Finanzen für Selbstständige

Rechnungen an Behörden

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 18. August 2026 · § 3 ERechV am 18.08.2026 an der Primärquelle geprüft; Portalangaben von e-rechnung-bund.de, abgerufen am 18.08.2026

Wer an den Bund fakturiert, hat es mit einer eigenen Verordnung zu tun — und mit einem Feld, das es in keiner gewöhnlichen Rechnung gibt: der Leitweg-ID. An ihr scheitern die meisten ersten Versuche, nicht am Format. Dieser Artikel geht den Weg von der Pflicht bis zur eingereichten Datei.

Was die Verordnung verlangt

Für das öffentliche Auftragswesen des Bundes gilt eine eigene Vorschrift, die E-Rechnungsverordnung. Ihr § 3 Abs. 1 ist knapp und eindeutig: Rechnungssteller müssen ihre Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Sie dürfen sich dafür eines Dienstleisters bedienen.

Die Gegenseite steht in Absatz 2: Rechnungsempfänger müssen diese Rechnungen unter Nutzung eines Verwaltungsportals elektronisch empfangen. Daraus folgt der Weg, der viele überrascht — die Rechnung geht nicht an die Sachbearbeiterin, die den Auftrag erteilt hat, sondern über eine zentrale Eingangsplattform.

Diese Pflicht besteht unabhängig davon, wie groß dein Betrieb ist. Sie knüpft nicht an Umsatz oder Rechtsform an, sondern an den Empfänger. Wer einmal im Jahr eine Leistung an eine Bundesbehörde erbringt, fällt genauso darunter wie ein Konzern — mit einer Ausnahme, die gleich folgt.

Das ist übrigens der Grund, warum der Behördenfall vor der allgemeinen B2B-Pflicht kam: Im öffentlichen Auftragswesen läuft die elektronische Rechnung seit Jahren. Was heute für Geschäftskunden diskutiert wird, ist dort eingespielter Alltag.

Die Ausnahme bis 1.000 Euro

§ 3 Abs. 3 der Verordnung nennt drei Fälle, in denen die Pflicht nicht gilt. Der erste ist der praktisch wichtigste: Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden.

Zwei Punkte sind daran leicht zu übersehen. Erstens muss es sich um einen Direktauftrag handeln — die formlose Beschaffung kleiner Leistungen, nicht jeder kleine Betrag in einem größeren Vertrag. Zweitens ist die Ausnahme eine Erlaubnis, keine Untersagung: Du darfst auch unterhalb der Grenze elektronisch abrechnen, und wenn du den Weg ohnehin eingerichtet hast, ist das der einfachere.

Die beiden weiteren Ausnahmen betreffen Fälle der §§ 8 und 9 der Verordnung sowie Verfahren der Organleihe. Sie sind für Selbstständige selten einschlägig; wer glaubt, darunter zu fallen, sollte das mit dem Auftraggeber klären statt mit sich selbst.

Quelle: § 3 E-Rechnungsverordnung (ERechV), Bundesministerium der Justiz · Stand 18.08.2026 · Wortlaut der Ausnahme: Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden.

Die Leitweg-ID: das Feld, an dem es scheitert

Eine Rechnung an den Bund trägt ein Feld, das in einer gewöhnlichen Rechnung nicht vorkommt: die Leitweg-ID. Sie ist die Adresse des Empfängers innerhalb der Verwaltung und sorgt dafür, dass die Rechnung nach dem Eingang im Portal an der richtigen Stelle landet.

Woher du sie bekommst: von deinem Auftraggeber. Sie steht regelmäßig in der Bestellung, im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung. Wenn sie fehlt, ist das kein Detail, das sich später klären lässt — frag nach, bevor du die Rechnung schreibst.

Im Datensatz steht sie im Feld BT-10, das die Norm allgemein als Käuferreferenz führt. Deshalb meldet der E-Rechnungs-Prüfer dieses Feld ausdrücklich, obwohl die Norm es nicht in jedem Fall verlangt: In einer Rechnung an eine Behörde ist es der häufigste Grund für eine Rückweisung.

Neben der Leitweg-ID verlangen viele Auftraggeber eine Bestellnummer oder ein Aktenzeichen. Auch dafür gibt es im Modell eigene Felder. Der Unterschied zur Papierrechnung ist wichtig: Diese Angaben in eine Textzeile zu schreiben, genügt nicht — sie müssen im dafür vorgesehenen Feld stehen, sonst findet die Software sie nicht.

Vier Wege, die Rechnung einzureichen

Der Bund betreibt eine Eingangsplattform, über die alle vier Wege laufen. Welcher sich lohnt, hängt allein an der Zahl deiner Rechnungen.

Die Weberfassung ist der Weg, den kein Softwareanbieter bewirbt und der für die meisten Selbstständigen der richtige ist: Du gibst die Rechnung im Portal ein, das Portal erzeugt die XRechnung. Kosten entstehen nicht, ein Benutzerkonto ist nötig.

Der zweite Weg lohnt, wenn du die Datei ohnehin anderswo erzeugst — aus einem Programm oder mit dem Generator auf dieser Seite. Dann lädst du sie nur noch hoch. Vor dem Hochladen prüfen erspart einen zweiten Anlauf.

Peppol ist der Weg für laufenden Rechnungsverkehr und läuft über einen Dienstleister. Für zwei Rechnungen im Jahr ist er überdimensioniert; was Peppol genau ist und warum es kein Format ist, steht unter E-Rechnungsformate.

