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Lexware Office für Kleinunternehmer
Von Philipp Busch Aktualisiert am Listenpreise des Anbieters am 17.08.2026 von https://www.lexware.de/preise/ übernommen
Für Kleinunternehmer endet die Tarifleiter von Lexware Office zwei Stufen früher, als die Produktseiten nahelegen — ohne Umsatzsteuer fällt der teuerste Funktionsblock weg. Welche Stufe genügt, was sie im Jahr kostet und ab wann sich überhaupt eine Software lohnt, steht hier mit belegten Zahlen.
Die Antwort in Kurzform
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchst du die teuerste Funktionsgruppe nicht: Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerlogik entfallen. Damit endet die Tarifleiter für dich früher als für andere.
Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, kommt mit der Stufe M aus — 12,90 € im Monat, 154,80 € im Jahr. Wer nur Belege ordnen will und seine Rechnungen anderswo erzeugt, mit der Stufe S für 7,90 € im Monat.
Und wer sehr wenige Belege hat, braucht gar nichts davon. Diese Antwort steht hier zuerst, weil sie die häufigste richtige ist und auf einer Seite mit Provisionslinks am ehesten untergeht.
Zuerst: Brauchst du überhaupt eine Software?
Vorgeschrieben ist keine. Das Gesetz verlangt Aufzeichnungen, die einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind. Eine sorgfältig geführte Tabelle erfüllt das.
Der Nutzen einer Software entsteht an drei Stellen: beim Einlesen von Bankumsätzen, bei der elektronischen Übermittlung an das Finanzamt und bei strukturierten Rechnungsformaten. Von diesen drei betrifft dich als Kleinunternehmer nur die dritte, und auch die nur teilweise.
Daraus folgt eine brauchbare Schwelle. Wer weniger als etwa sechs Belege im Monat bewegt, nur an Privatkunden liefert und keine Umsatzsteuer ausweist, kommt lange ohne aus. Wie sich das mit dem eigenen Stundensatz gegenrechnen lässt, steht unter Stundensatz berechnen.
Was ohne Umsatzsteuer wegfällt
Die Kleinunternehmerregelung nimmt dir drei Aufgaben ab, die sonst den größten Teil des Softwarebedarfs erzeugen. Erstens die Umsatzsteuervoranmeldung samt Fristen. Zweitens die Trennung von Netto und Brutto in jeder einzelnen Buchung.
Drittens den Vorsteuerabzug, und der ist der eigentliche Grund für die penible Belegerfassung: Wer Vorsteuer zieht, braucht für jeden Betrag einen formal korrekten Beleg. Ohne Vorsteuerabzug sinkt diese Anforderung erheblich.
Was bleibt, ist die Gewinnermittlung — Einnahmen minus Ausgaben, am Jahresende in der Anlage EÜR. Was dabei verlangt ist, steht unter EÜR: Grundlagen. Und was die Regelung selbst voraussetzt, unter Kleinunternehmerregelung.
Welche Stufe dann übrig bleibt
Von den vier Stufen fallen für dich zwei weg. Die Stufe L enthält Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer — den Block, den du nicht brauchst. Die Stufe XL setzt darauf noch EU- und Abschlagsrechnungen, also erst recht nichts für diesen Fall.
Übrig bleiben zwei, und zwischen ihnen entscheidet eine einzige Frage: Schreibst du selbst Rechnungen? Die Stufe S tut das nicht — sie erfasst und archiviert Belege. Die Stufe M bringt Angebote, Rechnungen und Mahnungen.
Für die große Mehrheit ist M damit die richtige Stufe. S passt in einem Sonderfall: wenn ein Auftraggeber Gutschriften erstellt und du selbst gar keine Ausgangsrechnungen schreibst.
| Stufe | Im Monat | Im Jahr | Für Kleinunternehmer |
|---|---|---|---|
| S | 7,90 € | 94,80 € | nur Belege ordnen, keine Rechnungen |
| M | 12,90 € | 154,80 € | der Regelfall: Rechnungen und Belege |
| L | 21,90 € | 262,80 € | erst mit der Regelbesteuerung nötig |
Quelle: Preisseite von Lexware Office · Stand 17.08.2026 · Listenpreise, netto, monatliche Zahlung
Was das im Jahr bedeutet
Die Stufe M kostet 154,80 € im Jahr. Das ist die Zahl, um die es geht — nicht der Monatspreis, weil Software eine laufende Ausgabe ist und keine einmalige.
Zwei Korrekturen gehören dazu, und sie wirken gegenläufig. Die erste: Als Kleinunternehmer hast du keinen Vorsteuerabzug. Auf 154,80 € netto kommt Umsatzsteuer obendrauf, macht rund 184,21 € tatsächlich.
Die zweite: Die Ausgabe mindert den Gewinn. Bei einem Grenzsteuersatz von 25 Prozent bleiben von 154,80 € rund 116,10 € Belastung. Wie hoch der eigene Satz liegt, zeigt der Rechner für die Steuerrücklage.
Der fehlende kostenlose Tarif
Dieser Anbieter hat keinen dauerhaft kostenlosen Einstiegstarif. Er nennt 30 Tage kostenlos, im Test steht der Umfang der Version XL bereit — danach beginnt der bezahlte Bezug.
Für Kleinunternehmer ist das der wichtigste Unterschied zum Wettbewerber. sevDesk führt einen dauerhaft kostenlosen Tarif für drei Rechnungen im Monat. Wer genau in dieses Volumen fällt, hat dort eine Option, die es hier nicht gibt.
Das ist keine Empfehlung, sondern ein Sachverhalt. Er kehrt sich um, sobald das Volumen steigt: Ab der Rechnungsstufe liegen beide Anbieter preislich nah beieinander, und dann entscheiden andere Dinge. Die Gegenüberstellung steht unter sevDesk und Lexware Office im Vergleich.
