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Buchhaltungssoftware für Freiberufler
Von Philipp Busch Aktualisiert am § 18 EStG, § 141 AO und § 4 Abs. 3 EStG an der Primärquelle geprüft; Listenpreise beider Anbieter am 17.08.2026
Als Freiberufler bist du in keiner Umsatzhöhe buchführungspflichtig — auch nicht bei 300.000 Euro Umsatz. Das ändert die Softwarefrage grundlegend: Programme für die doppelte Buchführung sind für dich überdimensioniert, und die Stufe, die du brauchst, hängt an einer einzigen Frage. Werbung ist gekennzeichnet.
Die Antwort in Kurzform
Die Softwarefrage entscheidet sich bei Freiberuflern nicht am Umsatz, sondern an zwei anderen Punkten: ob du Umsatzsteuer ausweist und ob du für Kunden im Ausland arbeitest.
Weist du Umsatzsteuer aus, brauchst du die Stufe mit Voranmeldung und EÜR — 21,90 € bis 25,90 € im Monat. Fällst du unter die Kleinunternehmerregelung, genügt die Rechnungsstufe darunter.
Was du in keinem Fall brauchst, ist ein Programm für die doppelte Buchführung. Die Buchführungspflicht des § 141 AO erfasst gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte — die freien Berufe nicht, und zwar unabhängig davon, wie groß die Praxis oder das Büro wird.
Was für dich entfällt
Vier Pflichten, die einen Gewerbetreibenden treffen, treffen dich nicht. Das ist der eigentliche Unterschied — und er steht in keinem Produktvergleich.
| Thema | Gewerbebetrieb | Freier Beruf |
|---|---|---|
| Buchführungspflicht | ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn (§ 141 AO) | entfällt in jeder Umsatzhöhe |
| Gewinnermittlung | EÜR, oberhalb der Grenzen Bilanz | EÜR, unabhängig vom Umsatz |
| Gewerbesteuer | ja, ab dem Freibetrag | nein |
| Gewerbeanmeldung, IHK | ja | nein, Anzeige beim Finanzamt genügt |
| Umsatzsteuer | ja, außer als Kleinunternehmer | gleich — hier gibt es keinen Unterschied |
| Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten | ja | gleich — hier gibt es keinen Unterschied |
Die beiden letzten Zeilen sind die wichtigsten, weil sie das häufigste Missverständnis ausräumen: Bei der Umsatzsteuer gibt es keinen Freiberufler-Rabatt. Wer die Kleinunternehmergrenze überschreitet, weist aus, meldet voran und führt ab — wie jeder andere auch.
Dasselbe gilt für Aufzeichnung und Aufbewahrung. § 146 AO verlangt Aufzeichnungen, die einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind, unabhängig von der Buchführungspflicht — und § 147 AO setzt die Fristen, siehe Belege aufbewahren.
Freiberuflich oder gewerblich?
Diese Frage entscheidet über alles oben, und sie ist im Einzelfall häufig strittig. § 18 Abs. 1 EStG nennt zwei Zugänge.
Der erste ist die Art der Tätigkeit: selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Arbeit.
Der zweite ist der Katalog: Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtigte, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen — und ähnliche Berufe.
Die beiden Wörter „ähnlicher Berufe" tragen den größten Teil der Streitfälle. Ob eine beratende, gestaltende oder programmierende Tätigkeit darunterfällt, hängt an Ausbildung, Tiefe und Eigenständigkeit der Arbeit — und wird im Zweifel vom Finanzamt anders gesehen als vom Betroffenen.
Diese Seite kann den eigenen Fall nicht beurteilen. Das wäre Hilfeleistung in Steuersachen und ist den steuerberatenden Berufen vorbehalten. Wer unsicher ist, klärt es einmal — die Antwort gilt dann für Jahre und entscheidet über Gewerbesteuer und Buchführungspflicht.
