Rechner · Papierkram
E-Rechnung prüfen
Zieh eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-PDF in das Feld. Das Werkzeug zeigt dir, was in der Datei steht, welche Pflichtangaben fehlen und ob die Summen aufgehen. Die Rechnung wird dabei nicht hochgeladen — sie wird in deinem Browser gelesen und verlässt dein Gerät nicht.
Noch keine Datei gewählt. Das Ergebnis erscheint hier.
| Feld | Nummer | Inhalt |
|---|
Wie dieses Werkzeug arbeitet
| Baustein | Wie es umgesetzt ist |
|---|---|
| Zwei Syntaxen | Gelesen werden UBL (XRechnung) und CII (ZUGFeRD, XRechnung-CII) — die beiden Formen, die in Deutschland vorkommen |
| Eigener Leser | Gebraucht werden fünfzehn Feldwege und zwei Namensräume. Eine XML-Bibliothek dafür liefe im Browser des Lesers mit und brächte eine Angriffsfläche für eine Datei mit, die von außen kommt — deshalb eigener Code |
| Kernfelder | Abgeglichen wird gegen die Kernfelder des Rechnungsmodells der EN 16931, benannt mit ihren BT-Nummern |
| Summen | Positionen, Netto, Steuer und Brutto werden nachgerechnet statt übernommen |
| Keine Schematron-Prüfung | Die vollständige Regelprüfung der EN 16931 umfasst über tausend Regeln und ist ohne die amtlichen Regeldateien nicht nachbaubar |
| Referenzfälle | Die Prüfung wird gegen feste Referenzrechnungen gehalten, einschließlich der Fehlerfälle — auch die falschen Dateien müssen zuverlässig als falsch erkannt werden |
Die Prüfung findet damit die Fehler, die im Alltag vorkommen — und sie reicht bewusst nicht aus, um „rechtssicher“ zu behaupten. Diese Grenze steht auch im nächsten Abschnitt, weil sie der wichtigste Satz auf dieser Seite ist.
Was diese Prüfung leistet — und was nicht
Geprüft werden die Kernfelder des Rechnungsmodells der EN 16931 und die Summen. Das sind die Fehler, die im Alltag tatsächlich vorkommen: eine fehlende Rechnungsnummer, ein leeres Fälligkeitsdatum, eine Bruttosumme, die nach einer Handkorrektur nicht mehr aufgeht.
Nicht geprüft wird die vollständige Regelwerkskonformität. Die Norm trägt über tausend Einzelregeln, und ihre Prüfung setzt die amtlichen Regeldateien voraus. Wenn hier „keine Fehler gefunden" steht, heißt das deshalb: Die Datei ist lesbar und in sich schlüssig — nicht: „Sie ist rechtssicher".
Für eine Rechnung an eine Behörde lohnt zusätzlich der amtliche Weg: Das Eingangsportal des Bundes prüft jede Rechnung bei der Einreichung selbst und meldet die Abweichung zurück. Was dabei zu beachten ist, steht unter Rechnungen an Behörden.
Die Felder, auf die es ankommt
Die Norm bezeichnet ihre Felder mit Nummern — BT steht für Business Term. Diese Nummern sind in Fehlermeldungen von Prüfstellen und Softwareherstellern die gemeinsame Sprache; wer sie kennt, kann eine Rückmeldung lesen, ohne den Hersteller zu fragen.
| Nummer | Feld | Wozu es dient |
|---|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer | Eindeutige Kennung der Rechnung — ohne sie ist keine Zuordnung möglich. |
| BT-2 | Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum, Grundlage für Fristen und Voranmeldung. |
| BT-3 | Rechnungsart | Code für Rechnung, Gutschrift oder Storno — 380 steht für die Rechnung. |
| BT-5 | Währung | Währung der Rechnung, in Deutschland regelmäßig EUR. |
| BT-27 | Name des Verkäufers | Vollständiger Name des leistenden Unternehmens. |
| BT-44 | Name des Käufers | Vollständiger Name des Rechnungsempfängers. |
| BT-106 | Summe der Nettobeträge | Summe aller Positionen ohne Umsatzsteuer. |
| BT-109 | Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer | Nettobetrag der Rechnung nach Zu- und Abschlägen. |
| BT-110 | Umsatzsteuerbetrag | Gesamtbetrag der Umsatzsteuer. |
| BT-112 | Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer | Bruttobetrag der Rechnung. |
| BT-115 | Fälliger Zahlbetrag | Was der Empfänger tatsächlich zu zahlen hat. |
Dazu kommen drei Felder, die die Norm nicht in jedem Fall verlangt, deren Fehlen aber im Alltag Geld kostet — sie werden hier getrennt gemeldet:
| Nummer | Feld | Warum es zählt |
|---|---|---|
| BT-10 | Leitweg-ID | Adressierung der Behörde. Fehlt sie, weist ein öffentlicher Auftraggeber die Rechnung ab. |
| BT-31 | Umsatzsteuer-Identnummer des Verkäufers | Pflichtangabe der Rechnung nach § 14 UStG, sobald Umsatzsteuer ausgewiesen wird. |
| BT-9 | Fälligkeitsdatum | Ohne Fälligkeit gilt die Zahlung als sofort fällig — das ist selten gemeint. |
Wie der Datensatz aus einer ZUGFeRD-PDF kommt
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei mit einem angehängten XML-Datensatz. Was du auf dem Bildschirm siehst, ist die Seitendarstellung; maßgeblich ist der Datensatz darin. Das Werkzeug löst ihn heraus und zeigt dir seinen Inhalt — was du also siehst, ist das, was die Software des Empfängers verarbeitet.
Das ist mehr als eine Bequemlichkeit: Die Seitendarstellung und der Datensatz können auseinanderfallen. Wenn im PDF 1.190 Euro stehen und im Datensatz 1.180, verbucht der Empfänger die zweite Zahl. Solche Fälle findest du nur, wenn du in den Datensatz siehst.
Sollte eine PDF nicht gelesen werden können, liegt das meist daran, dass gar kein Datensatz eingebettet ist — dann ist es keine E-Rechnung, sondern eine PDF-Rechnung. Was das rechtlich bedeutet, steht unter E-Rechnung: wer sie annehmen muss.
Wenn die Prüfung Fehler zeigt
Du hast die Rechnung bekommen. Melde die Abweichung dem Absender und bitte um eine berichtigte Rechnung. Eine Rechnung mit falschem Steuerausweis ist für dich beim Vorsteuerabzug ein Problem, nicht für ihn — deshalb lohnt der Anruf.
Du hast sie selbst erzeugt. Erzeuge sie neu, statt die Datei zu korrigieren. Eine von Hand nachbearbeitete E-Rechnung ist die häufigste Ursache für Summen, die nicht aufgehen — den Weg dafür gibt es hier: XRechnung erstellen.
Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst und dieser Ablauf zum wiederkehrenden Handgriff wird, ist der Punkt erreicht, an dem ein Programm günstiger ist als die eigene Zeit. Was das kostet und welche Stufe genügt, steht auf Software für E-Rechnungen — diese Seite enthält Werbung, dieses Werkzeug nicht.
Was beim Hochladen einer Rechnung passiert
Eine Rechnung enthält Namen, Anschriften, Leistungsbeschreibungen, oft die Bankverbindung. Sie einem Prüfdienst zu übergeben, ist eine Auftragsverarbeitung — mit allem, was daran hängt, bis zum Verarbeitungsverzeichnis.
Dieses Werkzeug vermeidet die Frage, statt sie zu beantworten: Die Datei wird im Browser gelesen, es wird nichts gespeichert, und die Prüfung selbst löst keine Anfrage nach außen aus. Wer das nachsehen will, findet im Netzwerkreiter seines Browsers ab dem Öffnen der Datei keine Anfrage mehr.
Für die ganze Seite gilt dieselbe Linie, wo sie sich halten lässt: Keine Rechnereingabe wird übertragen, und ohne ausdrückliche Einwilligung läuft kein fremdes Skript. Willigst du in die Reichweitenmessung ein, lädt die Seite Google Analytics und setzt dafür Cookies — die Rechnungsdaten bleiben auch dann im Browser. Was das im Einzelnen heißt, steht in der Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen
Wird meine Rechnung hochgeladen?
Nein. Die Datei wird im Browser gelesen; sie verlässt dein Gerät nicht. Das Werkzeug lädt kein fremdes Skript und sendet keine Daten an einen Server — weder den Inhalt der Rechnung noch das Prüfergebnis.
Das ist der Unterschied zu den verbreiteten Prüfdiensten: Dort wird die Rechnung übertragen und dort verarbeitet — mit Anschrift, Bankverbindung und Betrag.
Welche Formate kann das Werkzeug lesen?
XRechnung in beiden Syntaxen — UBL und CII — als XML-Datei. Dazu ZUGFeRD, also PDF-Dateien mit eingebettetem Datensatz; dort wird der Datensatz aus der PDF herausgelöst.
Eine reine PDF-Rechnung ohne eingebetteten Datensatz kann das Werkzeug nicht in eine E-Rechnung verwandeln. Das kann kein Werkzeug zuverlässig, weil die Zuordnung der Werte geraten bliebe.
Heißt „keine Fehler gefunden", dass meine Rechnung gültig ist?
Nein. Geprüft werden die Kernfelder und die Summen. Die vollständige Regelprüfung der Norm umfasst über tausend Einzelregeln und braucht die amtlichen Regeldateien.
Für den Alltag deckt die Prüfung hier die häufigen Fälle ab: fehlende Pflichtangaben, eine nicht aufgehende Summe, eine fehlende Leitweg-ID vor einer Behördenrechnung.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Adresse der Behörde im Rechnungsverkehr des Bundes und der Länder. Ohne sie weist ein öffentlicher Auftraggeber die Rechnung ab — technisch korrekt und trotzdem unbezahlt.
Sie steht im Feld BT-10 und wird dir hier ausdrücklich als fehlend gemeldet, obwohl die Norm sie nicht in jedem Fall verlangt.
Die Summen stimmen nicht — was heißt das?
Dass Nettobetrag plus Umsatzsteuer nicht den ausgewiesenen Bruttobetrag ergeben. Das passiert regelmäßig, wenn jemand eine Datei von Hand nachbearbeitet und eine der Summen vergisst.
Der Empfänger merkt es spätestens bei der Verbuchung, und dann kommt die Rechnung zurück. Erzeuge sie in dem Fall neu, statt sie erneut zu korrigieren.
Kann ich damit eine E-Rechnung erstellen?
Nicht hier — dafür gibt es das zweite Werkzeug: Der XRechnung-Generator erzeugt aus einem Formular eine gültige Datei, ebenfalls ohne Übertragung.
Wer laufend Rechnungen schreibt, ist mit einem Programm besser bedient; die Rechnung dazu steht auf der Anbieterseite.