Finanzen für Selbstständige

Wie viel Umsatz für dein Wunscheinkommen

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 16. August 2026 · Eigene Berechnung nach dem Einkommensteuertarif, gegen feste Referenzwerte geprüft

„Nimm dein Wunscheinkommen mal 2,5, dann hast du deinen Umsatz." Der Rat kursiert in jedem Forum und trifft die Größenordnung. Er verdeckt aber, welcher der drei Blöcke dazwischen — Betriebskosten, Vorsorge, Steuer — im eigenen Fall der größte ist, und dass sich der Faktor mit jedem von ihnen verschiebt.

Warum die Faustformel täuscht

Die verbreiteten Faktoren liegen zwischen dem 2,3- und dem 3,2-Fachen des gewünschten Nettoeinkommens. Sie sind nicht falsch — als erste Näherung führen sie in die richtige Gegend. Ihr Problem ist, dass sie eine Antwort geben, ohne die Frage zu beantworten.

Zwei Selbstständige mit demselben Wunschnetto können völlig unterschiedliche Umsätze brauchen. Wer freiwillig gesetzlich versichert ist und ein Arbeitszimmer nutzt, liegt an einem anderen Punkt als jemand mit privater Versicherung, angemietetem Büro und Fuhrpark. Ein Pauschalfaktor mittelt beides zu einer Zahl, die für keinen von beiden stimmt.

Schwerer wiegt der zweite Einwand. Der Faktor unterstellt, dass der Steueranteil unabhängig von der Höhe des Gewinns gleich bleibt. Das ist beim deutschen Einkommensteuertarif nicht der Fall. Er steigt in zwei Progressionszonen kontinuierlich an — mit der Folge, dass der Faktor bei niedrigen Einkommen zu hoch und bei hohen zu niedrig angesetzt ist.

Die Kette, rückwärts gelesen

Vorwärts gelesen ist die Kette einfach: Vom Umsatz gehen die Betriebsausgaben ab, es bleibt der Gewinn. Vom Gewinn gehen Vorsorge und Steuern ab, es bleibt das, was privat verfügbar ist. Die interessante Richtung ist die umgekehrte, weil am Anfang meist feststeht, was zum Leben gebraucht wird.

Rückwärts gelesen sind es vier Schritte. Erstens: das Wunschnetto als Jahresbetrag. Zweitens: die Beiträge zu Kranken-, Pflege- und Altersvorsorge hinzuaddieren. Drittens: die Einkommensteuer auf das ermitteln, was danach zu versteuern bleibt — und zwar so, dass nach Abzug dieser Steuer der gewünschte Betrag übrig ist. Viertens: die Betriebskosten aufschlagen.

Der dritte Schritt lässt sich nicht in einem Zug rechnen, weil die Steuer vom Gewinn abhängt und der gesuchte Gewinn von der Steuer. Der Stundensatz- und Umsatzrechner löst das durch schrittweise Annäherung: Er probiert Gewinne durch, bis das Netto stimmt. Von Hand ist dieselbe Rechnung mühsam, aber machbar — man schätzt, prüft und korrigiert.

Vorsorge: der Block, der zuerst vergessen wird

Bei Angestellten erscheint die Sozialversicherung als Abzug auf der Gehaltsabrechnung, die Hälfte trägt der Arbeitgeber. Beides entfällt in der Selbstständigkeit. Der volle Beitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung ist selbst zu zahlen, und die Altersvorsorge ist — außerhalb von Versorgungswerken und Pflichtversicherungen — eine eigene Entscheidung.

Diese Beiträge sind steuerlich begünstigt: Basiskranken- und Pflegeversicherung sowie Altersvorsorgeaufwendungen mindern als Sonderausgaben das zu versteuernde Einkommen. Das senkt die Steuerlast spürbar. Es ändert aber nichts daran, dass das Geld abfließt — für die Frage, was zum Leben bleibt, zählt der volle Betrag.

Hier liegt einer der häufigsten Fehler in Überschlagsrechnungen: Die Vorsorge wird entweder ganz vergessen oder nur mit ihrem steuerlichen Effekt berücksichtigt. Beides führt zu einem zu niedrigen Umsatzziel. Wer unsicher ist, welche Beträge einzusetzen sind, findet sie auf dem Beitragsbescheid der Krankenkasse und den Mitteilungen des Versorgungswerks oder Versicherers.