Was trotzdem bleibt
Drei Dinge, und sie sind der eigentliche Grund für eine Software.
Die Umsatzsteuervoranmeldung, sobald die Kleinunternehmerregelung nicht greift. Sie muss elektronisch übermittelt werden, monatlich oder quartalsweise — die Einzelheiten stehen unter Umsatzsteuervoranmeldung.
Die Anlage EÜR zum Jahresabschluss, ebenfalls elektronisch. Was sie verlangt und wie die Gewinnermittlung aufgebaut ist, steht unter EÜR: Grundlagen.
Die E-Rechnung im Geschäft mit Unternehmen. Die Empfangspflicht gilt unabhängig von allem anderen; beim Versand laufen Übergangsfristen — siehe E-Rechnung: wer sie annehmen muss.
Der Sonderfall: Kunden im Ausland
Freiberufler arbeiten häufiger als Gewerbetreibende für Auftraggeber im Ausland — Übersetzer, Entwickler, Beratende, Gestaltende. Das ist der Punkt, an dem die Softwarewahl tatsächlich kippt.
Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland verlagert sich die Steuerschuld in der Regel auf den Empfänger. Auf der Rechnung steht dann ein entsprechender Hinweis statt eines Steuerbetrags, und beide Seiten brauchen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Dazu kommt die Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern. Sie ist eine eigene Pflicht neben der Voranmeldung — und eine Funktion, die nicht jede Tarifstufe mitbringt.
Für die Auswahl heißt das: Wer regelmäßig ins EU-Ausland fakturiert, sollte vor der Buchung prüfen, ob die gewählte Stufe Reverse-Charge- Rechnungen und die Zusammenfassende Meldung abbildet. Bei einem der beiden hier geführten Anbieter liegen EU-Rechnungen ausdrücklich erst in der obersten Stufe.
Abschreibungen und Anlagenverzeichnis
Sobald du Wirtschaftsgüter über mehrere Jahre abschreibst — Rechner, Kamera, Instrument, Büroeinrichtung —, gehört ein Anlagenverzeichnis zur Gewinnermittlung: Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibung je Jahr, Restbuchwert.
Das ist die Funktion, die in reinen Rechnungsprogrammen fehlt und bei der Auswahl am häufigsten übersehen wird. Wer sie nicht hat, führt das Verzeichnis nebenher in einer Tabelle — möglich, aber genau die Art von Nebenbuchhaltung, die irgendwann nicht mehr gepflegt wird.
Konkrete Abschreibungsbeträge und Nutzungsdauern stehen hier bewusst nicht: Sie sind für diesen Bestand nicht an der Primärquelle erhoben, und eine geschätzte Nutzungsdauer wäre eine Zahl, die niemand belegen kann.
Welche Stufe daraus folgt
Aus der Pflichtenlage oben ergibt sich die Stufe fast von selbst. Der Finder unten setzt deine Angaben ein und nennt den Tarif, der die Anforderung erfüllt und im Jahr weniger kostet.
Vier Fragen
Welcher Tarif passt zu dir?
Die Antwort hängt an vier Dingen — nicht am Umsatz. Geprüft werden beide Anbieter; genannt wird der Tarif, der die Anforderung erfüllt und dabei im Jahr weniger kostet. Sortiert wird nach dieser Zahl, nicht nach der Vergütung. Die Auswertung läuft in deinem Browser; es wird nichts übertragen und nichts gespeichert.
Quelle: Preisseiten beider Anbieter · Stand 17.08.2026 · Listenpreise netto, Jahreskosten bei der jeweils günstigeren Zahlweise
Zwei Anmerkungen zum Ergebnis. Der Sprung in die Stufe mit Umsatzsteuer kostet 262,80 € bis 274,80 € im Jahr — er ist der teuerste der ganzen Leiter und zugleich der, der sich am seltensten vermeiden lässt.
