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Buchhaltungssoftware wechseln
Von Philipp Busch Aktualisiert am §§ 146, 147 AO an der Primärquelle geprüft am 23.08.2026; Listenpreise beider Anbieter vom 17.08.2026
Jeder Anbieter erklärt dir, wie du zu ihm wechselst. Was mit dem alten System geschieht, erklärt keiner — dabei hängt daran die Pflicht, nicht der Komfort. Die Aufzeichnungen bleiben aufbewahrungspflichtig, und ein gekündigter Zugang macht sie nicht lesbarer.
Die Antwort in Kurzform
Zieh den vollständigen Export, bevor du kündigst. Öffne ihn einmal. Erst danach wechsle.
Der Grund steht in § 147 AO und nicht im Handbuch des Anbieters: Die Aufbewahrungspflicht trifft dich, nicht ihn. Sie läuft für Buchungsbelege 8 Jahre und für Bücher und Abschlüsse 10 Jahre, jeweils gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Der Vertrag mit dem alten Anbieter endet deutlich früher.
Alles Übrige am Wechsel ist Handwerk: Stammdaten wandern, offene Posten meistens, Belegbilder mit Glück. Das lässt sich in einem Nachmittag prüfen. Die Frist lässt sich nicht nachholen.
Das eigentliche Problem ist nicht der Import
Wer nach dem Wechsel sucht, findet auf der ersten Seite ausschließlich Anbieterseiten — geprüft am 23. August 2026. Jede beschreibt, wie bequem der Import in ihr eigenes Produkt ist. Das ist nicht falsch: Der Import ist tatsächlich gelöst, beide hier geführten Anbieter übernehmen Kunden, Artikel und offene Posten aus gängigen Formaten.
Nur beantwortet das die falsche Frage. Ein Import bringt Daten in das neue System. Die Pflicht hängt an den Daten, die im alten bleiben — und die verschwinden mit dem Zugang, sobald der Vertrag ausläuft.
Der Unterschied wird an einer Zahl greifbar. Wer heute wechselt, braucht die Aufzeichnungen des Jahres 2026 bis zum Ende von 2034 — das sind 8 Jahre. Kein Softwarevertrag läuft so lange, und keiner sichert dir zu, dass dein Zugang danach noch besteht.
Die Fünfjahresregel des § 147 AO
Der Absatz, der diesen Fall regelt, ist § 147 Abs. 6 Satz 5 AO. Er steht am Ende einer langen Vorschrift über den Datenzugriff der Finanzbehörde und ist deshalb leicht zu übersehen — inhaltlich ist er die Erleichterung, auf die der ganze Wechsel hinausläuft.
Sinngemäß: Wurde noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen, genügt es beim Wechsel des Datenverarbeitungssystems, die Daten nach Ablauf des fünften auf die Umstellung folgenden Kalenderjahres ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten.
Daraus folgen zwei Zeiträume, und ihre Länge ist verschieden. In den ersten 5 Jahren nach der Umstellung ist das alte System selbst maßgeblich — mit seinen Auswertungen, seiner Suchfunktion, seinem Zugriff. Erst danach reicht der Datenträger.
Die praktische Konsequenz ist unbequem und einfach zugleich: Ein Wechsel, bei dem der Zugang zum alten System sofort endet, ist in den ersten fünf Jahren nicht abgesichert. Wer kündigen will, braucht vorher einen Export, der die Anforderungen des Absatzes 2 erfüllt — jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, maschinell auswertbar.
Die Fristen, gerechnet
Für eine Umstellung im Jahr 2026 ergeben sich diese Ablaufjahre. Gerechnet wird nach § 147 Abs. 4 AO ab dem Schluss des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
| Was | Frist | Läuft bis Ende |
|---|---|---|
| Altes System selbst verfügbar | 5 Jahre | 2031 |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | 2034 |
| Bücher, Aufzeichnungen, Abschlüsse | 10 Jahre | 2036 |
| Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen | 6 Jahre | 2032 |
Die Zeile, auf die es ankommt, ist die erste im Verhältnis zur dritten. Zwischen dem Ende der Systemvorhaltung und dem Ende der längsten Frist liegen 5 Jahre. In dieser Spanne trägt allein der Datenträger — und niemand prüft ihn, weil in dieser Zeit nichts passiert, das ihn prüfen würde. Außer einer Außenprüfung.
