Rechner · Papierkram
XRechnung erstellen
Für den, der wenige Rechnungen im Jahr schreibt und dafür kein Programm braucht: Trage die Angaben ein, und du bekommst eine XRechnung im UBL-Format zum Herunterladen. Die Datei entsteht in deinem Browser — deine Rechnungsdaten werden nicht übertragen.
Erzeugte Datei ansehen
Für wen dieses Werkzeug gedacht ist
Für den Fall, der im Markt am schlechtesten bedient ist: wenige Rechnungen im Jahr, oft an einen öffentlichen Auftraggeber, und dafür weder ein Programm noch ein weiteres Konto bei einem Anbieter.
Kostenlose Erzeuger gibt es dafür durchaus — die Suche nach „xrechnung erstellen" führt zu mehreren, und einige verlangen keine Anmeldung. Alle haben allerdings gemeinsam, dass die Rechnungsdaten auf einem fremden Server verarbeitet werden. Hier passiert das nicht.
Wer laufend Rechnungen schreibt, ist mit einem Programm besser bedient, und zwar aus einem Grund, der nichts mit dem Dateiformat zu tun hat: wegen Nummernkreis, Mahnwesen und Ablage. Ab welcher Rechnungszahl sich das trägt, ist unter E-Rechnung erstellen ausgerechnet.
Wie dieses Werkzeug arbeitet
| Baustein | Wie es umgesetzt ist |
|---|---|
| Erzeugung | Aus den eingegebenen Feldern entsteht eine gültige UBL-Datei — dieselben Kernfelder, gegen die der Prüfer liest |
| Summenbildung | Positionen, Netto, Steuerbeträge und Brutto werden aus den Eingaben gerechnet, nicht übernommen |
| Pflichtfelder | Fehlt ein Kernfeld der EN 16931, meldet das Werkzeug das vor der Ausgabe statt eine unvollständige Datei zu erzeugen |
| Verarbeitung im Browser | Die Datei entsteht im Browser des Nutzers. Es wird nichts hochgeladen und nichts gespeichert |
| Referenzfälle | Erzeugung und Prüfung teilen denselben Kern, gegen feste Referenzrechnungen geprüft — eine Datei aus diesem Werkzeug besteht die Prüfung auf der Nachbarseite |
Für den Regelfall einer Rechnung ohne Sonderfälle reicht das. Sobald Abschläge, Skonti, abweichende Steuerkategorien oder Anhänge ins Spiel kommen, ist eine Rechnungssoftware das richtige Werkzeug — der nächste Abschnitt zieht diese Grenze genauer.
Was das Werkzeug nicht leistet
Keinen Nummernkreis. Es kennt deine vorige Rechnung nicht. Die fortlaufende Nummer ist Pflichtangabe und bleibt deine Aufgabe.
Keine Ablage. Die heruntergeladene Datei ist das Original im Sinne der Aufbewahrungspflicht. Sie gehört in eine Sicherung, die Jahre übersteht.
Kein ZUGFeRD. Erzeugt wird eine XRechnung als XML — der reine Datensatz. Wer eine ansehbare Rechnung mitliefern will, braucht zusätzlich ein PDF, in das der Datensatz eingebettet wird.
Keine vollständige Regelprüfung. Die Datei trägt die Kernfelder der Norm und ist in sich schlüssig. Ob sie jede Prüfregel passiert, sagt dir die Prüfstelle des Empfängers — vorab nachsehen kannst du im E-Rechnungs-Prüfer.
Wenn die Rechnung an eine Behörde geht
Dann ist die Leitweg-ID das entscheidende Feld. Sie adressiert die Behörde, du bekommst sie vom Auftraggeber, und ohne sie wird die Rechnung abgewiesen — technisch einwandfrei und trotzdem unbezahlt.
Der Weg der Einreichung ist ein zweiter Punkt: Bund und Länder betreiben eigene Eingangsportale, und der Versand per E-Mail ist nicht überall vorgesehen. Was dabei zu beachten ist, steht werbefrei unter Rechnungen an Behörden.
Warum die Verarbeitung im Browser bleibt
Eine Rechnung enthält den Namen deines Kunden, seine Anschrift, die Leistung und den Betrag. Diese Angaben einem Dienst zu übergeben, ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dritten — mit allem, was daran hängt.
Dieses Werkzeug umgeht die Frage: Es lädt keine fremden Skripte, sendet nichts und speichert nichts. Wer nachsehen will, findet im Netzwerkreiter seines Browsers während der Eingabe keine Anfrage. Dasselbe gilt für die ganze Seite — siehe Datenschutz.
Häufige Fragen
Werden meine Rechnungsdaten übertragen?
Nein. Die Datei entsteht in deinem Browser; es geht keine Anfrage nach außen, und es wird nichts gespeichert.
Das unterscheidet dieses Werkzeug von den verbreiteten kostenlosen Erzeugern: Dort werden Name, Anschrift und Betrag deines Kunden auf einem fremden Server verarbeitet.
Ist die erzeugte Datei eine gültige E-Rechnung?
Sie entspricht dem Kernmodell der EN 16931 in der Syntax UBL und trägt die Pflichtfelder. Eine Zusage über die vollständige Regelkonformität ist das nicht — dafür bräuchte es die amtliche Regelprüfung.
Für Rechnungen an Behörden gilt ohnehin: Das Eingangsportal prüft bei der Einreichung selbst und meldet Abweichungen zurück.
Was ist die Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Sie ist die Adresse der Behörde im Rechnungsverkehr. Du bekommst sie von deinem Auftraggeber — sie steht meist in der Bestellung oder im Vertrag.
Ohne sie weist ein öffentlicher Auftraggeber die Rechnung ab, auch wenn sonst alles stimmt.
Kann ich damit auch ZUGFeRD erzeugen?
Nein, das Werkzeug erzeugt XRechnung als XML. ZUGFeRD wäre eine PDF-Datei mit eingebettetem Datensatz — dafür müsste zusätzlich ein PDF erzeugt und der Datensatz eingebettet werden.
Für Geschäftskunden, die eine ansehbare Rechnung erwarten, ist ein Programm deshalb der praktikablere Weg.
Wie führe ich den Nummernkreis?
Selbst. Das Werkzeug kennt deine vorige Rechnung nicht — die fortlaufende Nummer ist deine Aufgabe und zugleich Pflichtangabe.
Führe sie an einer Stelle. Zwei Wege nebeneinander sind die häufigste Ursache für Lücken und doppelte Nummern.
Wo bewahre ich die Datei auf?
Der strukturierte Datensatz ist über die gesetzliche Frist lesbar aufzubewahren — nicht der Ausdruck.
Ein Ordner auf dem Arbeitsrechner genügt dafür nicht; er gehört in eine Sicherung, die mehrere Jahre und einen Gerätewechsel übersteht.