Finanzen für Selbstständige

E-Rechnungsformate

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 18. August 2026 · § 14 UStG und Richtlinie 2014/55/EU am 18.08.2026 an der Primärquelle geprüft

XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol, EDI, UBL, CII, EN 16931 — acht Begriffe für eine Sache, die im Kern einfach ist: Eine Rechnung wird zu Daten statt zu einem Bild. Dieser Artikel ordnet die Begriffe und zieht die Trennlinie, die am häufigsten fehlt — zwischen dem Format und dem Weg.

Eine Norm, mehrere Ausprägungen

Am Anfang steht eine europäische Entscheidung. Die Richtlinie 2014/55/EU verlangte, dass öffentliche Auftraggeber in der Union elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können — und dass es dafür eine gemeinsame Norm gibt. Diese Norm ist die EN 16931.

Sie beschreibt kein Dateiformat, sondern ein Modell: eine Liste benannter Felder mit der Angabe, welche eine Rechnung tragen muss. Die Felder heißen dort BT-1, BT-2, BT-112 und so fort — BT steht für Business Term. BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-112 der Bruttobetrag.

Diese Nummern wirken zunächst nach Bürokratie und sind in Wahrheit das Nützlichste an der ganzen Sache. Wenn eine Prüfstelle eine Rechnung zurückweist, nennt sie eine BT-Nummer. Wer weiß, was sie bedeutet, kann die Meldung lesen, ohne den Softwarehersteller zu fragen. Der E-Rechnungs-Prüfer zeigt die Felder deshalb mit ihren Nummern an.

Das deutsche Umsatzsteuerrecht knüpft an diese Norm an: Nach § 14 Abs. 1 UStG muss eine elektronische Rechnung der europäischen Norm und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen. Was die Norm erfüllt, ist damit zulässig — und das sind mehrere Formate nebeneinander.

Die Formate im Überblick

Fünf Begriffe begegnen einem im deutschen Markt regelmäßig. Nur die ersten vier sind E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes; der fünfte steht in der Tabelle, weil er der häufigste Irrtum ist.

Die letzte Spalte ist die praktisch wichtigste und wird in Formatvergleichen selten geführt. Sie entscheidet darüber, was passiert, wenn dein Empfänger keine passende Software hat — und das ist im Mittelstand keineswegs der Ausnahmefall.

XRechnung: der reine Datensatz

Die XRechnung ist eine XML-Datei und sonst nichts. Sie enthält die Rechnungsangaben in benannten Feldern, ohne Layout, ohne Logo, ohne Schriftart. Öffnet man sie in einem Textprogramm, sieht man spitze Klammern.

Genau das ist ihr Zweck. Im öffentlichen Auftragswesen laufen große Mengen Rechnungen durch automatische Prüfungen, und dort ist eine Sichtseite nur Ballast. Deshalb ist die XRechnung der Standard, den Bund und Länder verlangen — was dabei zu beachten ist, steht unter Rechnungen an Behörden.

Für den Empfänger ohne Software ist sie unbequem: Er bekommt eine Datei, die er nicht ansehen kann. Deshalb gibt es Anzeigewerkzeuge, und deshalb ist die Frage, was mit einer XRechnung im Posteingang zu tun ist, eine der häufigsten überhaupt. Die praktische Antwort: in ein Werkzeug ziehen, das den Datensatz lesbar macht.

Ein Missverständnis lohnt die Klarstellung: „XRechnung" ist kein Produkt und keine Software, sondern eine Spezifikation. Wer ein „XRechnung-Programm" sucht, sucht ein Programm, das dieses Format ausgibt — und das können heute die meisten.

ZUGFeRD: PDF mit Datensatz darin

ZUGFeRD geht den entgegengesetzten Weg. Die Datei ist eine PDF, wie man sie kennt: mit Briefkopf, Positionen und Summe. Zusätzlich steckt in dieser PDF eine XML-Datei mit denselben Angaben in Feldern.

Der Vorteil liegt im Übergang. Ein Empfänger mit passender Software liest den Datensatz und verbucht ihn ohne Abtippen. Ein Empfänger ohne solche Software öffnet die PDF und sieht eine Rechnung. Niemand muss auf den anderen warten.

Der Preis dafür ist eine Fehlerquelle, die es bei der XRechnung nicht gibt: Sichtseite und Datensatz können auseinanderfallen. Steht im sichtbaren Teil ein anderer Betrag als im Datensatz, verbucht die Software des Empfängers den Datensatz — und der Streit beginnt bei der Zahlung. Wer das ausschließen will, sieht in den Datensatz hinein, statt auf die Seite zu schauen.

Factur-X ist übrigens dasselbe Verfahren unter französischem Namen; beide entstanden in Abstimmung. Wer Kunden in Frankreich hat, begegnet dem Begriff — die Datei ist dieselbe Bauart.

UBL und CII: zwei Schreibweisen desselben

Hier wird es kurz technisch, und es lohnt sich, weil diese beiden Kürzel in Fehlermeldungen auftauchen. Das Modell der EN 16931 lässt sich in zwei XML-Syntaxen schreiben: UBL und CII.

Beide enthalten dieselben Angaben, benennen ihre Elemente aber anders. Was in UBL Invoice/ID heißt, steht in CII unter ExchangedDocument/ID. Für den Inhalt ändert das nichts; für jedes Programm, das die Datei liest, ändert es alles.

Praktisch: Die XRechnung kommt in beiden Syntaxen vor, ZUGFeRD arbeitet mit CII. Ein Werkzeug, das nur eine der beiden liest, scheitert an der Hälfte der Dateien im Umlauf — der Prüfer auf dieser Seite liest deshalb beide.

Für die eigene Auswahl heißt das wenig: Kein Anbieter lässt dich zwischen UBL und CII wählen, und du musst es auch nicht wissen. Wenn eine Fehlermeldung eines der Kürzel nennt, weißt du jetzt, wovon sie spricht.

Peppol ist kein Format, sondern ein Weg

Das ist die häufigste Verwechslung im ganzen Thema. Peppol ist ein Netz mit einheitlichen Zugangspunkten, über das elektronische Dokumente laufen — Rechnungen, aber auch Bestellungen und Kataloge.

Die Analogie, die trägt: Das Format ist der Brief, Peppol ist die Post. Ein Brief kann per Post gehen oder im Umschlag übergeben werden; sein Inhalt bleibt derselbe. Genauso kann eine XRechnung über Peppol laufen, per E-Mail kommen oder in ein Portal hochgeladen werden.

Für Selbstständige mit wenigen Rechnungen ist Peppol zunächst unerheblich: Der Zugang läuft über einen Dienstleister, und der lohnt sich erst bei entsprechendem Volumen. Wer an Behörden fakturiert, kommt dagegen damit in Berührung, weil die Eingangsportale des Bundes diesen Weg anbieten.

Warum es zwei Formate gibt und nicht eines

Die naheliegende Frage nach all dem: Warum hat man sich nicht auf ein Format geeinigt? Die Antwort liegt in zwei Interessen, die sich nicht vereinbaren ließen.

Die Verwaltung wollte einen reinen Datensatz. Sie verarbeitet große Mengen, prüft automatisch und hat keinen Nutzen von einer Sichtseite, die nur Speicherplatz kostet und zusätzlich gepflegt werden müsste. Für sie ist alles überflüssig, was nicht Feld ist.

Die Wirtschaft wollte den Übergang. Ein Betrieb, der heute eine Rechnung als PDF verschickt, kann seinen Empfängern nicht vorschreiben, wann sie passende Software anschaffen. Ein hybrides Format löst dieses Problem: Es funktioniert in beide Richtungen, und niemand muss auf den anderen warten.