Und wenn du regelmäßig ins EU-Ausland fakturierst, ist das Ergebnis des Finders nur die Untergrenze: Die Zusammenfassende Meldung und EU-Rechnungen können eine Stufe höher liegen.
Wenn eine Kanzlei den Abschluss macht
Bei Freiberuflern ist die häufigste Arbeitsteilung: laufende Erfassung selbst, Abschluss extern. Damit wird das Übergabeformat wichtiger als der Funktionsumfang.
Vier Angaben klären das — Zielsystem, Format, Kontenrahmen, Rhythmus. Sie passen in eine E-Mail und entscheiden über einen Teil des Honorars. Was dahintersteht, erklärt Übergabe an die Steuerkanzlei.
Der Fehler, der dabei am meisten kostet, ist nicht die falsche Software, sondern die falsche Reihenfolge: erst kaufen, dann fragen. Wer die vier Angaben vorher hat, wählt einmal.
Die Auswahl in vier Fragen
Erstens: Weist du Umsatzsteuer aus? Wenn ja, ist die Stufe mit Voranmeldung und EÜR die Untergrenze.
Zweitens: Fakturierst du ins EU-Ausland? Dann gehören Reverse Charge und die Zusammenfassende Meldung auf die Prüfliste.
Drittens: Schreibst du Wirtschaftsgüter ab? Dann brauchst du ein Anlagenverzeichnis.
Viertens: Wer erstellt den Abschluss? Die Antwort bestimmt das Exportformat. Welche Anbieter es sonst noch gibt, steht im Überblick zu Buchhaltungssoftware; wer nur Rechnungen schreiben will, findet die schlankere Variante unter Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.
Diese Seite enthält Provisionslinks zu beiden genannten Anbietern und ist als Werbung gekennzeichnet; die Reihenfolge ist alphabetisch. Preise sind Listenpreise netto, abgerufen am 17. August 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung — insbesondere die Abgrenzung zwischen freiem Beruf und Gewerbe ist eine Frage des Einzelfalls und den steuerberatenden Berufen vorbehalten (§§ 2, 3 StBerG).
Rechtsquellen
- § 18 Abs. 1 EStG Einkünfte aus selbständiger Arbeit: wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit sowie der Katalog der freien Berufe und ähnlicher Berufe Bundesministerium der Justiz
- § 141 Abs. 1 AO Buchführungspflicht gewerblicher Unternehmer sowie Land- und Forstwirte — die freien Berufe sind hier nicht erfasst Bundesministerium der Justiz
- § 4 Abs. 3 EStG Einnahmenüberschussrechnung als Gewinnermittlungsart für nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige Bundesministerium der Justiz
- § 146 Abs. 1 AO Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet — gilt unabhängig von der Buchführungspflicht Bundesministerium der Justiz
Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 17.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab. Nicht behandelt: die Einzelheiten des Reverse-Charge-Verfahrens nach § 13b UStG, die Zusammenfassende Meldung nach § 18a UStG und die Abschreibungstabellen. Alle drei brauchen belegte Werte, die für diesen Bestand nicht erhoben sind.
Die vier Gründe, es nicht zu tun
„Ich bin Freiberufler, ich brauche das alles nicht."
Bei der Buchführungspflicht stimmt das — sie trifft dich in keiner Umsatzhöhe. Bei der Umsatzsteuer nicht: Die gilt für dich wie für jeden anderen, sobald die Kleinunternehmerregelung endet.
„Mein Steuerberater macht das."
Dann ist das Übergabeformat dein Auswahlkriterium und nicht der Funktionsumfang. Die vier Fragen dazu passen in eine E-Mail — und sie entscheiden über einen Teil des Honorars.
„Ich habe nur zehn Rechnungen im Jahr."
Dann reicht eine Vorlage. Die Schwelle liegt bei rund sechs Belegen im Monat, und darunter trägt keine Software ihren Preis — unabhängig vom Anbieter.
„Ich arbeite fast nur für Auftraggeber im Ausland."
