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Mahnung schreiben: was sie bewirkt und was nicht

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 23. August 2026 · §§ 247, 271, 286, 288 BGB und § 688 ZPO, Primärquellen geprüft am 23. August 2026

Eine Mahnung ist kein Formular, das den Zinsanspruch freischaltet. Verzug tritt kraft Gesetzes ein, und in den meisten Fällen ganz ohne Mahnung — sobald ein vereinbartes Zahlungsziel abgelaufen ist oder dreißig Tage nach Fälligkeit vergangen sind. Wer trotzdem dreimal mahnt, bevor er Zinsen verlangt, verschenkt Wochen.

Die Antwort in Kurzform

Sie dürfen mahnen, sobald die Forderung fällig ist. Fällig ist sie am Ende eines vereinbarten Zahlungsziels — und wenn keines vereinbart wurde, sofort mit der Rechnung (§ 271 Abs. 1 BGB).

Mahnen müssen Sie dagegen selten. Nach § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB entfällt die Mahnung, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist; nach Absatz 3 tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Beide Wege laufen ohne Ihr Zutun.

Ab dem Verzugstag laufen Zinsen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucherbeteiligung neun (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Beim aktuellen Basiszinssatz von 1,52 % sind das 6,52 % beziehungsweise 10,52 %. Gegenüber einem Schuldner, der kein Verbraucher ist, kommt eine Pauschale von 40,00 € hinzu.

Mahnung und Verzug sind zwei verschiedene Dinge

Der Grund für die verbreitete Unsicherheit steckt in einem Sprachgebrauch, der zwei Ebenen zusammenzieht. Das Schreiben heißt Mahnung. Die Rechtsfolge heißt Verzug. Beide hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe — und die Folge entsteht regelmäßig ohne das Schreiben.

Die Mahnung ist eine Aufforderung: Zahl jetzt. Sie ist an keine Form gebunden und in erster Linie ein kaufmännisches Instrument. Der Verzug ist eine gesetzlich definierte Lage, die Ansprüche auslöst — Zinsen, Pauschale, Ersatz eines weiteren Schadens.

Wer beides gleichsetzt, macht einen teuren Denkfehler: Er hält die Mahnung für die Bedingung des Anspruchs und wartet mit ihr, bis der Ton stimmt. In dieser Zeit läuft der Zinsanspruch bereits — er wird nur nicht geltend gemacht.

Die drei Wege in den Verzug

§ 286 BGB kennt drei Tatbestände. Maßgeblich ist der früheste, der erfüllt ist.

Der erste Weg ist der wichtigste und wird am seltensten genutzt. Er setzt voraus, dass für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist — also ein Zahlungsziel, das sich aus einer Vereinbarung ergibt: aus dem Vertrag, dem Angebot, der Auftragsbestätigung, den Geschäftsbedingungen. Ein Satz, der erst auf der Rechnung auftaucht, ist schwächer, weil er einseitig gesetzt wurde.

Der zweite Weg ist der bekannte. Die Einschränkung steht in Satz 1 und wird oft übersehen: Die Mahnung muss nach Eintritt der Fälligkeit erfolgen. Wer am Tag der Rechnungsstellung schon mahnt, weil das Programm automatisch erinnert, erzeugt kein Druckmittel, sondern nur Papier.

Der dritte Weg ist die Auffanglinie. Er greift auch dann, wenn nichts vereinbart und nichts gemahnt wurde — und er erklärt, warum die meisten offenen Rechnungen längst im Verzug sind, bevor der erste Mahnlauf startet. Bei einer Rechnung ohne Zahlungsziel beginnt der Verzug am 31. Tag nach dem Rechnungsdatum.

Der Mythos von den drei Mahnungen

Die Vorstellung, es brauche eine erste, eine zweite und eine letzte Mahnung, bevor etwas geschieht, hält sich hartnäckig. Sie steht in keiner Norm. § 286 Abs. 1 BGB spricht von einer Mahnung, und die Absätze 2 und 3 machen selbst diese in den meisten Fällen entbehrlich.

