Anbieter · E-Rechnung
E-Rechnung kostenlos
Von Philipp Busch Aktualisiert am Listenpreise und Tarifgrenzen beider Anbieter vom 17.08.2026
„Kostenlos" bedeutet im Markt für E-Rechnungen vier verschiedene Dinge, und der Unterschied entscheidet, ob du in drei Monaten zahlst oder nicht. Diese Seite trennt die vier und nennt bei jedem die Grenze. Werbung ist gekennzeichnet — der erste Rat auf dieser Seite führt zu keinem Anbieter.
Der Fall, in dem du gar nichts brauchst
Wenn du E-Rechnungen nur bekommst, ist die Sache erledigt, bevor sie anfängt: Die Empfangspflicht verlangt die Fähigkeit, eine E-Rechnung entgegenzunehmen — ein E-Mail-Postfach erfüllt das. Es gibt nichts zu kaufen und nichts einzurichten.
Was du zusätzlich brauchst, ist eine Möglichkeit, den Datensatz zu lesen, und eine geordnete Ablage. Für das Lesen steht der E-Rechnungs-Prüfer bereit; für die Ablage genügt zunächst ein Ordner, der gesichert wird.
Erst wenn du selbst E-Rechnungen ausstellst, stellt sich die Frage nach einem Werkzeug. Und auch dann gibt es drei Wege ohne Kosten.
Vier Bedeutungen von „kostenlos"
Die Suchergebnisse zu diesem Begriff enden durchgehend bei einem Produkt. Was dort jeweils kostenlos ist, unterscheidet sich allerdings erheblich:
| Art | Beispiel | Wie lange | Die Grenze |
|---|---|---|---|
| Stückgrenze | sevDesk, Tarif Kostenlos | dauerhaft | drei Rechnungen im Monat, beide Formate enthalten |
| Erzeuger ohne Konto | Werkzeuge im Netz, auch das auf dieser Seite | dauerhaft | erzeugt die Datei, führt aber keinen Nummernkreis und kein Archiv |
| Testfrist | Lexware Office und die meisten Anbieter | 14 bis 30 Tage | voller Umfang, danach Vertrag oder Datenumzug |
| Amtliches Portal | Weberfassung des Bundes | dauerhaft | nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, Konto nötig |
Die dritte Zeile ist die, die am häufigsten als „kostenlos" beworben wird und es am wenigsten ist. Eine Testfrist ist ein Vorlauf: Nach zwei bis vier Wochen steht die Entscheidung an, und die Daten liegen dann schon im System. Das ist kein Vorwurf — es ist nur etwas anderes als ein dauerhaftes Angebot.
Wo die kostenlosen Wege aufhören
Die Stückgrenze. Drei Rechnungen im Monat sind für manche Selbstständige das ganze Jahr, für andere eine Woche. Wer regelmäßig darüber liegt, kommt an die Grenze — nicht durch eine Sperre, sondern durch den Zwang, den Rest anders zu erzeugen.
Der fehlende Nummernkreis. Ein Erzeuger ohne Konto kennt deine vorige Rechnung nicht. Die fortlaufende Nummer musst du selbst führen, und sie ist Pflichtangabe. Zwei Wege nebeneinander sind hier die häufigste Fehlerquelle.
Die Aufbewahrung. Der Datensatz ist über die gesetzliche Frist lesbar zu halten. Wer kostenlos erzeugt, organisiert die Ablage selbst — was funktioniert, aber gedacht sein will. Die Einzelheiten stehen unter Belege: was aufzuheben ist.
Die Übertragung an Dritte. Die meisten kostenlosen Erzeuger verarbeiten deine Rechnungsdaten auf ihren Servern. Wer das vermeiden will, findet auf dieser Seite den Generator, der im Browser läuft — er überträgt nichts.
Was der Wechsel kostet
Wenn eine der vier Grenzen erreicht ist, geht es um Beträge, die sich leicht überschätzen lassen. Die Stufe, in der ein Programm Rechnungen schreibt, kostet bei sevDesk 118,80 € im Jahr; das ist die Größenordnung von etwa einer Arbeitsstunde.
Ob sich das trägt, hängt an der Zahl deiner Rechnungen — die Rechnung dazu steht unter E-Rechnung erstellen. Wer darunter bleibt, fährt mit dem kostenlosen Weg weiter und zahlt zu Recht nichts.
Auch der kostenlose Tarif ist ein Vertragsverhältnis mit einem Anbieter, dem deine Rechnungsdaten dann vorliegen. Das ist der Preis, den ein dauerhaft kostenloser Tarif hat — und der Grund, warum diese Seite den Weg ohne Konto zuerst nennt.
Wenn hinter der E-Rechnung die größere Frage nach einem Programm steht, führt der Weg über Software für E-Rechnungen; die kostenlose Buchhaltung insgesamt behandelt Buchhaltungssoftware kostenlos.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose E-Rechnungen?
Ja, in zwei Formen: als Tarif mit Stückgrenze — bei sevDesk drei Rechnungen im Monat — und als Erzeuger ohne Konto, der eine einzelne Datei ausgibt.
Was in beiden Formen fehlt, ist der laufende Betrieb: Nummernkreis, Mahnwesen, Archiv über die Aufbewahrungsfrist.
Was kostet es, wenn ich die Grenze überschreite?
Bei sevDesk folgt der Tarif Rechnung mit 118,80 € im Jahr.
Der Sprung erfolgt nicht automatisch — du entscheidest, ob du wechselst oder die vierte Rechnung des Monats auf einem anderen Weg erzeugst.
Ist ein kostenloses Angebot rechtlich schlechter?
Nein. Eine E-Rechnung, die der Norm entspricht, ist gültig — unabhängig davon, womit sie erzeugt wurde.
Der Unterschied liegt nicht in der Datei, sondern in dem, was drumherum passiert: Aufbewahrung, Nummernkreis, Nachvollziehbarkeit.
Was ist der Haken an den kostenlosen Erzeugern im Netz?
Bei den meisten: Deine Rechnungsdaten werden an einen fremden Server übertragen und dort verarbeitet — mit Namen, Anschriften und Beträgen.
Der Generator auf dieser Seite arbeitet im Browser und überträgt nichts. Das ist der Grund, warum es ihn gibt.
Reicht ein kostenloses Angebot für die Aufbewahrungspflicht?
Die Pflicht trifft dich, nicht das Werkzeug. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz über die gesetzliche Frist, lesbar und unverändert.
Wer kostenlos erzeugt, muss die Ablage deshalb selbst organisieren — und zwar so, dass sie einen Rechnerwechsel übersteht.
Kann ich als Kleinunternehmer dauerhaft kostenlos fahren?
In vielen Fällen ja: wenige Rechnungen im Monat, keine Umsatzsteuer, keine Buchhaltungsfunktionen nötig.
Ob du überhaupt eine E-Rechnung ausstellen musst, ist eine eigene Frage — sie steht im Artikel zur Pflicht.