Anbieter · E-Rechnung
Software für E-Rechnungen
Von Philipp Busch Aktualisiert am § 14 UStG und § 147 AO am 18.08.2026 an der Primärquelle geprüft; Listenpreise beider Anbieter vom 17.08.2026
Die üblichen Vergleiche beginnen mit einer Rangliste. Diese Seite beginnt mit der Frage davor: Für den Empfang einer E-Rechnung brauchst du kein Programm — ein Postfach genügt der Pflicht. Erst beim Versand wird es eine Auswahlfrage, und dann entscheidet nicht die Marke, sondern die Tarifstufe.
Zuerst: brauchst du überhaupt etwas?
Die Pflicht zur E-Rechnung besteht aus zwei Teilen, und sie werden regelmäßig zusammengeworfen. Der eine betrifft den Empfang, der andere den Versand — und nur der zweite kostet Geld.
Für den Empfang verlangt das Gesetz die Fähigkeit, eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Ein E-Mail-Postfach erfüllt das. Wer eine solche Datei anschließend lesen will, braucht ein Anzeigewerkzeug — auch dafür ist kein Kauf nötig, der E-Rechnungs-Prüfer auf dieser Seite öffnet XRechnung und ZUGFeRD im Browser.
Für den Versand muss ein strukturierter Datensatz entstehen. Ein Textverarbeitungsprogramm erzeugt keinen, ein Tabellenblatt auch nicht. Hier beginnt die Auswahlfrage — und auch sie führt nicht zwangsläufig zu einem Vertrag, siehe die kostenlosen Wege.
Wer diese Reihenfolge umdreht und zuerst ein Programm kauft, zahlt regelmäßig für eine Stufe, die er nicht braucht. Das ist der erste der drei Fehler weiter unten.
Was ein Programm können muss
Die Anforderungen lassen sich vollständig aus dem eigenen Geschäft ableiten — wer die Kundengruppen kennt, kennt die Liste. Was davon Pflicht ist und was Bequemlichkeit, steht in der dritten Spalte.
| Merkmal | Pflicht? | Wozu es dient |
|---|---|---|
| Ausgabe als XRechnung | für Rechnungen an Behörden | Reiner XML-Datensatz. Ohne ihn scheidet der öffentliche Auftrag aus. |
| Ausgabe als ZUGFeRD | im Geschäft zwischen Unternehmen üblich | PDF mit eingebettetem Datensatz — der Empfänger kann die Rechnung ansehen. |
| Empfang und Anzeige | ja, aber nicht als Software | Ein Postfach genügt der Pflicht. Lesbar machen kann es auch ein Werkzeug. |
| Unveränderbare Ablage | ja | Der strukturierte Datensatz ist aufzubewahren, nicht der Ausdruck. |
| Nummernkreis ohne Lücke | ja | Bei Handarbeit die häufigste Fehlerquelle, weil niemand mitzählt. |
| Ausgabe als PDF für Privatkunden | nein, aber praktisch nötig | Wer beide Kundengruppen hat, braucht beide Ausgaben aus einem Datenbestand. |
Zwei Zeilen dieser Tabelle werden im Markt selten genannt und entscheiden trotzdem den Alltag. Die erste ist der Nummernkreis: Wer Rechnungen von Hand erzeugt, zählt selbst mit — und Lücken oder Doppelvergaben fallen erst bei der Betriebsprüfung auf.
Die zweite ist die doppelte Ausgabe. Wer Unternehmen und Privatkunden beliefert, braucht denselben Rechnungsdatensatz einmal als strukturierte Datei und einmal als ansehbares Dokument. Das aus einem Datenbestand zu erzeugen, ist der eigentliche Nutzen eines Programms — nicht die Formatunterstützung, die inzwischen alle haben.
Vier Fälle statt einer Rangliste
Die sieben geprüften Vergleichsseiten sortieren Produkte. Sortiert gehören aber nicht die Produkte, sondern die Fälle: Zwei der vier häufigsten enden ohne Kauf.
| Dein Fall | Was du brauchst | Der Weg |
|---|---|---|
| Ich bekomme E-Rechnungen, schreibe aber keine | kein Programm | Postfach für den Empfang, ein Werkzeug zum Ansehen, geordnete Ablage. |
| Ich schreibe wenige Rechnungen, meist an Behörden | kein Programm oder ein kostenloser Weg | Datei je Rechnung erzeugen, Leitweg-ID beachten, Ablage selbst führen. |
| Ich schreibe laufend Rechnungen an Unternehmen | die Rechnungsstufe | Nummernkreis, beide Formate und Archiv aus einer Hand — ab 118,80 € im Jahr. |
| Ich weise Umsatzsteuer aus und mache die EÜR selbst | die Buchhaltungsstufe | Voranmeldung, Bankabgleich und Kanzlei-Export kommen dazu. |
Die dritte Zeile ist der Fall, in dem sich ein Programm rechnet, und sie ist zugleich der häufigste: laufende Rechnungen an Unternehmen, beide Formate nötig, Ablage über Jahre. Wer dort steht, findet unten die Jahreskosten beider vergüteter Anbieter; die Karten führen direkt zur jeweiligen Stufe.
Was die Formate für die Auswahl bedeuten
Für die Auswahl zählt nicht, wie die Formate technisch aufgebaut sind, sondern wen du belieferst. XRechnung ist ein reiner Datensatz und im öffentlichen Auftragswesen verlangt. ZUGFeRD verbindet ein ansehbares PDF mit demselben Datensatz und ist deshalb zwischen Unternehmen verbreiteter.
Beide entsprechen derselben europäischen Norm — sie sind keine Qualitätsstufen, sondern zwei Verpackungen desselben Inhalts. Die ausführliche Gegenüberstellung samt Peppol und EDI steht im werbefreien Artikel E-Rechnungsformate.
Praktische Folge für die Auswahl: Ein Programm, das nur eines der beiden Formate ausgibt, engt dich ein, sobald ein öffentlicher Auftraggeber dazukommt. Beide hier geführten Anbieter geben beide Formate aus — das ist kein Unterscheidungsmerkmal mehr, sondern der Marktstandard.
Ob eine Datei der Norm tatsächlich entspricht, lässt sich vor dem Versand prüfen. Genau dafür ist der Prüfer gebaut: Er zeigt die Pflichtfelder und rechnet die Beträge gegen, ohne dass die Rechnung das Gerät verlässt.
Was es im Jahr kostet
Verglichen wird, was am Jahresende abgebucht wurde — nicht der Monatspreis und nicht der Aktionspreis der ersten Monate. Beide Anbieter werben dauerhaft mit Rabatten für Neukunden; hier stehen die Listenpreise mit Abrufdatum.
| Anbieter und Stufe | Was sie umfasst | Im Jahr |
|---|---|---|
| sevDesk, Tarif Kostenlos | drei Rechnungen im Monat, ZUGFeRD und XRechnung | 0 € |
| sevDesk, Tarif Rechnung | unbegrenzt Rechnungen und Angebote, DATEV-Schnittstelle | 118,80 € |
| Lexware Office, Stufe M | Angebote, E-Rechnungen und Mahnungen | 154,80 € |
| sevDesk, Tarif Buchhaltung | Belegerfassung, Banking, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR | 274,80 € |
| Lexware Office, Stufe L | Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer | 262,80 € |
Zwei Beobachtungen aus dieser Tabelle. Erstens: Der Sprung von der Rechnungs- in die Buchhaltungsstufe kostet bei beiden Anbietern deutlich mehr als der Unterschied zwischen den Anbietern auf derselben Stufe. Die Stufenfrage entscheidet also mehr als die Markenfrage.
Zweitens: Der kostenlose Tarif bei sevDesk kann beide E-Rechnungsformate — die Grenze liegt nicht an der Funktion, sondern an der Stückzahl. Für wen das reicht und wo es aufhört, steht auf der Kostenlos-Seite.
Wer wissen will, ab welcher Rechnungszahl sich das Programm gegen die eigene Arbeitszeit trägt, findet die Rechnung unter E-Rechnung erstellen. Der eigene Stundensatz dafür steht im Stundensatzrechner.
Die Wege zur E-Rechnung
Diese Übersicht ist keine Marktübersicht: Sie führt die beiden Programme, deren Tarife hier erhoben und gepflegt werden — und den kostenlosen amtlichen Weg, an dem nichts zu verdienen ist. Der Markt ist größer; Konditionen von Anbietern, zu denen es hier nichts zu tun gibt, werden bewusst nicht gepflegt, weil eine ungepflegte Zahl nach zwei Quartalen falsch ist.
| Anbieter | Zuschnitt |
|---|---|
| sevDesk | beide Formate schon im kostenlosen Tarif, dort auf drei Rechnungen im Monat begrenzt |
| Lexware Office | E-Rechnungen ab der zweiten Stufe, darunter nur Belegerfassung |
| Weberfassung des Bundes | kostenlos, nur für Rechnungen an die Bundesverwaltung, mit Konto |
Preise stehen in dieser Übersicht nicht: Was erhoben ist, steht mit Abrufdatum in der Kostentabelle darüber — dort und nur dort ist jede Zahl an der Preisseite des Anbieters belegt.
Die letzte Zeile ist der Weg, den kein Anbieter bewirbt: Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gibt es eine kostenlose Weberfassung. Sie verlangt ein Konto und trägt keinen Nummernkreis — für zwei Rechnungen im Jahr ist sie trotzdem die günstigste Lösung. Wie das abläuft, steht im Artikel Rechnungen an Behörden.
Die drei teuren Fehler bei der Auswahl
Erstens: die Stufe zu hoch wählen. Die Buchhaltungsstufen kosten etwa das Doppelte der Rechnungsstufen. Sie lohnen erst, wenn Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR tatsächlich im eigenen Haus entstehen. Wer eine Kanzlei hat, zahlt sonst zweimal für dieselbe Arbeit.
Zweitens: die Ablage vergessen. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz über die gesetzliche Frist. Ein Ausdruck genügt nicht, und ein Programm, aus dem sich die Dateien nicht herausholen lassen, wird beim Wechsel zum Problem. Prüfe den Export im ersten Monat, nicht im letzten.
Drittens: das Exportformat der Kanzlei erst danach klären. Wenn eine Kanzlei die Buchführung übernimmt, entscheidet ihre Schnittstelle die Auswahl — und sie hat dazu meist eine klare Meinung. Ein Anruf vor dem Vertrag spart im Zweifel den ganzen Wechsel; die Einzelheiten stehen unter Übergabe an die Steuerkanzlei.
Alle drei Fehler haben dasselbe Muster: Sie entstehen, wenn die Softwarefrage vor der Prozessfrage steht. Die Reihenfolge, die trägt, steht unter Auf E-Rechnung umstellen.
Einwände gegen diese Seite
Einwände gegen diese Seite
Das ist doch nur eine Werbeseite mit einer Tabelle.
Zu beiden geführten Programmen besteht eine Vergütungsvereinbarung; das steht über der Tabelle. Der erste Rat dieser Seite führt zu keinem davon: Für den Empfang genügt ein Postfach, und für Rechnungen an den Bund gibt es die kostenlose Weberfassung.
Warum steht hier keine Rangfolge?
Weil es keine Kennzahl gibt, nach der sich diese Programme sinnvoll sortieren ließen. Sortiert wird hier nur, wo eine Zahl dahintersteht — bei den Jahreskosten. Alles andere sind Anforderungen, und die hat jeder Betrieb anders.
Ihr habt die Programme nicht selbst über Monate benutzt.
Richtig, und deshalb steht hier kein Erfahrungsbericht. Was hier steht, sind Listenpreise mit Abrufdatum, Funktionsangaben der Hersteller und die Rechtslage an der Primärquelle.
Häufige Fragen
Brauche ich für die E-Rechnung überhaupt eine Software?
Für den Empfang nicht. Die Pflicht verlangt, dass du eine E-Rechnung entgegennehmen kannst — dafür genügt eine E-Mail-Adresse.
Für den Versand brauchst du etwas, das einen strukturierten Datensatz erzeugt. Das kann ein Programm sein, ein kostenloses Werkzeug oder das Portal des Bundes.
Was kostet Software für E-Rechnungen?
Die Stufe, in der beide hier geführten Anbieter E-Rechnungen schreiben, liegt bei 118,80 € und 154,80 € im Jahr — Listenpreise, Stand 17.8.2026.
Nach oben ist die Spanne offen: Wer Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR dazunimmt, zahlt etwa das Doppelte.
Reicht ein kostenloses Programm?
Für wenige Rechnungen im Monat ja. Der kostenlose Tarif von sevDesk umfasst drei Rechnungen im Monat, und es gibt mehrere Erzeuger, die eine einzelne Datei ohne Anmeldung ausgeben.
Was dabei fehlt, ist der laufende Betrieb: Nummernkreis, Mahnwesen und eine Ablage, die die Aufbewahrungsfrist überdauert.
Kann ich meine bisherigen PDF-Rechnungen weiterverwenden?
Gegenüber Privatkunden ja. Im Geschäft zwischen inländischen Unternehmen ist ein PDF keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine sonstige Rechnung.
Ein PDF nachträglich in einen strukturierten Datensatz zu wandeln, ist keine verlässliche Lösung: Die Zuordnung der Werte bleibt geraten.
XRechnung oder ZUGFeRD — was soll ich einstellen?
An Behörden XRechnung, im Geschäft zwischen Unternehmen meist ZUGFeRD, weil der Empfänger die Rechnung dann auch ansehen kann.
Beide entsprechen derselben europäischen Norm. Ein Programm, das nur eines von beiden kann, schränkt dich unnötig ein.
Muss die Software eine DATEV-Schnittstelle haben?
Nur, wenn eine Kanzlei deine Buchführung übernimmt. Dann ist das Exportformat die wichtigste Einzelfrage der ganzen Auswahl — sie gehört vor den Kauf und nicht danach.
Wer alles selbst macht, braucht sie nicht. Ein sauberer Datenexport in offener Form ist trotzdem sinnvoll, damit ein Wechsel möglich bleibt.
Was passiert, wenn ich gar nichts unternehme?
Beim Empfang: Der Absender hat seine Pflicht erfüllt, sobald er die E-Rechnung gesendet hat. Sie gilt als zugegangen, und die Zahlungsfrist läuft — auch wenn du sie nicht lesen kannst.
Beim Versand hängt es davon ab, welche Übergangsregelung für dich gilt. Die drei Termine stehen im Artikel zur Pflicht.
Lohnt sich ein Wechsel des Programms wegen der E-Rechnung?
Selten. Die meisten laufenden Programme haben die Formate nachgerüstet; die Frage ist eher, in welcher Tarifstufe sie freigeschaltet sind.
Prüfe zuerst deine Stufe. Ein Stufenwechsel beim bisherigen Anbieter kostet kein Umlernen und meist weniger als ein Umzug aller Daten.
Rechtsquellen
- § 14 Abs. 1 UStG Definition der elektronischen Rechnung: strukturiertes Format für Ausstellung, Übermittlung und Empfang, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht Bundesministerium der Justiz
- § 14 Abs. 2 UStG Anwendungsbereich: Leistender und Leistungsempfänger im Inland ansässig — die Pflicht betrifft das Geschäft zwischen Unternehmern Bundesministerium der Justiz
- § 147 Abs. 1 AO Aufbewahrungspflicht: Die Unterlagen müssen über die gesamte Frist verfügbar und lesbar bleiben — beim strukturierten Datensatz betrifft das die Datei, nicht den Ausdruck Bundesministerium der Justiz
Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 18.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab.
Wie es weitergeht
Wenn du wissen willst, wie eine E-Rechnung entsteht, führt der Weg über E-Rechnung erstellen. Wenn du eine bekommen hast und sie nicht öffnen kannst, nimm den Prüfer.
Wenn du zuerst wissen willst, ob und ab wann dich die Pflicht überhaupt trifft, steht das werbefrei unter E-Rechnung: wer sie annehmen muss.
Und wenn hinter der E-Rechnung eigentlich die größere Frage steht, welches Buchhaltungsprogramm zu dir passt, beginnt das bei Buchhaltungssoftware — dort führt ein Finder in vier Fragen zu Tarif und Jahrespreis.