Für dich als Rechnungssteller heißt das etwas Praktisches: Die Wahl des Formats ist keine Qualitätsfrage, sondern eine Frage über deinen Empfänger. Wer beides beliefert, braucht beides — und das ist der Grund, warum die Formatfrage bei der Auswahl eines Werkzeugs kaum noch etwas entscheidet. Alle brauchbaren Werkzeuge geben heute beides aus.

Bleibt eine Einschränkung, die man kennen sollte: Ein hybrides Format ist nur so gut wie die Übereinstimmung seiner beiden Hälften. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung mit einem PDF-Werkzeug nachbearbeitet — etwa um einen Betrag zu korrigieren —, ändert die Sichtseite und lässt den Datensatz unberührt. Das Ergebnis ist eine Rechnung, die zwei verschiedene Dinge sagt, und die Software des Empfängers glaubt der Fassung, die du nicht gesehen hast.

EDI und was daraus wird

EDI ist das älteste der hier genannten Verfahren und läuft seit Jahrzehnten zwischen großen Handelspartnern — Handelsketten und ihren Lieferanten etwa. Zwei Häuser vereinbaren dabei ein Format und tauschen ihre Daten direkt aus.

Für die E-Rechnungspflicht ist EDI ein Sonderfall: Die bestehenden Verfahren erfüllen die Anforderungen der Norm nicht automatisch, weil sie auf einer eigenen Vereinbarung beruhen statt auf dem europäischen Modell. Für die Übergangszeit gibt es Regelungen; wie lange sie gelten, hängt an Vorschriften, die sich in dieser Phase ändern.

Wen betrifft das? Fast niemanden, der diesen Artikel liest. Wer EDI einsetzt, weiß es — es entsteht nicht aus Versehen. Der Begriff steht hier, damit er einsortiert ist, wenn er in einem Leitfaden auftaucht.

Welches Format wann

Nach all den Begriffen ist die praktische Antwort kurz. Es gibt genau zwei Fälle, und beide sind entschieden, bevor du wählst:

An öffentliche Auftraggeber: XRechnung. Das ist vorgegeben, und dazu kommt die Leitweg-ID als Adresse der Behörde. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen, auch wenn das Format stimmt.

An Unternehmen: meist ZUGFeRD, weil dein Kunde die Rechnung dann ansehen kann, gleich ob er passende Software hat. Wer ausdrücklich ein anderes Format verlangt, sagt es — dann gilt das.

An Privatkunden ändert sich nichts: PDF oder Papier, wie bisher. Das ist zugleich der Grund, warum die Umstellung im Alltag Aufwand macht — wer beide Gruppen beliefert, braucht zwei Ausgabewege aus einem Datenbestand.

Für die Umsetzung heißt das: Ein Werkzeug, das beide Formate ausgibt, ist keine Luxusanforderung, sondern die Grundausstattung. Wie eine solche Datei entsteht — von Hand, mit einem kostenlosen Erzeuger oder mit einem Programm — steht unter E-Rechnung erstellen; wer ohne Konto eine XRechnung braucht, findet den Generator auf dieser Seite.

Und wenn die Frage dahinter eigentlich lautet, ab wann dich die Pflicht überhaupt trifft, steht das unter E-Rechnung: wer sie annehmen muss. Was mit den Dateien danach geschieht, behandelt Belege: was aufzuheben ist.

Rechtsquellen

• § 14 Abs. 1 UStG Die elektronische Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen Bundesministerium der Justiz
• Richtlinie 2014/55/EU Grundlage der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen — Bezugspunkt des § 14 UStG Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union
• § 14 Abs. 4 UStG Pflichtangaben einer Rechnung — sie gelten unabhängig vom gewählten Format und stehen im Datensatz in benannten Feldern Bundesministerium der Justiz

Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 18.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab. Die Fassungen der Formatspezifikationen werden fortgeschrieben; Versionsnummern sind hier bewusst nicht genannt, weil sie schneller veralten als dieser Text.