Woher die Zahl kommt, lässt sich nachvollziehen: Ein gestufter Mahnlauf ist kaufmännisch sinnvoll. Die freundliche Erinnerung erhält die Geschäftsbeziehung, die zweite Stufe erhöht den Druck, die dritte kündigt den nächsten Schritt an. Als Verfahren ist das brauchbar. Als Rechtsvoraussetzung ist es erfunden.

Der Unterschied ist nicht akademisch. Wer glaubt, erst nach der dritten Mahnung Zinsen verlangen zu dürfen, wartet in der Praxis sechs bis acht Wochen — und rechnet den Anspruch anschließend ab dem falschen Tag. In unserem Beispiel unten wären das gut zwei Monate Zinslauf, die niemand streitig macht, weil sie niemand fordert.

Was Sie tatsächlich verlangen können

Der Anspruch besteht aus drei Bausteinen, und ihre Größenverhältnisse überraschen regelmäßig. Nehmen wir eine Rechnung über 500,00 € vom 1. März 2026 mit 14 Tagen Zahlungsziel, offen bis zum 23. August 2026.

Die Zeile, auf die es ankommt, ist die vorletzte. Gegenüber dem Geschäftskunden ist die Pauschale von 40,00 € höher als die Zinsen von 22,69 € für 160 Tage. Bei kleinen Forderungen trägt nicht der Zins den Anspruch, sondern der feste Betrag — und genau der wird am häufigsten vergessen.

Das Verhältnis kippt mit der Größe. Dieselbe Konstellation bei 12.000,00 € ergibt 544,59 € Zinsen; die Pauschale bleibt bei 40,00 € und fällt kaum noch ins Gewicht. Wer viele kleine Rechnungen stellt, sollte deshalb die Pauschale im Blick haben, wer wenige große stellt, den Zinslauf.

Beide Zahlen stammen aus dem Verzugszinsrechner dieser Seite. Er zerlegt den Zeitraum an jedem Stufenwechsel des Basiszinssatzes, weil dieser sich zum 1. Januar und 1. Juli ändert (§ 247 Abs. 1 Satz 2 BGB) — ein Verzug über mehrere Monate läuft selten unter nur einem Satz.

Der dritte Baustein ist der weitere Schaden nach § 288 Abs. 4 BGB. Darunter fällt, was durch den Verzug tatsächlich entstanden ist: Zinsen für einen Kontokorrentkredit, den Sie wegen der ausbleibenden Zahlung in Anspruch nehmen mussten, oder Kosten der Rechtsverfolgung. Auf letztere wird die Pauschale angerechnet (§ 288 Abs. 5 Satz 3) — sie kommt also nicht obendrauf.

Die selbst gesetzte Mahngebühr

„Mahngebühr: 5,00 €" steht in vielen Vorlagen, oft schon in der ersten Mahnung. Für diesen Posten gibt es keine eigene Anspruchsgrundlage. Das Gesetz kennt Verzugszinsen (§ 288 Abs. 1 und 2), die Pauschale gegenüber Nicht-Verbrauchern (Abs. 5) und den Ersatz eines weiteren Schadens (Abs. 4) — keine frei festsetzbare Gebühr fürs Schreiben.

Damit ist ein solcher Betrag nicht automatisch unzulässig, aber er muss ein Schaden sein. Porto und Material einer postalisch versandten Mahnung sind messbar. Die Zeit, die Sie selbst für das Schreiben aufwenden, ist es nicht ohne Weiteres — sie ist Ihr eigener Aufwand bei der Verfolgung Ihres Anspruchs.

Die Gegenseite dieser Betrachtung: Im Geschäftsverkehr ersetzt die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB diese Diskussion vollständig. Sie steht ohne Nachweis zu, sobald Verzug eingetreten ist, und beträgt 40,00 € — ein Vielfaches der üblichen Mahngebühr. Wer sie kennt, braucht die Gebühr nicht.

