Finanzen für Selbstständige

E-Rechnung: wer sie annehmen muss

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 16. August 2026 · § 14 UStG am 16.08.2026 an der Primärquelle geprüft

Die meisten Selbstständigen glauben, sie stellten längst E-Rechnungen — weil sie PDFs per E-Mail versenden. Das Gesetz meint etwas anderes, und der Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung den Anforderungen genügt.

Was sich tatsächlich ändert

Die Umstellung auf die elektronische Rechnung im Geschäft zwischen Unternehmen ist der größte Eingriff in die Rechnungsstellung seit langem — und sie wird trotzdem häufig unterschätzt, weil sie sich hinter einem vertrauten Wort verbirgt.

„Elektronische Rechnung" klingt nach dem, was viele seit Jahren tun: Rechnung als PDF an eine E-Mail hängen. Genau das ist nicht gemeint. Der Gesetzgeber zielt auf einen Datensatz, den die Software des Empfängers ohne Abtippen weiterverarbeiten kann.

Der Sinn dahinter ist Automatisierung: Rechnungen sollen ohne manuelle Erfassung in die Buchhaltung einfließen. Für kleine Betriebe bedeutet das zunächst Umstellungsaufwand — und mittelfristig weniger Arbeit bei genau dem Schritt, der unter Belege aufbewahren beschrieben ist.

Die Definition im Gesetz

§ 14 Abs. 1 UStG definiert die elektronische Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere — anderes elektronisches Format oder Papier — ist eine „sonstige Rechnung".

Das Format ist nicht beliebig: Es muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen. Bezugspunkt ist die Richtlinie 2014/55/EU.

Drei Verben stehen in der Definition nebeneinander: ausgestellt, übermittelt und empfangen. Alle drei Schritte müssen im strukturierten Format erfolgen. Ein Datensatz, der beim Versand in ein Bild umgewandelt wird, erfüllt die Anforderung nicht.

Warum ein PDF nicht genügt

Ein PDF enthält eine Seitendarstellung. Ein Mensch erkennt darauf Rechnungsnummer, Betrag und Steuersatz; eine Software sieht Text an Positionen. Sie kann raten, wo der Rechnungsbetrag steht, aber sie kann es nicht wissen.

Ein strukturierter Datensatz kehrt das um: Dort steht ausdrücklich, dass ein bestimmter Wert der Rechnungsbetrag ist, ein anderer das Rechnungsdatum. Die Verarbeitung ist damit eindeutig und ohne Interpretation möglich.

Genau darin liegt der Unterschied, den das Gesetz meint — nicht in der Frage, ob eine Rechnung digital übermittelt wird. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist digital und dennoch eine sonstige Rechnung.

Drei Termine, die verwechselt werden

Die Umstellung erfolgt gestuft, und die drei Stufen werden regelmäßig durcheinandergebracht. Die erste ist die Empfangspflicht: Unternehmer müssen E-Rechnungen annehmen können. Sie greift zuerst und betrifft alle.

Die zweite ist die Versandpflicht: Rechnungen an andere inländische Unternehmer sind als E-Rechnung auszustellen. Für sie gelten Übergangsregelungen, die nach Umsatzgröße gestaffelt sind und unterschiedlich lange laufen.

Die dritte Stufe ist das Ende dieser Übergangsregelungen. Wer eine Aussage über „die E-Rechnungspflicht" liest, sollte deshalb zuerst prüfen, welche der drei Stufen gemeint ist — die Termine unterscheiden sich, und die Aussagen sind nur mit dieser Angabe verwertbar.

Empfangen: die erste Stufe

Die Empfangspflicht ist die Stufe, die alle betrifft und die am leichtesten zu erfüllen ist. Verlangt wird die Fähigkeit, eine E-Rechnung entgegenzunehmen — nicht eine bestimmte Software und kein bestimmter Kanal.

Praktisch genügt eine E-Mail-Adresse, an die der Datensatz gesendet werden kann. Wer darüber hinaus eine Software einsetzt, die den Datensatz lesbar darstellt und in die Buchhaltung übernimmt, hat es bequemer — verpflichtend ist das nicht.

Wichtig ist die Kehrseite: Ein Lieferant, der eine E-Rechnung sendet, erfüllt damit seine Pflicht. Wer sie nicht annehmen kann oder will, bekommt kein Recht auf ein PDF. Die Rechnung gilt als zugegangen, und die Zahlungsfrist läuft.

XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide der europäischen Norm entsprechen. XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtkomponente — für Menschen ohne Hilfsmittel kaum lesbar, für Software ideal.

ZUGFeRD geht einen hybriden Weg: Eine PDF-Datei enthält die gewohnte Sichtdarstellung, und im PDF ist der strukturierte XML-Datensatz eingebettet. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, seine Software liest den Datensatz.

Für kleine Betriebe ist ZUGFeRD häufig der praktikablere Einstieg, weil Empfänger ohne passende Software die Rechnung weiterhin ansehen können. Maßgeblich für die rechtliche Einordnung ist in beiden Fällen der strukturierte Datensatz, nicht die sichtbare Seite.

Was gegenüber Privatkunden gilt

Die Regelung betrifft nach § 14 Abs. 2 UStG Fälle, in denen der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind — also das Geschäft zwischen Unternehmern. Gegenüber Privatpersonen ändert sich nichts.

Wer sowohl Unternehmen als auch Privatkunden beliefert, braucht damit übergangsweise zwei Wege: strukturierte Rechnungen für den einen Teil, Papier oder PDF für den anderen. Das ist der Punkt, an dem die Umstellung im Alltag am meisten Aufwand verursacht.

