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Arbeitszeit erfassen: was gilt und was nur geplant ist

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 17. August 2026 · § 3 ArbSchG, § 16 ArbZG, § 17 MiLoG, Primärquellen geprüft am 17.08.2026

Bei dieser Frage stammen fast alle Suchergebnisse von Anbietern, die Zeiterfassung verkaufen. Entsprechend verschwimmt dort die Grenze zwischen dem, was gilt, und dem, was ein Ministerium plant. Diese Seite trennt beides.

Die Antwort in Kurzform

Wer Arbeitnehmer beschäftigt, muss deren Arbeitszeit aufzeichnen. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße, und sie gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21).

In welcher Form aufgezeichnet wird, schreibt das geltende Recht nicht vor. Ein Stundenzettel auf Papier genügt. Die elektronische Erfassung steht in einem Referentenentwurf — und ein Entwurf verpflichtet niemanden.

Für zwei Gruppen gilt Strengeres, und zwar schon lange: geringfügig Beschäftigte und bestimmte Wirtschaftszweige nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Dort verlangt § 17 MiLoG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen.

Was heute tatsächlich gilt

Die Rechtslage hat eine ungewöhnliche Entstehungsgeschichte, und sie erklärt, warum das Thema so unübersichtlich wirkt.

Der Europäische Gerichtshof entschied 2019, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem System der Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen. Der deutsche Gesetzgeber setzte das nicht um — bis heute nicht.

2022 stellte das Bundesarbeitsgericht fest, dass die Pflicht gleichwohl besteht: Sie lässt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ableiten, wonach der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen hat.

Daraus folgt die heutige, etwas eigentümliche Lage: Die Pflicht besteht, aber es gibt keine Vorschrift, die sagt, wie sie zu erfüllen ist. Es gibt auch kein Bußgeld, das unmittelbar an ihre Verletzung anknüpft — was sie nicht weniger verbindlich macht, wohl aber ihre praktische Durchsetzung erklärt.

Drei Pflichten, drei Reichweiten

Der zweite Grund für die Unübersichtlichkeit: Es sind drei verschiedene Vorschriften im Spiel, und sie haben unterschiedliche Reichweiten.

Die allgemeine Aufzeichnungspflicht aus § 3 ArbSchG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts erfasst die gesamte Arbeitszeit aller Arbeitnehmer. Sie ist die weiteste und zugleich am wenigsten konkrete — Form und Einzelheiten sind offen.

§ 16 Abs. 2 ArbZG ist älter und enger: Aufzuzeichnen ist die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgeht — also im Kern die Mehrarbeit. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

§ 17 MiLoG ist die konkreteste und trifft nur bestimmte Beschäftigte, dafür mit klaren Vorgaben. Sie steht im nächsten Abschnitt.

Wer die weiteste Pflicht ordentlich erfüllt, erfüllt die beiden anderen nebenbei. Das ist der praktische Rat, der aus dieser Staffelung folgt: vollständig aufzeichnen ist einfacher, als drei Regelkreise auseinanderzuhalten.

Der strengste Fall: geringfügig Beschäftigte

Für geringfügig Beschäftigte und für die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftszweige verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Die Frist ist ausdrücklich geregelt: spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags. Aufzubewahren sind die Unterlagen mindestens zwei Jahre.

Diese Pflicht ist die praktisch wichtigste, weil sie kontrolliert wird. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft sie, und anders als bei der allgemeinen Aufzeichnungspflicht hängt daran ein Bußgeldtatbestand.

Der häufigste Fehler ist auch hier kein böser Wille, sondern Nachlässigkeit: Der Stundenzettel wird am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt. Damit ist die Sieben-Tage-Frist verfehlt, und die Aufzeichnung ist rekonstruiert statt geführt.

In welcher Form aufgezeichnet werden darf

Das geltende Recht enthält keine Formvorgabe. Weder das Arbeitsschutzgesetz noch das Arbeitszeitgesetz verlangen ein bestimmtes Medium, und § 17 MiLoG verlangt nur, dass aufgezeichnet wird.

Zulässig sind deshalb Papierformulare, Tabellen, Aushänge oder Software. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnung zeitnah entsteht, vollständig ist und sich später nachvollziehen lässt.

Die Aufzeichnung darf auch an die Beschäftigten delegiert werden — der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich. Wer Stundenzettel ausgibt und nie hineinsieht, hat die Organisation nicht erfüllt, sondern nur die Papierform.

Daraus folgt der einzige Rat, der bei allen Betriebsgrößen trägt: ein fester Rhythmus. Einmal in der Woche einsammeln und durchsehen erfüllt die Sieben-Tage-Frist des MiLoG nebenbei und verhindert die Monatsend-Rekonstruktion.

Was nur geplant ist

Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf vorgelegt, der die Arbeitszeiterfassung erstmals ausdrücklich regeln soll. Vorgesehen ist, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und tagesaktuell dokumentiert werden.

Für kleine Betriebe enthält der Entwurf eine Ausnahme: Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Form dauerhaft ausgenommen bleiben und zusätzlich längere Übergangsfristen erhalten.

Ein Referentenentwurf ist ein Arbeitsstand der Ministerialverwaltung. Er ist kein Gesetz, er kann sich im weiteren Verfahren ändern, und er kann auch scheitern. Alles, was auf dieser Grundlage über künftige Pflichten und Fristen gesagt wird, steht unter diesem Vorbehalt.

Für die eigene Entscheidung heißt das: Wer heute in Zeiterfassung investiert, sollte das aus betrieblichen Gründen tun — weil die Abrechnung sonst zu lange dauert oder Überstunden strittig sind. Nicht, weil eine Pflicht droht, deren Inhalt noch nicht feststeht.

Was bei einer Kontrolle verlangt wird

Die praktisch relevante Kontrolle ist nicht die nach dem Arbeitsschutzgesetz, sondern die der Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Sie prüft die Mindestlohn-Dokumentation, und sie prüft sie unangekündigt.

Verlangt werden die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG, dazu die Unterlagen, aus denen sich das Arbeitsverhältnis ergibt. Vorzulegen sind sie im Inland und in deutscher Sprache — ein Aktenordner im Betrieb erfüllt das, ein Zugang zu einer Anwendung ebenso, solange sich daraus etwas ausdrucken lässt.

Drei Punkte fallen dabei regelmäßig auf. Erstens die rekonstruierte Aufzeichnung: identische Zeiten über Wochen, in einer Handschrift, offensichtlich am Stück ausgefüllt. Zweitens der Widerspruch zwischen Stundenzettel und Lohnabrechnung — mehr gearbeitete als bezahlte Stunden ist der Klassiker.

Drittens die Lücke bei Aushilfen. Gerade bei kurzfristiger Beschäftigung entsteht der Eindruck, es handele sich um Gefälligkeiten. Die Aufzeichnungspflicht unterscheidet das nicht: Wer gegen Entgelt arbeitet, ist beschäftigt.

Der Aufwand, das zu vermeiden, ist gering — er besteht aus dem wöchentlichen Rhythmus aus dem Abschnitt davor. Der Aufwand, es nachträglich zu heilen, ist es nicht: Eine fehlende Aufzeichnung lässt sich nicht nachholen, ohne dass die Nachholung erkennbar wäre.

Und die eigene Arbeitszeit?

Für die eigene Zeit als Selbstständiger gilt keine dieser Vorschriften. Die Pflichten richten sich an Arbeitgeber gegenüber Arbeitnehmern; wer allein arbeitet, ist von keiner erfasst.

Betriebswirtschaftlich ist das Messen der eigenen Zeit trotzdem die wichtigere Übung. Ohne sie bleibt die Auslastungsquote eine Vermutung — und die Auslastung bewegt den nötigen Stundensatz stärker als jede Kostenposition.

Genau diese Rechnung führt der Stundensatzrechner: Er leitet die Untergrenze aus verfügbaren Jahresstunden und Kosten ab, nicht aus Branchentabellen. Die Herleitung steht unter Stundensatz berechnen.

Wer zwei Monate lang mitschreibt, findet in aller Regel dasselbe Muster: Die bezahlten Stunden sind deutlich weniger als die gearbeiteten. Das ist kein Anlass zur Selbstkritik, sondern die Zahl, die in die Kalkulation gehört.

Für diese Messung braucht es keine Anwendung und keine Genauigkeit auf die Minute. Es genügt, jeden Tag zwei Zahlen zu notieren: gearbeitete Stunden und davon abrechenbare. Nach acht Wochen steht der Anteil fest, und er ist bei den meisten niedriger als gedacht.

Die Unterscheidung ist auch der Grund, warum Zeiterfassung im eigenen Betrieb zwei verschiedene Dinge meint. Die Pflicht betrifft Beschäftigte und dient dem Arbeitsschutz. Die eigene Messung betrifft die Kalkulation und dient dem Preis. Wer beides mit demselben Werkzeug erledigt, sollte trotzdem wissen, dass er zwei Fragen beantwortet.

Was ein kleiner Betrieb konkret tun sollte

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge, und keiner davon kostet Geld.

Erstens ein Verfahren festlegen. Wer zeichnet auf, worauf und wann? Ein Satz genügt, aber er sollte geschrieben sein — die Pflicht aus § 3 ArbSchG ist eine Organisationspflicht.

Zweitens den Rhythmus setzen. Wöchentlich einsammeln und durchsehen. Damit ist die Sieben-Tage-Frist für Minijobber erfüllt, ohne dass sie gesondert überwacht werden muss.

Drittens die Aufbewahrung regeln. Zwei Jahre sind das gesetzliche Minimum. Wer Lohnunterlagen ohnehin länger vorhält, legt die Zeitnachweise dazu.

Viertens erst dann über Software nachdenken. Sie lohnt sich, wenn die Auswertung Zeit kostet oder Streit über Überstunden entsteht — nicht, weil ein Anbieter eine Frist nennt. Was ein solcher Zeitaufwand tatsächlich wert ist, lässt sich mit dem eigenen Stundensatz gegenrechnen, siehe Fixkosten und Break-even.