Die Steuer ist kein Prozentsatz

Der Einkommensteuertarif kennt fünf Zonen: einen steuerfreien Grundfreibetrag, zwei Progressionszonen mit quadratischen Formeln und zwei lineare Zonen mit 42 und 45 Prozent. In den Progressionszonen steigt der Satz für jeden zusätzlichen Euro kontinuierlich an.

Daraus folgt eine Unterscheidung, die für die Planung wichtiger ist als jede Faustzahl: Der Grenzsteuersatz betrifft den nächsten verdienten Euro, der Durchschnittssteuersatz das gesamte Einkommen. Wer von „meinem Steuersatz" spricht, meint meist den Grenzsteuersatz und rechnet mit ihm versehentlich das ganze Jahr durch — was die Last deutlich überschätzt.

Für Gewerbetreibende kommt die Gewerbesteuer hinzu, aber weniger stark als erwartet. Sie greift erst oberhalb eines Freibetrags von 24.500 Euro Gewerbeertrag, und das Vierfache des Messbetrags wird auf die Einkommensteuer angerechnet, höchstens jedoch die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer. Was davon netto übrig bleibt, hängt am Hebesatz der Gemeinde. Die vollständige Aufstellung steht unter Steuerrücklage bilden.

Betriebskosten: der letzte Schritt nach oben

Betriebskosten stehen am Ende der Rückwärtsrechnung, weil sie vom Umsatz abgehen, bevor der Gewinn entsteht. Sie erhöhen den nötigen Umsatz eins zu eins: Jeder Euro Betriebsausgabe verlangt einen Euro mehr Umsatz, damit der Gewinn gleich bleibt.

Das klingt selbstverständlich, hat aber eine Folge, die dem verbreiteten Reflex widerspricht, Ausgaben „von der Steuer abzusetzen". Eine Betriebsausgabe senkt die Steuer um den Grenzsteuersatz — den Rest zahlt man selbst. Eine Anschaffung, die betrieblich nicht gebraucht wird, ist deshalb nie ein Gewinn, sondern immer ein Verlust in Höhe des nicht erstatteten Teils.

Für die Kalkulation empfiehlt sich, die Betriebskosten in zwei Gruppen zu trennen: die laufenden Fixkosten, die unabhängig vom Auftragsvolumen anfallen, und die auftragsbezogenen Kosten, die mit jedem Projekt entstehen. Nur die erste Gruppe gehört in diese Rechnung; die zweite wird im Angebot berücksichtigt. Warum diese Trennung auch für die Gewinnschwelle zählt, steht unter Fixkosten und Break-even.

Ein Beispiel: 36.000 Euro netto

Angenommen, gewünscht sind 36.000 Euro im Jahr, also 3.000 Euro im Monat zum Leben. Die Kranken- und Pflegeversicherung kostet 5.400 Euro im Jahr, die Altersvorsorge 3.600 Euro. Die laufenden Betriebskosten liegen bei 12.000 Euro. Es handelt sich um eine freiberufliche Tätigkeit, also ohne Gewerbesteuer.

Gesucht ist der Gewinn, der nach Vorsorge und Steuern genau 36.000 Euro übrig lässt. Er liegt bei rund 54.000 Euro. Darin stecken 9.000 Euro Vorsorge und knapp 9.000 Euro Einkommensteuer. Zusammen mit den Betriebskosten ergibt das einen Jahresumsatz von rund 66.000 Euro — etwa 5.500 Euro im Monat, netto ohne Umsatzsteuer.

Der Faktor beträgt hier also rund 1,8 auf das Netto. Er liegt unter den kursierenden Faustzahlen, weil die Betriebskosten in diesem Beispiel moderat sind und keine Gewerbesteuer anfällt. Mit 24.000 Euro Betriebskosten statt 12.000 wären es rund 78.000 Euro Umsatz und damit ein Faktor von 2,2 — dieselbe Person, dieselbe Steuer, ein anderer Betrieb.

Was beim Verdoppeln passiert

Die Progression wird greifbar, wenn man das Wunschnetto verdoppelt. Aus 36.000 Euro werden 72.000 Euro, also 6.000 Euro im Monat zum Leben. Der nötige Gewinn steigt dabei von rund 54.000 auf rund 117.000 Euro — also auf mehr als das Doppelte. Das ist der Tarif: Der zusätzliche Gewinn wird vollständig in den oberen Zonen besteuert, während beim ersten Beispiel ein erheblicher Teil noch in den unteren lag.

Beim Umsatz kehrt sich das Bild allerdings um. Er steigt von rund 66.000 auf rund 129.000 Euro, also nur auf das 1,96-Fache. Der Grund sind die beiden Blöcke, die nicht mitwachsen: Vorsorge und Betriebskosten bleiben in diesem Vergleich unverändert und verteilen sich damit auf ein doppelt so großes Ziel.

Beide Effekte wirken also gegeneinander, und welcher überwiegt, hängt vom Verhältnis der Fixblöcke zum Einkommen ab. Genau deshalb führt jeder pauschale Faktor in die Irre — nach oben wie nach unten. Wer sein Einkommensziel ändert, muss die Kette neu rechnen; hochskalieren ergibt in keiner Richtung die richtige Zahl.

Ein Jahresbetrag, kein Monatsgehalt

Die Rechnung liefert einen Jahresumsatz. Der Umweg über das Jahr ist nicht Bequemlichkeit, sondern notwendig: Sowohl der Steuertarif als auch die Vorsorgebeiträge sind Jahresgrößen, und Aufträge verteilen sich selten gleichmäßig über zwölf Monate.

Aus dem Jahresumsatz einen Monatsdurchschnitt zu bilden, ist für die Planung trotzdem sinnvoll — solange klar bleibt, dass es ein Durchschnitt ist. Ein starker Monat gleicht einen schwachen aus; entscheidend ist allein die Summe am Jahresende. Wer dagegen jeden Monat den Durchschnittswert erwartet, hält normale Schwankung für ein Problem.

Praktisch ist deshalb eine laufende Summe hilfreicher als der Blick auf den einzelnen Monat: Wie viel Umsatz ist seit Januar aufgelaufen, und wie viel müsste es zu diesem Zeitpunkt sein? Diese Zahl zeigt eine Abweichung früh genug, um zu reagieren — und sie zeigt sie erst dann, wenn sie wirklich eine ist. Was in schwachen Monaten die Fixkosten trägt, steht unter Die Reserve, die eine Flaute überbrückt.

Die Probe: passt das zu deinen Stunden?

Ein Umsatzziel ist erst dann brauchbar, wenn es sich in verkaufbare Stunden übersetzen lässt. Die Probe ist einfach: den nötigen Jahresumsatz durch den eigenen Stundensatz teilen und das Ergebnis mit den abrechenbaren Stunden vergleichen, die realistisch zur Verfügung stehen.

Im Beispiel oben sind 66.000 Euro Umsatz nötig. Bei einem Satz von 80 Euro entspricht das 825 Stunden — bei 1.008 abrechenbaren Stunden im Jahr also gut machbar. Bei einem Satz von 55 Euro wären es 1.200 Stunden und damit mehr, als überhaupt verkauft werden können. Dann stimmt entweder der Satz nicht oder das Ziel.

Fällt die Probe negativ aus, gibt es drei Stellschrauben und keine vierte: den Satz erhöhen, die abrechenbare Zeit vergrößern oder das Einkommensziel senken. Mehr zu arbeiten hilft nur, solange die zusätzliche Zeit tatsächlich verkauft wird — sonst wächst allein der unbezahlte Anteil, und die Rechnung verschlechtert sich.

Diese Probe verbindet die beiden Rechnungen dieses Bereichs und ist wichtiger als jede von beiden allein. Wie die Stundenzahl zustande kommt, steht unter Stundensatz berechnen; der Überblick über alle Größen steht auf der Übersicht für Selbstständige.

Rechtsquellen

• § 1 UStG Steuerbare Umsätze Bundesministerium der Justiz
• § 12 UStG Steuersätze Bundesministerium der Justiz

Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 04.09.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab.