Finanzen für Selbstständige

Stundensatz berechnen

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 16. August 2026 · Eigene Berechnung, gegen feste Referenzwerte geprüft

Die häufigste Antwort auf die Frage nach dem Stundensatz ist ein Blick auf die Konkurrenz. Das ist verständlich und führt zuverlässig zu einer Zahl, die zu niedrig ist — weil sie nichts darüber weiß, wie viele Stunden am Ende des Jahres wirklich bezahlt werden.

Die Rechnung beginnt hinten

Ein Stundensatz entsteht nicht aus dem, was ein Kunde zu zahlen bereit ist. Er entsteht aus dem, was ein Jahr kostet. Erst danach ist zu prüfen, ob dieser Satz am Markt durchsetzbar ist — aber die Reihenfolge ist wichtig, denn nur so wird sichtbar, wann ein Auftrag Geld kostet statt welches einzubringen.

Die Formel ist unspektakulär. Im Zähler stehen alle Kosten eines Jahres und der Gewinn, der übrig bleiben soll. Im Nenner stehen die Stunden, die tatsächlich in Rechnung gestellt werden. Die gesamte Schwierigkeit liegt im Nenner — und genau dort machen die meisten Kalkulationen denselben Fehler.

Wer 40 Stunden in der Woche arbeitet, rechnet gern mit 40 Stunden, die bezahlt werden. Das ist bei niemandem der Fall. Zwischen Arbeitszeit und Rechnungszeit liegt ein Anteil, der je nach Geschäftsmodell zwischen einem Viertel und der Hälfte beträgt. Er ist der Grund, warum ein scheinbar auskömmlicher Satz am Jahresende nicht reicht.

Der Nenner: welche Stunden wirklich zählen

Der Ausgangspunkt sind 261 Werktage: 365 Tage abzüglich der 104 Wochenendtage. Davon gehen ab, was nicht gearbeitet wird. Bei 30 Tagen Urlaub, zehn Krankheitstagen und elf Feiertagen bleiben 210 Arbeitstage. Feiertage stehen bewusst getrennt, weil ihre Zahl je nach Bundesland zwischen neun und dreizehn liegt.

210 Arbeitstage zu acht Stunden ergeben 1.680 Arbeitsstunden. Das ist die Zeit, die zur Verfügung steht — nicht die, die bezahlt wird. Denn in diesen 1.680 Stunden steckt alles, was zum Betrieb gehört, ohne dass jemand dafür eine Rechnung erhält.

Dazu zählen Angebote, die nicht angenommen werden, Gespräche vor der Beauftragung, Buchhaltung und Steuerunterlagen, Fortbildung, Wartung der eigenen Technik, das Schreiben von Rechnungen und das Nachfassen bei offenen Posten. Dazu zählt auch der Leerlauf zwischen zwei Aufträgen, der sich nie ganz vermeiden lässt. Nichts davon ist vermeidbare Zeitver­schwendung — es ist notwendige Arbeit ohne Erlös.

Bleiben 60 Prozent abrechenbar, sind es 1.008 Stunden im Jahr, also etwa 19 pro Woche. Diese Zahl wirkt für viele zunächst zu niedrig. Sie entspricht aber dem, was in der Rechnungsübersicht am Jahresende steht — und die ist die einzige Instanz, die zählt.

Der Zähler: was hineingehört

In den Zähler gehören zwei Blöcke. Der erste sind die Betriebskosten: Büro oder Arbeitszimmer, Geräte und deren Abschreibung, Software, Fachliteratur, Versicherungen des Betriebs, Fahrtkosten, Telefon und Internet, Steuerberatung, Beiträge zu Kammern und Verbänden.

Der zweite Block ist der Zielgewinn — und er ist größer, als die meisten annehmen. Aus dem Gewinn werden Einkommensteuer, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und die gesamte private Lebenshaltung bezahlt. Wie groß er sein muss, damit ein bestimmtes Nettoeinkommen übrig bleibt, ist eine eigene Rechnung; sie steht unter Wie viel Umsatz für dein Wunscheinkommen.