Eine Einschränkung gehört dazu, und sie verlängert nur: Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Die Jahreszahlen oben sind damit die Untergrenze, nicht das Ende.
Was mitwandert und was nicht
Die folgende Einteilung beschreibt den Regelfall bei einem Wechsel zwischen zwei Cloud-Produkten. Was dein konkreter Anbieter liefert, steht in seiner Exportfunktion — und die gehört ausprobiert, bevor sie gebraucht wird.
| Bestandteil | Inhalt | Wandert | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|---|
| Stammdaten | Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise | wandert zuverlässig | Der Teil, den jeder Import beherrscht — und mit dem jeder Anbieter wirbt. |
| Offene Posten | unbezahlte Rechnungen zum Stichtag | wandert meist | Nach dem Import abgleichen: Ein fehlender offener Posten fällt erst beim Mahnlauf auf. |
| Belegbilder | eingescannte oder eingegangene Belege | teilweise | Wandern die Bilder nicht mit, bleibt der Beleg im alten System — und damit die Frist. |
| Buchungssätze der Vorjahre | gebuchte Geschäftsvorfälle | selten vollständig | Wird häufig als Summenvortrag übernommen. Ein Vortrag ist keine Aufzeichnung. |
| Verfahrensdokumentation | Beschreibung des eingesetzten Verfahrens | wandert nie | Sie beschreibt das alte System und bleibt für dessen Zeitraum gültig. Für das neue entsteht eine zweite. |
Die letzten beiden Zeilen sind die, an denen ein Wechsel scheitert, ohne dass es auffällt. Ein Summenvortrag sieht im neuen System vollständig aus — die Eröffnungsbilanz stimmt, die Salden stimmen. Was fehlt, sind die einzelnen Geschäftsvorfälle, und genau die verlangt § 146 Abs. 1 AO.
Der Zeitpunkt entscheidet über den Aufwand
Zum Jahreswechsel. Die Systemgrenze fällt mit der Grenze des Wirtschaftsjahres zusammen. Die gesamte Gewinnermittlung eines Jahres liegt in einem System, der Jahresabschluss wird an einer Stelle erstellt, und die Aufbewahrungsfristen beider Systeme laufen sauber getrennt. Das ist der Regelfall, auf den hinzuarbeiten sich lohnt.
Zum Quartalsanfang. Der zweitbeste Termin. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird nicht mitten in der Umstellung fällig, und die Zuordnung der Vorgänge bleibt eindeutig. Der Jahresabschluss muss dann allerdings zwei Systeme zusammenführen.
Mitten im Monat. Der Fall mit der meisten Nacharbeit und ohne einen Vorteil, der ihn aufwöge. Wer nicht durch einen Ausfall dazu gezwungen ist, wartet die zwei bis sechs Wochen bis zum nächsten sinnvollen Termin ab.
Der Wechsel in sieben Schritten
- Export im alten System testen — nicht bestellen, sondern ziehen und öffnen. Ein Export, den niemand geöffnet hat, ist eine Vermutung.
- Kanzlei fragen, welches Übergabeformat sie annimmt. Vier Angaben genügen; sie stehen unter Übergabe an die Steuerkanzlei.
- Neues System parallel einrichten und mit echten Belegen füllen, nicht mit Beispieldaten.
- Stichtag festlegen und beide Systeme darauf abstimmen — offene Posten, Bankstand, letzter Beleg.
- Übernahme prüfen: Anzahl der Kunden, Summe der offenen Posten, letzte Rechnungsnummer. Drei Zahlen, die in beiden Systemen gleich sein müssen.
- Altdaten sichern — strukturierter Export samt Belegbildern, an einem Ort, den du in fünf Jahren wiederfindest.
- Erst danach kündigen, und den Wechsel in der Verfahrensdokumentation vermerken.
Schritt eins und Schritt sieben sind dieselbe Entscheidung, nur an verschiedenen Enden. Wer sie tauscht, hat den Wechsel nicht beschleunigt, sondern die Beweislage verloren.
Was ein Wechsel kostet
Der Preisunterschied zwischen zwei Anbietern ist selten der Grund für einen Wechsel — und wenn doch, ist er kleiner als erwartet. Auf der Buchhaltungsstufe kostet sevDesk 25,90 € im Monat, Lexware Office 21,90 €; bezogen aufs Jahr sind das 274,80 € gegenüber 262,80 €. Stand der Listenpreise: 17. August 2026.
Dagegen steht der Parallelbetrieb. Zwei bis drei Monate beide Systeme zu führen kostet 47,80 € im Monat — und ist trotzdem der billigste Teil des Vorhabens, gemessen an der Zeit für Einrichtung, Abgleich und Kontrolle.
Die Rechnung, die tatsächlich entscheidet, ist deshalb keine Preisrechnung: Ein Wechsel lohnt sich, wenn das neue System eine Aufgabe übernimmt, die heute von Hand läuft. Sonst ist er ein Umzugsprojekt mit Fristenrisiko und ohne Ertrag.
Wann sich der Wechsel nicht lohnt
Drei Fälle, in denen die ehrliche Antwort „bleib" lautet.
Wenn nur der Preis stört. Die Differenz auf der Buchhaltungsstufe beträgt bei den beiden hier geführten Anbietern 12,00 € im Jahr. Diesen Betrag durch einen Wechsel einzusparen, ist ein schlechtes Stundenhonorar.
Wenn die Kanzlei mitspielt. Läuft der Export in die Kanzlei reibungslos, ist der größte Nutzen einer Buchhaltungssoftware bereits realisiert. Ein Wechsel setzt genau diese Strecke neu auf.
Wenn eine Außenprüfung angekündigt ist. § 147 Abs. 6 Satz 5 AO greift ausdrücklich nur, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde. Ist sie angekündigt, ist der Wechsel keine Frage des Komforts mehr — dann gehört er verschoben oder mit der Kanzlei abgestimmt.
Vier Einwände — und was an ihnen dran ist
Ich habe keine Zeit für einen Wechsel mitten im Jahr.
Dann verschiebe ihn auf den Jahreswechsel — das ist der einzige Termin, an dem die Trennlinie von selbst sauber liegt. Was du dabei nicht sparst, ist die Aufbewahrung: Sie hängt am Jahr des Belegs, nicht am Termin des Wechsels. Bei einer Umstellung 2026 laufen die Buchungsbelege bis Ende 2034.
Mein Steuerberater arbeitet mit dem alten System.
Dann ist das der erste Anruf, nicht der letzte. Entscheidend ist nicht, welches Programm die Kanzlei nutzt, sondern welches Übergabeformat sie annimmt — beide hier geführten Anbieter liefern einen DATEV-Export. Die vier Fragen dafür stehen unter „Übergabe an die Steuerkanzlei".
Der Import überträgt ohnehin nicht alles.
Das stimmt, und es ist der Grund, warum diese Seite existiert. Die Lücke ist aber kein Argument gegen den Wechsel, sondern eines für den Export: Was nicht mitwandert, gehört als maschinell lesbarer Datenträger gesichert — so, wie § 147 Abs. 6 Satz 5 AO es ohnehin verlangt.
Ich zahle dann doppelt, bis alles läuft.
Für zwei bis drei Monate Parallelbetrieb ja. Bei den Listenpreisen der Buchhaltungsstufe sind das 47,80 € im Monat — gemessen an einem Jahresbetrag von 274,80 € beziehungsweise 262,80 € ist der Parallelbetrieb die günstigere Hälfte des Vorhabens.
Allgemeine Information zum geltenden Recht, keine Steuerberatung. Die Beurteilung des Einzelfalls ist den steuerberatenden Berufen vorbehalten (§§ 2, 3 StBerG). Die genannten Vorschriften wurden am 23. August 2026 an der Primärquelle geprüft, die Listenpreise am 17. August 2026 auf den Preisseiten der Anbieter.
