsteuer, wenige Rechnungen. Der dauerhaft kostenlose Tarif von sevDesk deckt drei Rechnungen im Monat, ZUGFeRD und XRechnung ab. Wie sich damit arbeiten lässt, zeigen die Anleitungen aus der Oberfläche. Für eine nebenberufliche Gründung mit zwei Rechnungen im Monat ist das die vollständige Antwort.

Ohne Umsatzsteuer, regelmäßige Rechnungen. Ein Rechnungsprogramm genügt — bei sevDesk 11,90 € im Monat, bei jährlicher Zahlung 118,80 € im Jahr. Was dabei alles nicht gebraucht wird, steht unter Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Mit Umsatzsteuer. Jetzt lohnt sich die Buchhaltungsstufe: Voranmeldung, Belegerfassung und EÜR laufen darin zusammen. Der Sprung kostet bei beiden Anbietern rund 150 Euro im Jahr — fällig wird er erst, wenn du auf § 19 UStG verzichtest oder die Grenzen überschreitest.

Die Auswahl im Einzelnen führt der Anbietervergleich. Er sortiert nach gerechneten Jahreskosten und nicht nach einer Wertung.

Was der Gründerrabatt wert ist

Beide Anbieter werben um Gründungen, Lexware Office mit einer eigenen Gründeredition. Solche Aktionen senken die Kosten der ersten Monate — nicht die der Laufzeit.

Deshalb steht auf dieser Seite der Listenpreis: 12,90 € im Monat für die Stufe M, 154,80 € im Jahr. Jede Rabattrechnung bezieht sich auf diesen Betrag, und nach Ablauf der Aktion ist er der, der abgebucht wird. Stand: 17. August 2026.

Ein Rabatt ist damit ein Argument für den Zeitpunkt — wer ohnehin startet, nimmt ihn mit. Ein Argument für den Anbieter ist er nicht, weil beide eines haben.

Drei Dinge, die sich leicht vermeiden lassen

Erst den Fragebogen, dann die Software. Ob du Umsatzsteuer ausweist, ist die einzige Angabe, die über die Tarifstufe entscheidet — und sie steht im Fragebogen. Danach ist die Auswahl in fünf Minuten erledigt.

Die Rücklage gleich mitplanen. Der teure Moment einer Gründung ist nicht das erste Jahr, sondern das zweite: Dann fallen Nachzahlung und Vorauszahlung zusammen. Wer das früh weiß, legt monatlich zurück statt einmal zu erschrecken. Der Artikel zur Steuerrücklage rechnet das durch.

Belege von Anfang an aufheben. Die Aufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 AO beginnt mit dem ersten Geschäftsvorfall, nicht mit der ersten Voranmeldung. Ein Schuhkarton reicht dafür im ersten Halbjahr völlig — er sollte nur nicht leer bleiben.

Rechtsquellen

• § 138 Abs. 1 AO Anzeige der Erwerbstätigkeit — gewerbliche Betriebe der Gemeinde, die das Finanzamt unterrichtet; wer eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, teilt dies dem zuständigen Finanzamt mit Bundesministerium der Justiz
• § 138 Abs. 1b AO Weitere Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse, zu übermitteln nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle; auf Antrag Ausnahme zur Vermeidung unbilliger Härten Bundesministerium der Justiz
• § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG Pflichtangabe der vom Finanzamt erteilten Steuernummer oder der vom Bundeszentralamt für Steuern erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf jeder Rechnung Bundesministerium der Justiz
• § 19 UStG Kleinunternehmerregelung — Umsatzgrenzen und der Verzicht, an den der Unternehmer fünf Kalenderjahre gebunden ist Bundesministerium der Justiz
• § 146 Abs. 1 AO Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet — ab dem ersten Geschäftsvorfall Bundesministerium der Justiz

Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 23.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab. Nicht behandelt: Rechtsformwahl, Handelsregistereintragung, Gründungszuschuss und die Sozialversicherungspflicht in der Gründungsphase. Jede dieser Fragen entscheidet über mehr Geld als die Softwarewahl — sie gehören aber nicht in den Anbieterbereich.