Nicht in den Zähler gehören die Umsatzsteuer, weil sie nur durchläuft, und die Kosten, die einem einzelnen Auftrag direkt zurechenbar sind — Material, Fremdleistungen, Reisekosten für dieses Projekt. Letztere werden dem Kunden gesondert berechnet oder im Angebotspreis berücksichtigt, aber sie gehören nicht in den Stundensatz. Wie sie in die Deckung der Fixkosten eingehen, steht unter Fixkosten und Break-even.

Der Zielgewinn ist keine Kür

Es gibt eine verbreitete Zurückhaltung, den eigenen Gewinn in die Kalkulation zu schreiben. Sie führt zu Sätzen, die die Betriebskosten decken und sonst nichts. Ein solcher Betrieb trägt sich selbst — der Inhaber verdient nichts.

Der kostendeckende Satz ist trotzdem eine nützliche Zahl, weil er die absolute Untergrenze markiert. Bei 12.000 Euro Betriebskosten und 1.008 abrechenbaren Stunden liegt er bei knapp zwölf Euro. Jeder Auftrag darunter kostet unmittelbar Geld. Er ist damit die Schwelle, unterhalb derer eine Diskussion über Preisnachlässe endet.

Der Mindestsatz mit Zielgewinn liegt deutlich höher. Bei denselben 12.000 Euro Betriebskosten und einem Zielgewinn von 48.000 Euro sind es rund 60 Euro je Stunde. Das ist keine ehrgeizige Zahl, sondern die rechnerische Folge daraus, dass aus dem Gewinn noch Steuern und Vorsorge zu zahlen sind. Der Stundensatzrechner zeigt beide Werte nebeneinander.

Warum die Auslastung alles andere schlägt

Von allen Eingaben bewegt eine den Satz am stärksten: der Anteil der abrechenbaren Zeit. Sinkt er von 60 auf 40 Prozent, steigt der nötige Satz um die Hälfte. Verdoppeln sich dagegen die Betriebskosten von 12.000 auf 24.000 Euro, steigt er bei 1.008 Stunden nur um zwölf Euro.

Diese Asymmetrie hat eine praktische Folge. Wer seinen Satz für zu hoch hält, sollte nicht zuerst die Kostenliste durchgehen, sondern die Auslastung prüfen. Zehn Prozentpunkte mehr abrechenbare Zeit wirken stärker als die meisten Einsparungen — und sie sind häufig erreichbar, etwa durch größere Auftragseinheiten, weniger unbezahlte Vorleistung oder ausgelagerte Buchhaltung.

Umgekehrt gilt dasselbe als Warnung: Ein Geschäftsmodell mit vielen kleinen Aufträgen hat strukturell eine niedrige Quote, weil jeder Auftrag seinen eigenen unbezahlten Vorlauf hat. Das ist kein Fehler, muss aber im Preis stehen. Wer dieselben Sätze verlangt wie jemand mit Monatsprojekten, arbeitet für weniger.

Der Vergleich mit dem Angestelltengehalt

Viele leiten ihren Satz aus dem früheren Gehalt ab: Jahresgehalt geteilt durch die Jahresarbeitszeit. Das Ergebnis ist regelmäßig um mehr als die Hälfte zu niedrig, weil dabei drei Dinge verschwinden.

Erstens zahlt der Arbeitgeber Beiträge zur Sozialversicherung, die im Bruttogehalt nicht auftauchen. Zweitens ist bei Angestellten Urlaub bezahlt und Krankheit abgesichert, während beim Selbstständigen beides ausfällt und aus den übrigen Stunden mitverdient werden muss. Drittens stellt der Arbeitgeber Arbeitsplatz, Geräte und Software.

Aus einem Bruttogehalt lässt sich deshalb kein Stundensatz ableiten, ohne diese drei Blöcke wieder aufzuschlagen. Der Weg über die Kostenrechnung ist nicht nur genauer, er ist auch schneller — und er liefert nebenbei die Zahlen, die für die Steuerplanung ohnehin gebraucht werden. Was davon als Rücklage zur Seite gehört, steht unter Steuerrücklage bilden.

Drei Profile, dieselbe Formel

Wie stark das Geschäftsmodell durchschlägt, zeigt sich am schnellsten an drei Rechnungen mit identischem Zielgewinn von 48.000 Euro und identischen Betriebskosten von 12.000 Euro. Verändert wird nur die Struktur der Arbeit.