Rechtsquellen
- § 147 Abs. 1 AO Aufbewahrungspflichtige Unterlagen — Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen Bundesministerium der Justiz
- § 147 Abs. 2 AO Aufbewahrung auf Datenträgern nur, wenn die Daten während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können Bundesministerium der Justiz
- § 147 Abs. 3 und 4 AO Zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die übrigen Unterlagen; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist Bundesministerium der Justiz
- § 147 Abs. 6 Satz 5 AO Beim Wechsel des Datenverarbeitungssystems genügt nach Ablauf des fünften auf die Umstellung folgenden Kalenderjahres ein maschinell lesbarer und maschinell auswertbarer Datenträger — sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde Bundesministerium der Justiz
- § 146 Abs. 1 AO Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet — die Anforderung überdauert jeden Systemwechsel Bundesministerium der Justiz
Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 23.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab. Nicht behandelt: die Aufbewahrung nach § 257 HGB, die für Kaufleute daneben gilt, sowie die Anforderungen der GoBD als Verwaltungsauffassung. Beide können weitergehen als die hier genannten Fristen, verkürzen sie aber nicht.
Häufige Fragen
Kann ich das alte Programm nach dem Wechsel kündigen?
Kündigen ja — die Daten deshalb löschen nein. Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO trifft dich, nicht den Anbieter, und sie endet nicht mit dem Vertrag.
Vor der Kündigung gehört deshalb der vollständige Export gezogen und geöffnet. Nach § 147 Abs. 6 Satz 5 AO genügt 5 Jahre nach der Umstellung ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger — vorher nicht.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?
Der Jahreswechsel, wenn es sich einrichten lässt: Dann fällt die Systemgrenze mit der Grenze des Wirtschaftsjahres zusammen, und die Gewinnermittlung liegt vollständig in einem System.
Der zweitbeste Zeitpunkt ist der erste Tag eines Quartals, weil die Umsatzsteuervoranmeldung dann nicht mitten in der Umstellung fällig wird. Mitten im Monat zu wechseln ist der Fall, der die meiste Nacharbeit erzeugt.
Muss ich die Buchungen der Vorjahre übernehmen?
Übernehmen musst du sie nicht. Verfügbar halten musst du sie — das ist nicht dasselbe.
Ein Summenvortrag ins neue System erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht, weil er die einzelnen Geschäftsvorfälle nicht mehr enthält. Für die Einzelaufzeichnungen bleibt der Export aus dem alten System maßgeblich.
Was ist eine Verfahrensdokumentation, und brauche ich eine neue?
Sie beschreibt, wie Belege in deinem Betrieb entstehen, erfasst, gebucht und aufbewahrt werden. Bei einem Systemwechsel beschreibt die alte Fassung das alte Verfahren — sie bleibt für dessen Zeitraum gültig und wird nicht überschrieben.
Für das neue System entsteht eine zweite. Der Wechsel selbst gehört darin vermerkt: Wann umgestellt wurde, was übernommen wurde und wo die Altdaten liegen.
Zählt ein PDF-Export als maschinell auswertbar?
§ 147 Abs. 6 AO unterscheidet Einsicht, maschinelle Auswertung und Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format. Ein Stapel PDF-Ausdrucke ist lesbar, aber nicht auswertbar.
Belastbar ist deshalb der strukturierte Export — bei beiden hier geführten Anbietern der DATEV-Export, ergänzt um die Belegbilder. Was genau dein Anbieter liefert, gehört vor der Kündigung geprüft, nicht danach.
Was passiert, wenn ich die Altdaten nicht mehr habe?
Dann fehlen Aufzeichnungen, die nach § 147 AO aufzubewahren waren. Die Folge ist keine feste Strafe, sondern der Verlust der Beweislage: Wer die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung nicht belegen kann, muss mit einer Schätzung rechnen.
Das ist der Grund, warum der Export vor die Kündigung gehört — und warum er einmal geöffnet werden sollte, statt ungeprüft auf einer Festplatte zu liegen.