Anbieter · E-Rechnung
Auf E-Rechnung umstellen
Von Philipp Busch Aktualisiert am Listenpreise beider Anbieter vom 17.08.2026; Rechtslage siehe Artikel zur Pflicht
Die Leitfäden zur Umstellung beschreiben die Pflicht. Was sie nicht sagen, ist die Reihenfolge — und die entscheidet, ob du Geld ausgibst, bevor du weißt, wofür. Vier der sechs Schritte kosten nichts, und sie kommen zuerst.
Die Reihenfolge, die trägt
Die Umstellung wird meist als eine Entscheidung behandelt — welches Programm? — und ist in Wahrheit eine Kette von sechs, von denen nur eine Geld kostet. Wer sie in der falschen Reihenfolge angeht, zahlt für eine Stufe, die er nach dem Gespräch mit der Kanzlei nicht mehr gebraucht hätte.
Die Ordnung folgt zwei Kriterien: Was gilt zuerst, und was ist umsonst? Beide zeigen in dieselbe Richtung. Die Empfangspflicht greift zuerst und kostet nichts; die Versandfrage kommt später und kostet.
Sechs Schritte mit ihren Kosten
| Schritt | Kosten | Was zu tun ist | Warum an dieser Stelle |
|---|---|---|---|
| 1 · Empfang sicherstellen | nichts | Eine Adresse festlegen, an die E-Rechnungen gehen, und sie bekannt geben. | Das ist die Stufe, die zuerst greift und alle betrifft. |
| 2 · Eingehende lesbar machen | nichts | Ein Werkzeug, das den Datensatz anzeigt — im Zweifel der Prüfer auf dieser Seite. | Ohne Sicht auf den Datensatz prüfst du eine Rechnung, die du nicht gesehen hast. |
| 3 · Ablage klären | nichts bis wenig | Wohin der Datensatz kommt und wie er die Aufbewahrungsfrist übersteht. | Der Schritt, den fast alle überspringen — und der Jahre später fehlt. |
| 4 · Mit der Kanzlei sprechen | nichts | Welches Format sie erwartet und auf welchem Weg sie die Belege bekommt. | Ihre Antwort entscheidet die Softwarefrage — vorher zu kaufen ist verfrüht. |
| 5 · Versand umstellen | ab 118,80 € im Jahr | Ein Weg, der strukturierte Datensätze erzeugt: Werkzeug oder Programm. | Erst hier entsteht überhaupt eine Kaufentscheidung. |
| 6 · Zwei Kundengruppen trennen | im Programm enthalten | Unternehmen bekommen den Datensatz, Privatkunden weiterhin PDF oder Papier. | Der Punkt, an dem die Umstellung im Alltag den meisten Aufwand macht. |
Schritt drei verdient eine Anmerkung, weil er in keiner der geprüften Anleitungen vorn steht. Eine E-Rechnung ist eine Datei, und Dateien gehen verloren — beim Rechnerwechsel, beim Postfachwechsel, beim Ende eines Vertrags. Die Aufbewahrungsfrist läuft über Jahre, und sie fragt nicht, welches Werkzeug du damals benutzt hast.
Der teuerste Fehler: Software zuerst
Er entsteht aus einer verständlichen Reaktion: Die Pflicht wirkt technisch, also kauft man Technik. Drei Folgen hat das regelmäßig.
Die Stufe ist zu hoch. Buchhaltungsstufen kosten etwa das Doppelte der Rechnungsstufen. Wer eine Kanzlei hat, bezahlt darin Funktionen, die dort ohnehin erbracht werden.
Das Format passt nicht zur Kanzlei. Dann steht am Ende ein Umzug aller Daten — der Aufwand, den die Software gerade ersparen sollte.
Der Empfang bleibt ungeklärt. Die Pflicht, die zuerst gilt, ist die einzige, die man nicht kaufen kann. Sie besteht darin, erreichbar zu sein.
Das Gespräch mit der Kanzlei
Es dauert zehn Minuten und beantwortet drei Fragen: In welchem Format willst du die Belege? Auf welchem Weg sollen sie kommen? Und was ändert sich für dich an meinem Zuarbeitsaufwand?
Aus den Antworten folgt die Softwarefrage fast von selbst. Wenn eine Kanzlei ein bestimmtes Format erwartet, ist die Liste der in Frage kommenden Programme kurz — und die Auswahl damit erledigt, bevor sie begonnen hat. Die Einzelheiten stehen unter Übergabe an die Steuerkanzlei.
Wer die Buchführung selbst macht, überspringt diesen Schritt — und übernimmt damit die Frage selbst, welches Format in fünf Jahren noch lesbar ist.
Wann ein Programm der richtige Schritt ist
Wenn du laufend Rechnungen an Unternehmen schreibst, beide Kundengruppen bedienst und die Ablage nicht selbst führen willst. Dann ist die Rechnungsstufe der passende Zuschnitt, und sie beginnt bei 118,80 € im Jahr.
Ob sich das gegen deine eigene Arbeitszeit trägt, steht ausgerechnet unter E-Rechnung erstellen. Wenn du darunter liegst, bleibt der kostenlose Weg richtig — mit seinen Grenzen.
Der Überblick über beide und über die unvergüteten Anbieter steht auf Software für E-Rechnungen. Wer zuerst die Rechtslage klären will, findet sie werbefrei unter E-Rechnung: wer sie annehmen muss.
Häufige Fragen
Womit fange ich an?
Mit dem Empfang. Er ist die Stufe, die zuerst gilt, er betrifft alle, und er kostet nichts — eine Adresse genügt.
Der Versand kommt danach, und für ihn gelten gestaffelte Übergangsregelungen. Wer umgekehrt anfängt, kauft, bevor er weiß, was er braucht.
Muss ich meine Kunden informieren?
Eine Pflicht dazu gibt es nicht, aber es erspart Rückfragen: Wer die Adresse für den Rechnungseingang nennt, bekommt die Datensätze dorthin und nicht irgendwohin.
Umgekehrt lohnt die Frage bei deinen Lieferanten, wohin sie E-Rechnungen senden sollen.
Was ändert sich für die Steuerkanzlei?
Sie bekommt statt eines Bildes einen Datensatz — für sie eine Erleichterung, sofern das Format zu ihrer Software passt.
Deshalb steht das Gespräch mit der Kanzlei vor der Softwareauswahl und nicht danach. Die Einzelheiten stehen unter Übergabe an die Steuerkanzlei.
Kann ich E-Rechnungen einfach ausdrucken und abheften?
Für die Ablage nicht. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz, lesbar über die gesetzliche Frist.
Ein Ausdruck darf daneben stehen, ersetzt den Datensatz aber nicht — das ist der häufigste Irrtum bei der Umstellung.
Was, wenn ein Lieferant weiter PDFs schickt?
Für ihn können Übergangsregelungen gelten; dann ist das zulässig. Ein Anspruch auf ein PDF besteht umgekehrt nicht — wer dir eine E-Rechnung sendet, hat seine Pflicht erfüllt.
Für deinen Vorsteuerabzug kommt es darauf an, dass die Rechnung die Pflichtangaben trägt. Prüfen kannst du das mit dem Prüfer.
Wie lange dauert die Umstellung?
Die ersten vier Schritte sind an einem Vormittag erledigt und kosten nichts. Der Versand braucht länger, weil dort Gewohnheiten hängen.
Wer eine Software einführt, sollte einen Monat Parallelbetrieb einplanen — und in dieser Zeit den Nummernkreis besonders im Auge behalten.