Das Projektgeschäft: wenige, große Aufträge, wenig Akquise, 70 Prozent abrechenbar. Aus 1.680 Arbeitsstunden werden 1.176 abrechenbare, der Mindestsatz liegt bei rund 51 Euro.

Die gemischte Praxis: mittlere Auftragsgrößen, regelmäßige Akquise, 60 Prozent abrechenbar. 1.008 Stunden, rund 60 Euro je Stunde — der Regelfall, der den meisten Kalkulationen zugrunde liegt.

Das Kleinauftragsgeschäft: viele kurze Aufträge, jeder mit eigenem Vorlauf, 45 Prozent abrechenbar. 756 Stunden, rund 79 Euro je Stunde. Derselbe Lebensstandard verlangt hier einen Satz, der um mehr als die Hälfte über dem des Projektgeschäfts liegt.

Die drei Zahlen erklären, warum Sätze innerhalb einer Branche so weit auseinanderliegen können, ohne dass einer davon überteuert wäre. Wer einen fremden Satz übernimmt, übernimmt stillschweigend dessen Auftragsstruktur mit.

Warum der Satz nicht stehen bleiben darf

Ein Stundensatz ist keine einmalige Festlegung. Die Betriebskosten steigen, die eigene Vorsorge wird teurer, und die private Lebenshaltung folgt der allgemeinen Preisentwicklung. Bleibt der Satz über Jahre unverändert, sinkt der reale Verdienst, ohne dass sich am Auftragsbuch etwas ändert.

Hinzu kommt ein Effekt, der oft übersehen wird: Mit wachsender Erfahrung sinkt die Zeit, die eine Aufgabe braucht. Bei Abrechnung nach Stunden wird Erfahrung damit bestraft — dieselbe Leistung bringt weniger Erlös. Wer nicht regelmäßig anpasst, verdient für bessere Arbeit weniger Geld.

Praktikabel ist eine jährliche Prüfung mit denselben Eingaben: Kosten, Zielgewinn, Auslastung. Ändert sich einer der drei Werte, ändert sich der Satz. Diese Prüfung braucht wenige Minuten und fällt ohnehin an, wenn die Zahlen für die Gewinnermittlung zusammengetragen werden — siehe Einnahmenüberschussrechnung.

Wenn der Markt nicht mitmacht

Es kommt vor, dass der berechnete Mindestsatz über dem liegt, was in der eigenen Branche gezahlt wird. Dann ist die Rechnung nicht falsch — sie beschreibt ein Geschäftsmodell, das in dieser Form nicht trägt.

Drei Wege führen aus dieser Lage, und keiner davon heißt „billiger anbieten". Der erste ist die Auslastung: mehr bezahlte Stunden bei gleicher Arbeitszeit — wofür man erst einmal wissen muss, wohin sie geht, und dafür gibt es die Zeiterfassung. Der zweite sind die Fixkosten, insbesondere dort, wo sie unabhängig vom Auftragsvolumen laufen. Der dritte ist der Wechsel der Abrechnungsform — ein Festpreis je Ergebnis entkoppelt den Erlös von der Stundenzahl und belohnt Erfahrung, während ein Stundensatz sie bestraft.

In jedem Fall bleibt die Rechnung der Maßstab. Ein Angebot unterhalb des kostendeckenden Satzes ist keine Investition in die Kundenbeziehung, sondern ein Zuschuss. Wer das im Einzelfall bewusst tut, trifft eine Entscheidung; wer es unbemerkt tut, hat ein Kalkulationsproblem. Der Überblick über alle Größen dieses Bereichs steht auf der Übersicht für Selbstständige.

Zuletzt eine Einordnung, die vor Entmutigung schützt: Die Untergrenze gilt für das Jahr, nicht für den einzelnen Auftrag. Ein Projekt unterhalb des Satzes ist unschädlich, solange andere darüber liegen und der Jahresdurchschnitt stimmt. Gefährlich wird es erst, wenn der niedrige Satz zur Regel wird — dann fehlt am Jahresende nicht ein Auftrag, sondern der Gewinn.

Rechtsquellen

• § 1 UStG Steuerbare Umsätze Bundesministerium der Justiz
• § 12 UStG Steuersätze Bundesministerium der Justiz

Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 04.09.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab.