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E-Rechnung erstellen

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 18. August 2026 · § 14 UStG am 18.08.2026 an der Primärquelle geprüft; Listenpreise beider Anbieter vom 17.08.2026

Eine E-Rechnung ist kein besonderes PDF, sondern ein Datensatz — und er entsteht auf fünf Wegen, von denen drei nichts kosten. Welcher trägt, hängt daran, wie viele Rechnungen du im Monat schreibst; diese Seite rechnet die Grenze aus, statt gleich ein Produkt zu nennen.

Fünf Wege zur E-Rechnung

Alle fünf erzeugen eine Datei, die der Norm entspricht. Sie unterscheiden sich nicht im Ergebnis, sondern in dem, was um die Datei herum passiert — und genau daran entscheidet sich, welcher zu dir passt.

Der erste Weg steht der Vollständigkeit halber in der Tabelle. Er funktioniert — eine XRechnung ist eine Textdatei —, aber ein fehlendes Element oder ein falscher Steuerschlüssel führt zur Abweisung, und die Fehlermeldung nennt eine Feldnummer statt eines Satzes.

Die Wege zwei und drei sind der Regelfall für alle, die wenige Rechnungen schreiben. Den zweiten gibt es auf dieser Seite: der XRechnung-Generator erzeugt die Datei im Browser, ohne Konto und ohne Übertragung deiner Daten.

Was in jeder E-Rechnung stehen muss

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ändern sich durch die Umstellung nicht: Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag. Was sich im Betrieb dagegen sehr wohl ändert — Ablauf, Archivierung, Absprachen mit Kunden —, steht unter Umstellung im Betrieb.

Neu ist der Ort. In einer Papierrechnung stehen diese Angaben in Zeilen, die ein Mensch liest; in einer E-Rechnung stehen sie in benannten Feldern, die eine Software liest. Die Norm nummeriert diese Felder — BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-112 der Bruttobetrag. Diese Nummern begegnen dir in jeder Fehlermeldung.

Zwei Angaben kommen im Behördenfall dazu. Die Leitweg-ID adressiert die Behörde — fehlt sie, wird die Rechnung abgewiesen, auch wenn sonst alles stimmt. Und häufig verlangt der Auftraggeber eine Bestellnummer. Beides steht in Feldern, die eine gewöhnliche Rechnungsvorlage gar nicht kennt; die Einzelheiten stehen unter Rechnungen an Behörden.

Ab wann sich ein Programm rechnet

Diese Rechnung fehlt in allen geprüften Suchergebnissen, und sie ist die einzige, die die Frage entscheidet. Sie hat zwei Annahmen, und beide stehen hier offen: Die Handarbeit kostet je Rechnung rund 8 Minuten mehr als der Weg über ein Programm, und die eigene Stunde ist 60 Euro wert.

Der Gleichstand liegt bei rund 2 Rechnungen im Monat. Das ist eine niedrige Schwelle, und sie überrascht viele — der Grund ist, dass Programmkosten von etwa zehn Euro im Monat gegen einen Stundensatz von 60 Euro antreten. Zehn Minuten gesparte Arbeit im Monat tragen die Ausgabe bereits.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens ist der Zeitgewinn nur echt, wenn du das Programm auch benutzt — wer weiter in der Textverarbeitung schreibt und nur die Datei erzeugt, spart nichts. Zweitens gilt die Rechnung nur für deinen Stundensatz; wer seine Zeit mit null bewertet, bleibt bei der Handarbeit richtig. Deinen eigenen Satz rechnest du im Stundensatzrechner aus.

Wenn du unter der Schwelle liegst

Dann brauchst du kein Programm, und diese Seite empfiehlt dir keines. Nimm den Generator, lege die erzeugte Datei geordnet ab und führe deinen Nummernkreis in einer einfachen Liste — fortlaufend, ohne Lücke, ohne doppelte Vergabe.

Ein Punkt verdient dabei mehr Aufmerksamkeit, als er üblicherweise bekommt: die Aufbewahrung. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz über die gesetzliche Frist, nicht der Ausdruck. Eine Datei auf dem Schreibtischrechner ist dafür keine Ablage; sie gehört in eine Sicherung, die mehrere Jahre übersteht.

Welche kostenlosen Wege es sonst gibt und wo bei jedem die Grenze liegt, steht auf E-Rechnung kostenlos.

Wenn du darüber liegst

Dann geht es um die Stufe, nicht um die Marke. Beide hier geführten Anbieter geben XRechnung und ZUGFeRD aus; der Unterschied auf derselben Stufe liegt im Bereich weniger Euro im Monat. Was tatsächlich zählt, ist die Frage, ob du nur Rechnungen schreibst oder auch buchhaltest.

Bei sevDesk liegt die Rechnungsstufe bei 118,80 € im Jahr, bei Lexware Office die entsprechende Stufe bei 154,80 €. Beide Stufen enthalten den Nummernkreis, beide Formate und die Ablage — genau das, was der kostenlose Weg offenlässt.

Welche der beiden Stufen zu deinem Fall passt und was in der jeweils kleineren fehlt, steht auf den beiden Markenseiten: sevDesk und die E-Rechnung und Lexware Office und die E-Rechnung.

Die häufigsten Fehler beim Erstellen

Die Datei nachträglich von Hand ändern. Wer einen Betrag im Datensatz korrigiert und die Summe vergisst, erzeugt eine Rechnung, die der Empfänger nicht verbuchen kann. Erzeuge sie neu, statt sie zu reparieren — und prüfe sie im Prüfer, bevor sie hinausgeht.

Den Nummernkreis unterbrechen. Bei zwei Wegen nebeneinander — ein Teil aus dem Programm, ein Teil von Hand — entstehen Lücken oder doppelte Nummern. Führe die Nummern an einer Stelle.

Nur das PDF aufbewahren. Bei ZUGFeRD sind Sichtseite und Datensatz eine Datei, da ist es unproblematisch. Wer aber eine XRechnung ausdruckt und die XML-Datei löscht, hat seine Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt.

Die Leitweg-ID vergessen. Der häufigste Grund, warum eine technisch einwandfreie Rechnung an eine Behörde zurückkommt. Der Prüfer meldet sie deshalb ausdrücklich, obwohl die Norm sie nicht in jedem Fall verlangt.

Wie es weitergeht

Wenn du zuerst wissen willst, ob dich die Pflicht überhaupt trifft, steht das werbefrei unter E-Rechnung: wer sie annehmen muss. Wenn du zwischen den Formaten schwankst, hilft E-Rechnungsformate.

Und wenn du vor der Auswahl eines Programms stehst, führt der Weg über Software für E-Rechnungen.