Entlastung bringt eine Software, die beide Ausgabeformen aus demselben Datenbestand erzeugt. Wer seine Rechnungen bislang in einem Textverarbeitungsprogramm schreibt, kommt an dieser Stelle an eine Grenze — nicht wegen der Optik, sondern weil kein strukturierter Datensatz entsteht.

Kleinunternehmer und Ausnahmen

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind Unternehmer im Sinne des Gesetzes. Für den Empfang gilt die Pflicht deshalb auch für sie — die Vorstellung, die Kleinunternehmerregelung befreie davon, ist unzutreffend.

Für die Ausstellung bestehen Erleichterungen. Weil deren Reichweite von der jeweiligen Fassung der Vorschriften abhängt und sich im Zuge der Übergangsphase ändert, gehört dieser Punkt vor der nächsten Rechnungsstellung geprüft — hier eine feste Aussage zu treffen, wäre unseriös. Was die Regelung im Übrigen bewirkt, steht unter Kleinunternehmerregelung.

Daneben gibt es Fälle, in denen ohnehin keine E-Rechnung verlangt wird — etwa bei Rechnungen kleinen Betrags oder bestimmten Fahrausweisen. Auch hier lohnt der Blick in die aktuelle Fassung statt in einen Ratgeber unbekannten Standes.

Warum Pflichtangaben plötzlich auffallen

Eine Rechnung muss eine Reihe von Angaben enthalten — Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuerbetrag. Neu ist daran nichts.

Neu ist, dass ihr Fehlen auffällt. Auf einem PDF bleibt eine ungenaue Leistungsbeschreibung oder ein fehlender Leistungszeitpunkt oft unbemerkt, weil niemand systematisch prüft. Ein strukturierter Datensatz hat für jede dieser Angaben ein Feld — und ein leeres Feld ist sichtbar.

Für viele Betriebe ist das der eigentliche Effekt der Umstellung: nicht ein neues Format, sondern eine unfreiwillige Prüfung der eigenen Rechnungsvorlagen. Wer sie vorher durchgeht, erspart sich Rückfragen der Kunden, deren Software die Rechnung sonst zurückweist.

Besonders häufig fehlen zwei Angaben: der Leistungszeitpunkt, der auch dann anzugeben ist, wenn er dem Rechnungsdatum entspricht, und eine hinreichend genaue Leistungsbeschreibung. „Beratung" ist keine.

Aufbewahrung des Datensatzes

Aufzubewahren ist die Rechnung in der Form, in der sie ausgestellt und empfangen wurde — also der strukturierte Datensatz. Ein Ausdruck oder eine erzeugte PDF-Ansicht genügt nicht, weil sie den maßgeblichen Inhalt nicht vollständig wiedergibt.

Damit gelten die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung uneingeschränkt: jederzeitige Verfügbarkeit über die gesamte Frist, unverzügliche Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Die Einzelheiten stehen unter Belege aufbewahren.

Wer E-Rechnungen ausschließlich im E-Mail-Postfach belässt, erfüllt das auf Dauer nicht zuverlässig. Ein Postfach ist kein Archiv — es wird migriert, gelöscht und läuft über.

Die Umstellung in der Praxis

Für die Empfangsseite genügt eine erreichbare Adresse und die Entscheidung, wo die Datensätze abgelegt werden. Das ist an einem Nachmittag erledigt und sollte nicht aufgeschoben werden, weil die Rechnungen der Lieferanten unabhängig vom eigenen Zeitplan eintreffen.

Wichtig ist dabei die Reihenfolge: Erst die Empfangsseite klären, dann die Versandseite. Eingehende Rechnungen kommen unabhängig davon, wie weit die eigene Umstellung gediehen ist.

Für die Versandseite ist die Frage, ob das eigene Rechnungswerkzeug ein normkonformes Format erzeugt. Wo das nicht der Fall ist, führt der Weg über eine Software, die es kann — bei ohnehin anstehendem Wechsel der naheliegende Zeitpunkt.

Sinnvoll ist außerdem ein Testlauf mit einem Kunden, bevor umgestellt wird: eine Rechnung erzeugen, versenden und nachfragen, ob sie im System des Empfängers ankommt und lesbar ist. Formfehler zeigen sich so an einem Vorgang statt an dreißig.

Der dritte Schritt ist der unspektakulärste und wird am häufigsten vergessen: die eigenen Stammdaten prüfen. Ein strukturierter Datensatz ist unerbittlich gegenüber fehlenden Pflichtangaben, die auf einem PDF niemandem auffielen. Der Überblick über die übrigen Größen steht auf der Übersicht für Selbstständige.

Wer die Umstellung als reine Pflichtübung behandelt, verschenkt den einzigen Vorteil, den sie bietet: Eingehende strukturierte Rechnungen lassen sich ohne Abtippen verbuchen. Der Aufwand fällt einmal an, die Entlastung jeden Monat.

Rechtsquellen

• § 14 Abs. 1 UStG Elektronische Rechnung: strukturiertes elektronisches Format, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht; sonstige Rechnung: anderes Format oder Papier Bundesministerium der Justiz
• § 14 Abs. 2 UStG Pflicht zur elektronischen Rechnung, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind Bundesministerium der Justiz
• Richtlinie 2014/55/EU Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung und Liste der entsprechenden Syntaxen — Bezugspunkt des § 14 UStG Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union

Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 16.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab. Die Übergangsregelungen für die Ausstellung und die Ausnahmen für bestimmte Rechnungen stehen in Vorschriften, die sich in der Übergangsphase ändern; sie sind hier bewusst nicht mit Datum wiedergegeben.