E-Rechnung: was auch für dich gilt
Ein Punkt betrifft dich unabhängig von der Kleinunternehmerregelung: die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Sie hängt nicht daran, ob du Umsatzsteuer ausweist.
Zum reinen Empfang genügt zunächst eine E-Mail-Adresse und ein Programm, das das Format lesbar macht. Ein Abo ist dafür nicht zwingend — das ist wichtig, weil die Pflicht gelegentlich als Anlass für einen Softwarekauf dargestellt wird.
Beim Ausstellen ist die Lage anders herum: An Privatkunden darfst du weiterhin eine einfache Rechnung schreiben. An Unternehmen wird das strukturierte Format zum Thema. Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnung: wer sie annehmen muss.
Wenn die Kleinunternehmerregelung endet
Überschreitet der Umsatz die Grenze, beginnt im Folgejahr die Regelbesteuerung. Damit werden Voranmeldung und Umsatzsteuerlogik zur Pflicht — und die Stufe L zur Untergrenze.
Der Sprung kostet 9,00 € im Monat, also rund 108,00 € im Jahr. Das ist der teuerste einzelne Schritt der Leiter und zugleich der, der am seltensten vermeidbar ist.
Wer die Grenze absehbar erreicht, sollte das bei der Auswahl mitdenken — aber nicht vorauseilend die teurere Stufe buchen. Sinnvoller ist, den Export einmal geprüft zu haben, siehe Belege aufbewahren.
Wie sich das entscheiden lässt
Drei Fragen in dieser Reihenfolge. Erstens: Wie viele Belege bewegst du im Monat? Unter etwa sechs trägt keine Software ihren Preis, unabhängig vom Anbieter.
Zweitens: Schreibst du selbst Rechnungen? Wenn ja, ist M die Stufe; wenn nein, genügt S. Diese Frage entscheidet mehr als jeder Funktionsvergleich.
Drittens: Wie nah bist du an der Umsatzgrenze? Nicht, um heute teurer zu buchen, sondern um zu wissen, was in zwölf Monaten ansteht. Wer alle drei beantwortet hat, braucht keinen Testsieger mehr.
Diese Seite enthält Provisionslinks und ist als Werbung gekennzeichnet. Die Preise sind Listenpreise netto, abgerufen am 17. August 2026 von der Preisseite des Anbieters; maßgeblich sind dessen Angaben. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Die vier Gründe, es nicht zu tun
„Ich schreibe drei Rechnungen im Monat."
Dann ist die Frage berechtigt, ob es eine Software braucht. Bei diesem Anbieter gibt es dafür keinen kostenlosen Tarif — beim Wettbewerber schon. Das ist bei sehr kleinen Volumina das stärkere Argument.
„Eine Tabelle hat bisher gereicht."
Und sie darf weiter reichen: Vorgeschrieben ist eine geordnete Aufzeichnung, kein Programm. Was sich mit der E-Rechnung ändert, betrifft den Empfang, nicht die Ausstellung an Privatkunden.
„Ich verstehe die Stufen nicht."
Sie folgen dem Ablauf, nicht dem Umfang. Belege ordnen ist die unterste Stufe, Rechnungen schreiben die nächste, Buchhaltung mit Umsatzsteuer die dritte. Ohne Umsatzsteuer endet die Leiter für dich nach der zweiten.
„Was, wenn ich nächstes Jahr die Grenze reiße?"
Dann wechselst du eine Stufe nach oben, und der Abstand ist bekannt. Das ist kein Grund, heute die teurere Stufe zu buchen — aber ein Grund, den Export vorher einmal geprüft zu haben.
Häufige Fragen
Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Software?
Pflicht ist keine. Verlangt sind Aufzeichnungen, die einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind — womit sie geführt werden, ist offen.
Der Nutzen beginnt bei etwa sechs Belegen im Monat. Darunter kostet die Software mehr, als sie an Zeit spart.
Welche Stufe reicht ohne Umsatzsteuer?
Ohne Umsatzsteuer entfällt der teuerste Funktionsblock. Wer Rechnungen schreibt, kommt mit der Stufe M für 12,90 € im Monat aus; wer nur Belege ordnet, mit S für 7,90 €.
Die Stufe L mit Buchhaltung und Umsatzsteuer wird erst nötig, wenn die Kleinunternehmerregelung endet.
Gibt es einen dauerhaft kostenlosen Tarif?
Bei diesem Anbieter nicht. Er nennt 30 Tage kostenlosen Test mit dem Umfang der größten Stufe, danach beginnt der bezahlte Bezug.
Ein dauerhaft kostenloser Einstiegstarif für wenige Rechnungen im Monat existiert beim Wettbewerber, nicht hier. Für sehr kleine Volumina ist das der praktisch bedeutsamste Unterschied.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. Ausgestellt werden dürfen weiterhin einfache Rechnungen an Privatkunden.
Zum Empfang genügt zunächst eine E-Mail-Adresse und ein Programm, das das Format lesbar macht. Ein Abo ist dafür nicht zwingend.
Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?
Dann beginnt die Regelbesteuerung, und damit werden Voranmeldung und EÜR zum Pflichtprogramm — also die Stufe L für 262,80 € im Jahr.
Wer die Grenze absehbar erreicht, sollte das schon bei der Auswahl mitdenken. Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, aber unnötig unangenehm.
Darf ich Umsatzsteuer in der Software ausweisen?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht. Wer sie versehentlich ausweist, schuldet sie dem Finanzamt — unabhängig davon, ob der Kunde sie abziehen darf.
Die Rechnungsvorlage muss deshalb den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten und darf keinen Steuerbetrag zeigen.