Finanzen für Selbstständige

Fixkosten und der Break-even

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 16. August 2026 · Eigene Berechnung, gegen feste Referenzwerte geprüft

Der Break-even gilt als Lehrbuchthema, und die Suchergebnisse dazu bestätigen es: Formeln, Aufgaben, Lösungen. Für Selbstständige ist er etwas anderes — die Antwort auf die Frage, wie viele Aufträge die Fixkosten decken, bevor überhaupt etwas verdient wird.

Die Frage hinter der Formel

In der Betriebswirtschaftslehre ist der Break-even eine Prüfungsaufgabe. In der Selbstständigkeit ist es eine Terminfrage: Ab wann im Jahr arbeite ich für mich und nicht mehr für die Miete? Die Formel ist dieselbe, die Verwendung eine andere.

Der praktische Nutzen liegt weniger im Ergebnis als in dem, was auf dem Weg dorthin sichtbar wird. Wer die eigenen Kosten in zwei Gruppen sortiert, erkennt meist zum ersten Mal, welcher Teil des Betriebs unabhängig von der Auftragslage läuft — und damit, wie groß das Risiko einer Flaute tatsächlich ist.

Die Zahl selbst ist eine Orientierung, keine Steuerungsgröße. Sie sagt nicht, wie viele Aufträge angenommen werden sollen, sondern wie viele nötig sind, bevor sich überhaupt etwas ändert. Das ist genau die Information, die in Verhandlungen fehlt.

Zwei Kostenarten, eine Trennfrage

Fixkosten laufen unabhängig davon, ob Aufträge hereinkommen: Miete für Büro oder Werkstatt, Versicherungen des Betriebs, Software-Abonnements, Leasingraten, Buchhaltung, Kammerbeiträge, Telefon und Internet. Sie fallen auch im leeren Monat an — das ist ihre Definition und ihr Risiko.

Variable Kosten entstehen erst durch den einzelnen Auftrag: Material, Fremdleistungen, projektbezogene Reisekosten, Lizenzen, die nur für dieses Projekt gebraucht werden. Kommt der Auftrag nicht, fallen sie nicht an.

Die Zuordnung ist nicht in jedem Fall eindeutig, und sie muss es auch nicht sein. Es genügt eine einzige Prüffrage: Fiele diese Ausgabe weg, wenn dieser Auftrag nicht käme? Lautet die Antwort nein, ist es ein Fixkostenposten. Grenzfälle — etwa eine Software, die für ein Projekt angeschafft wurde und danach weiterläuft — werden dort einsortiert, wo sie im nächsten Jahr hingehören.

Der Deckungsbeitrag ist die Arbeitszahl

Der Deckungsbeitrag ist der Preis abzüglich der variablen Kosten. Er beantwortet die einzige Frage, die bei der Annahme eines Auftrags zählt: Wie viel bleibt von diesem Auftrag übrig, um die laufenden Kosten zu tragen?

Der oft stattdessen verwendete „Gewinn je Auftrag" hat einen Nachteil, der selten benannt wird: Er setzt voraus, dass die Fixkosten auf eine bestimmte Zahl von Aufträgen umgelegt sind. Diese Zahl kennt man aber erst am Jahresende. Wer im März mit einer Umlage rechnet, rechnet mit einer Vermutung — und je nachdem, ob das Jahr gut oder schlecht läuft, war jeder einzelne Auftrag rückwirkend profitabler oder unrentabler, als er schien.

Der Deckungsbeitrag braucht diese Annahme nicht. Er ist im Januar dieselbe Zahl wie im Dezember. Als Quote ausgedrückt — Deckungsbeitrag geteilt durch Preis — zeigt er außerdem, wie empfindlich ein Geschäftsmodell auf Preisnachlässe reagiert: Bei einer Quote von 60 Prozent kostet ein Nachlass von zehn Prozent auf den Preis rund ein Sechstel des Deckungsbeitrags.

Der Break-even in Aufträgen

Ein Beispiel mit runden Zahlen. Die Fixkosten betragen 24.000 Euro im Jahr. Ein typischer Auftrag bringt 1.000 Euro und verursacht 400 Euro variable Kosten. Der Deckungsbeitrag liegt damit bei 600 Euro je Auftrag, die Deckungsbeitragsquote bei 60 Prozent.

24.000 geteilt durch 600 ergibt 40 Aufträge. Erst der 41. Auftrag bringt Gewinn. Der zugehörige Umsatz an der Gewinnschwelle beträgt 40.000 Euro — und dieser Wert ist regelmäßig der überraschende Teil: Ein Betrieb mit 24.000 Euro Fixkosten braucht deutlich mehr als 24.000 Euro Umsatz, um sie zu decken.

Angebrochene Aufträge werden dabei immer aufgerundet, denn ein halber Auftrag zahlt keine halbe Miete. Bei 24.001 Euro Fixkosten sind es rechnerisch 40,002 Aufträge — praktisch also 41. Diese Rundung ist keine Pedanterie: Sie erinnert daran, dass die Deckung erst mit dem abgeschlossenen Auftrag eintritt.

Wenn die Einheit eine Stunde ist

Viele Selbstständige verkaufen keine Stücke, sondern Zeit. Die Rechnung ändert sich dadurch nicht, nur die Einheit: Der Deckungsbeitrag ist dann der Stundensatz abzüglich der auftragsbezogenen Kosten. Bei reinen Dienstleistungen ohne Material entspricht er nahezu dem vollen Satz.

Bei 24.000 Euro Fixkosten und einem Satz von 60 Euro ohne variable Kosten sind 400 abrechenbare Stunden nötig, bevor Gewinn entsteht. Das ist etwa ein Drittel dessen, was ein Jahr an abrechenbarer Zeit hergibt — die restlichen zwei Drittel tragen den Gewinn.

Diese Zahl lässt sich unmittelbar mit der Stundenrechnung vergleichen und macht sie greifbarer: Wer weiß, dass die ersten 400 Stunden des Jahres die Fixkosten decken, sieht die Gewinnschwelle als Datum im Kalender. Wie die abrechenbaren Stunden zustande kommen, steht unter Stundensatz berechnen.

Was eine neue Fixkostenposition kostet

Die nützlichste Anwendung der Formel ist keine Jahresrechnung, sondern eine Entscheidungshilfe: Was verlangt eine zusätzliche laufende Ausgabe? Ein Büro für 500 Euro im Monat sind 6.000 Euro im Jahr. Bei 600 Euro Deckungsbeitrag je Auftrag sind das zehn zusätzliche Aufträge — jedes Jahr aufs Neue.

In dieser Form wird aus einer Monatsrate eine Arbeitsmenge, und die lässt sich beurteilen. Zehn zusätzliche Aufträge im Jahr können leicht erreichbar sein oder unmöglich; die Monatsrate allein sagt darüber nichts. Dieselbe Rechnung funktioniert für ein Fahrzeug, eine Softwarelizenz oder eine Assistenz.

Der Umkehrschluss ist genauso brauchbar. Wer eine Fixkostenposition streicht, gewinnt die entsprechende Zahl an Aufträgen zurück — ohne einen einzigen Kunden zu akquirieren. Deshalb wirkt Kostendisziplin bei Selbstständigen unmittelbar auf die verfügbare Zeit und nicht nur auf das Ergebnis.

Wenn die Aufträge unterschiedlich groß sind

Die Formel unterstellt einen typischen Auftrag. In der Praxis gibt es selten nur einen: Ein Betrieb bearbeitet kleine Aufträge mit hoher Deckungsbeitragsquote und große mit niedriger, oder umgekehrt. Die Schwelle lässt sich dann nicht in einer Zahl ausdrücken.

Zwei Wege führen weiter. Der einfache ist ein gewichteter Durchschnittsdeckungsbeitrag: die Deckungsbeiträge des Vorjahres, gewichtet nach ihrem Anteil an der Auftragszahl. Das Ergebnis ist grob, aber für die Jahresplanung ausreichend — und es beruht auf Zahlen, die ohnehin für die Gewinnermittlung vorliegen.

Der aufschlussreichere Weg ist, die Auftragsarten getrennt zu rechnen. Dann zeigt sich, welche Gruppe die Fixkosten tatsächlich trägt — und häufig, dass eine Gruppe mit viel Umsatz wenig beiträgt, während eine kleine, unauffällige den Betrieb finanziert. Diese Erkenntnis ändert Preise und Akquise stärker als jede Break-even-Zahl.

Grenzfälle: der billige Auftrag

Aus der Trennung folgt eine Regel, die dem Bauchgefühl widerspricht: Ein Auftrag, dessen Preis über den variablen Kosten liegt, trägt zur Deckung der Fixkosten bei — auch wenn er unter dem kalkulierten Satz liegt. Bei freier Kapazität ist er besser als kein Auftrag.

Diese Regel hat zwei Bedingungen, und beide werden gern überlesen. Erstens muss die Kapazität tatsächlich frei sein: Verdrängt der billige Auftrag einen besser bezahlten, kostet er die Differenz. Zweitens gilt sie für den Einzelfall. Wird der niedrige Preis zur Regel, ist er der neue Preis — und dann ist die Gewinnschwelle nie erreichbar.

Hilfreich ist deshalb, eine Untergrenze vorab festzulegen, statt sie im Gespräch zu suchen: den Preis, unterhalb dessen grundsätzlich nicht angeboten wird. Wer diese Zahl kennt, muss im Einzelfall nur noch prüfen, ob eine Ausnahme gerechtfertigt ist.

Der Fall ohne Ausweg ist der dritte: Liegt der Preis unter den variablen Kosten, gibt es keine Gewinnschwelle. Jeder weitere Auftrag vergrößert den Verlust. Das ist die einzige Konstellation, in der mehr Umsatz die Lage verschlechtert — und sie kommt häufiger vor als gedacht, wenn Arbeitszeit fälschlich als kostenlos behandelt wird.

Gehört der eigene Lebensunterhalt in die Fixkosten?

Rechnerisch nein, praktisch ja. Buchhalterisch ist die Entnahme des Einzelunternehmers kein Aufwand und mindert den Gewinn nicht — sie gehört deshalb nicht in die Fixkosten. Wer sie dort einträgt, rechnet seinen Gewinn doppelt heraus.

Für die Frage, ab wann sich die Selbstständigkeit trägt, ist der reine Break-even trotzdem zu niedrig angesetzt: Er markiert den Punkt, an dem der Betrieb keine Verluste mehr macht, nicht den, an dem der Inhaber davon leben kann. Nützlich ist deshalb eine zweite Schwelle, bei der neben den Fixkosten auch der nötige Gewinn gedeckt ist.

Diese zweite Zahl ist die eigentliche Zielgröße des Jahres. Sie entspricht dem Umsatzbedarf und wird dort hergeleitet, wo Steuern und Vorsorge dazugehören — siehe Wie viel Umsatz für dein Wunscheinkommen. Warum die Entnahme steuerlich folgenlos bleibt, steht unter Privatentnahme ist kein Gehalt.

Break-even und Jahresverlauf

Die Formel rechnet mit Jahreswerten und sagt nichts darüber, wann im Jahr die Schwelle erreicht wird. Bei gleichmäßiger Auftragslage ist es rechnerisch das erste Drittel; in der Praxis verschiebt sich der Punkt mit jedem schwachen Monat nach hinten.

Deshalb ist die Gewinnschwelle keine Entwarnung. Fixkosten fallen monatlich an, der Deckungsbeitrag kommt unregelmäßig herein — und zwischen beidem liegt außerdem das Zahlungsziel des Kunden. Ein Betrieb kann die Jahresschwelle sicher überschreiten und trotzdem im Februar zahlungsunfähig sein.

Die Gewinnschwelle beantwortet also die Frage nach dem Ergebnis, nicht die nach der Liquidität. Beide gehören zusammen: Wie groß die Reserve sein muss, die den Abstand überbrückt, steht unter Die Reserve, die eine Flaute überbrückt. Der Überblick über alle Größen dieses Bereichs steht auf der Übersicht für Selbstständige.