Der Ablauf beim ersten Mal

Vor dem Auftrag: Frage nach der Leitweg-ID und danach, ob eine Bestellnummer anzugeben ist. Beides gehört in die Unterlagen, bevor die Leistung erbracht ist.

Vor der ersten Rechnung: Lege dir ein Konto auf der Eingangsplattform an. Das dauert und ist nichts, was man am Fälligkeitstag erledigen will.

Bei der Rechnung: Erzeuge die XRechnung — im Portal, im Programm oder mit einem Werkzeug. Trage die Leitweg-ID ein. Prüfe die Datei, bevor du sie einreichst.

Nach der Einreichung: Lade den Datensatz herunter und lege ihn ab. Das Portal ist eine Eingangsstelle, kein Archiv — die Aufbewahrungspflicht bleibt bei dir, und sie betrifft den Datensatz, nicht den Ausdruck. Was das im Einzelnen heißt, steht unter Belege: was aufzuheben ist.

Wenn die Rechnung zurückkommt

Die Plattform prüft jede eingereichte Rechnung und weist sie zurück, wenn eine Regel verletzt ist. Die Rückmeldung nennt dann einen Fehlercode — etwa aus der Gruppe BR-CO, die Bedingungen zwischen mehreren Feldern beschreibt.

Das klingt technischer, als es ist. Der häufigste Fall hinter einem solchen Code ist eine Summe, die nicht aufgeht: Netto plus Steuer ergibt nicht den ausgewiesenen Bruttobetrag, oder der Zahlbetrag weicht ab. Das entsteht regelmäßig, wenn jemand eine erzeugte Datei nachträglich von Hand ändert.

Der zweite häufige Fall ist die fehlende oder falsche Leitweg-ID. Sie lässt sich nicht erraten, und ein Zahlendreher genügt.

Beides findest du vor dem Einreichen selbst — der Prüfer zeigt die Pflichtfelder und rechnet die Summen gegen, ohne dass die Rechnung dein Gerät verlässt. Ein zurückgewiesener Versuch kostet keine Gebühr, aber Zeit: Die Zahlungsfrist beginnt erst mit dem ordnungsgemäßen Eingang.

Warum die Form die Zahlung beeinflusst

Ein Punkt, der in den Leitfäden selten deutlich wird: Die elektronische Form ist im Behördenverkehr keine Formalie neben der Zahlung, sondern ihre Voraussetzung. Eine Rechnung, die das Portal zurückweist, ist nicht eingegangen — und was nicht eingegangen ist, löst keine Zahlungsfrist aus.

Das dreht die übliche Reihenfolge um. Bei einer Papierrechnung war der Versand erledigt, sobald der Umschlag im Kasten lag; alles Weitere war Sache des Empfängers. Bei der E-Rechnung liegt die Bringschuld vollständig bei dir, bis die Plattform die Datei angenommen hat.

Praktisch heißt das: Reiche nicht am Tag der Fälligkeit ein, und lies die Rückmeldung des Portals. Wer eine Rechnung einstellt und die Bestätigungsmeldung nicht abwartet, erfährt vom Fehler unter Umständen erst, wenn er dem Zahlungseingang hinterhertelefoniert.

Zweiter Punkt, der Zeit kostet: Skonto. Eine Skontofrist, die an den Rechnungseingang anknüpft, beginnt ebenfalls erst mit dem ordnungsgemäßen Eingang. Wer sie einräumt und dann zwei Anläufe für die Einreichung braucht, verschenkt seinen eigenen Vorteil an einem Formfehler.

Und ein dritter, der bei der ersten Rechnung überrascht: Behörden zahlen an die Bankverbindung, die im Datensatz steht — nicht an die aus dem Briefkopf, den es hier nicht gibt. Ein veraltetes Konto im Datensatz fällt niemandem auf, weil niemand hinsieht. Das ist einer der Gründe, warum sich der Blick in die erzeugte Datei vor dem ersten Versand lohnt.

Länder und Kommunen

Die Verordnung, um die es hier geht, gilt für das öffentliche Auftragswesen des Bundes. Die Länder haben eigene Regelungen erlassen und betreiben eigene Eingangsportale — mit teils anderen Betragsgrenzen und anderen Fristen.

Der Aufbau ist überall derselbe: ein Portal, eine Leitweg-ID, der Standard XRechnung. Wer also den Weg zum Bund einmal gegangen ist, findet sich bei einem Land oder einer Kommune zurecht.

Was du dir nicht selbst zusammensuchen musst: Der Auftraggeber nennt dir Portal und Leitweg-ID. Diese Frage gehört in dasselbe Gespräch, in dem auch der Preis geklärt wird — und nicht in die Woche, in der die Rechnung fällig ist.

Für den übrigen Geschäftsverkehr gilt all das nicht: Zwischen Unternehmen gibt es keine Leitweg-ID und kein Portal. Was dort gilt, steht unter E-Rechnung: wer sie annehmen muss. Wer für den laufenden Betrieb eine Software erwägt, findet die Auswahl unter Software für E-Rechnungen — jene Seite enthält Werbung, diese nicht.

Rechtsquellen

• § 3 Abs. 1 ERechV Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern des Bundes in elektronischer Form ausstellen und übermitteln Bundesministerium der Justiz
• § 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV Ausnahme: Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro Bundesministerium der Justiz
• § 3 Abs. 2 ERechV Rechnungsempfänger müssen die Rechnungen unter Nutzung eines Verwaltungsportals elektronisch empfangen — daher der Weg über die Eingangsplattform Bundesministerium der Justiz

Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 18.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab. Die Regelungen der Länder sind hier nicht wiedergegeben; sie weichen in Betragsgrenzen und Fristen voneinander ab.