Dann ist genau das dein Auswahlkriterium: Reverse Charge auf der Rechnung, USt-IdNr. und die Zusammenfassende Meldung. Das ist die Stelle, an der die günstigste Stufe häufig nicht mehr reicht.
Häufige Fragen
Brauchen Freiberufler eine Buchhaltungssoftware?
Pflicht ist keine, und zwar in jeder Umsatzhöhe: Die Buchführungspflicht des § 141 AO erfasst gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, nicht die freien Berufe.
Der Nutzen entsteht trotzdem — vor allem bei der Umsatzsteuervoranmeldung, beim Bankabgleich und bei strukturierten Rechnungen an Geschäftskunden.
Was ist der Unterschied zwischen Freiberufler und Gewerbe?
§ 18 EStG nennt die freien Berufe: wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, dazu ein Katalog von Ärzten über Rechtsanwälte, Ingenieure und Architekten bis zu Journalisten, Dolmetschern und ähnlichen Berufen.
Die Einordnung entscheidet über Gewerbesteuer, Gewerbeanmeldung und Buchführungspflicht. Sie ist im Einzelfall häufig strittig und gehört an eine Steuerkanzlei — diese Seite kann sie nicht beurteilen.
Muss ich als Freiberufler eine Bilanz erstellen?
Nein, solange du nicht freiwillig bilanzierst. Die Gewinnermittlung erfolgt als Einnahmenüberschussrechnung, unabhängig davon, wie hoch der Umsatz ist.
Für die Softwarewahl heißt das: Programme für die doppelte Buchführung sind für dich überdimensioniert.
Welche Tarifstufe brauche ich?
Sobald du Umsatzsteuer ausweist, die Stufe mit Voranmeldung und EÜR — 21,90 € bis 25,90 € im Monat.
Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt, kommt mit der Rechnungsstufe aus. Der Umsatz allein sagt darüber wenig; entscheidend ist, ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Was gilt bei Kunden im Ausland?
Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland verlagert sich die Steuerschuld in der Regel auf den Empfänger. Auf der Rechnung steht dann ein entsprechender Hinweis statt eines Steuerbetrags, und es braucht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Dazu kommt eine Zusammenfassende Meldung. Ob eine Software das abbildet, ist für Freiberufler mit Auslandskunden das wichtigste einzelne Auswahlkriterium — und einer der Punkte, an denen die günstigste Stufe oft nicht reicht.
Brauche ich ein Anlagenverzeichnis?
Sobald du Wirtschaftsgüter abschreibst — Rechner, Kamera, Büroeinrichtung —, gehört ein Verzeichnis mit Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und Abschreibung zur Anlage EÜR.
Das ist die Funktion, die in reinen Rechnungsprogrammen fehlt und die man bei der Auswahl am häufigsten übersieht.
Was ist mit dem häuslichen Arbeitszimmer und der Fahrtenrechnung?
Beides sind steuerliche Fragen der Gewinnermittlung, keine Funktionen der Software. Erfasst wird der Betrag; ob und in welcher Höhe er abziehbar ist, beurteilt die Kanzlei.
Diese Seite nennt dazu bewusst keine Beträge — sie sind hier nicht an der Primärquelle erhoben.
Reicht eine Tabelle?
Bei wenigen Belegen im Monat und ohne Umsatzsteuer: ja. Verlangt sind Aufzeichnungen, die einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind.
Mit Voranmeldung wird es unbequem, weil die Zahlen dann monatlich oder quartalsweise elektronisch übermittelt werden müssen.
Was muss ich mit meiner Steuerkanzlei klären?
Vier Angaben: Zielsystem, Übergabeformat, Kontenrahmen und Rhythmus. Sie entscheiden über einen Teil des Honorars und gehören vor die Softwarewahl.
Gerade bei Freiberuflern lohnt das, weil viele die laufende Buchhaltung selbst führen und nur den Abschluss abgeben.