Bemerkenswert ist § 288 Abs. 6 BGB, der in der Praxis kaum eine Rolle spielt und eine große spielen sollte: Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Zinsanspruch bei einer Entgeltforderung ausschließt, ist unwirksam. Ein Ausschluss der Pauschale gilt im Zweifel als grob unbillig. Gegenüber Verbrauchern gilt das nicht. Wer Rahmenverträge unterschreibt, in denen Verzugsfolgen wegbedungen werden, sollte die Norm kennen.

Der Sonderfall Privatkunde

Gegenüber Verbrauchern ist die Rechtslage an drei Stellen anders, und alle drei gehen zu Ihren Lasten.

Erstens der Zinssatz. Die neun Prozentpunkte des § 288 Abs. 2 BGB gelten nur für Entgeltforderungen bei Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist. Gegenüber Privatkunden bleibt es bei fünf.

Zweitens die Pauschale. Sie steht nach Absatz 5 ausdrücklich nur zu, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Bei Privatkunden entfällt sie ersatzlos.

Drittens die 30-Tage-Regel. § 286 Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 2 knüpft sie gegenüber einem Verbraucher an eine Bedingung: Auf diese Folge muss in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Fehlt der Hinweis, greift die Auffanglinie nicht.

Die Folge ist unangenehm konkret. Dieselbe Forderung über 500,00 € an einen Privatkunden, ohne vereinbartes Zahlungsziel, ohne Hinweis auf der Rechnung und ohne Mahnung: Am 23. August 2026 beträgt der Anspruch 500,00 € — die reine Hauptforderung. Kein Verzug, keine Zinsen, keine Pauschale.

Daraus folgt eine der wenigen konkreten Handlungsempfehlungen dieses Textes: Wer an Privatkunden fakturiert, gehört mit dem Hinweis auf § 286 Abs. 3 BGB in die Rechnungsvorlage — einmal eingerichtet, nie wieder daran gedacht. Alternativ ein vereinbartes Zahlungsziel, das denselben Effekt über Absatz 2 Nr. 1 erzielt und zusätzlich früher greift.

Was in das Schreiben gehört

Da es keine Formvorschrift gibt, ist die Liste kurz — sie folgt nicht aus dem Gesetz, sondern aus der Beweislast. Nachweisbar sein müssen später drei Dinge: welche Forderung gemeint war, dass zur Zahlung aufgefordert wurde, und wann das geschah.

1. Die Forderung eindeutig bezeichnen — Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag. Eine Sammelmahnung über mehrere Rechnungen führt sie einzeln auf.
2. Die Aufforderung zur Zahlung, klar als solche. Eine Frage, ob die Rechnung angekommen sei, ist keine Mahnung.
3. Eine Zahlungsfrist mit konkretem Datum, nicht „umgehend". Sie ist rechtlich nicht nötig, macht aber den nächsten Schritt begründbar.
4. Die Verzugsfolgen, soweit sie geltend gemacht werden: Zinsen ab dem Verzugstag, gegenüber Geschäftskunden die Pauschale.
5. Das Datum des Schreibens und ein Weg, den Zugang zu belegen.

Was nicht hineingehört, ist ebenso kurz: keine Drohung mit Maßnahmen, die Sie nicht ergreifen werden, keine Schufa-Andeutung ohne die Voraussetzungen dafür, und keine Gebühr ohne Schaden dahinter — siehe oben.

Zum Ton eine Beobachtung aus der Sache heraus: Die erste Mahnung trifft in der Mehrzahl der Fälle keinen Zahlungsunwilligen, sondern eine untergegangene Rechnung. Ein sachliches Schreiben kostet nichts und erhält die Geschäftsbeziehung. Die Schärfe gehört auf die zweite Stufe, wo sie Information trägt statt Stimmung.

Wenn die Mahnung nicht wirkt

Bleibt die Zahlung aus, führt der nächste Schritt über das gerichtliche Mahnverfahren. Nach § 688 Abs. 1 ZPO ergeht auf Antrag ein Mahnbescheid wegen eines Anspruchs auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro. Eine vorherige außergerichtliche Mahnung setzt die Norm nicht voraus.

Ganz gleichgültig ist die Reihenfolge trotzdem nicht: Nach § 93 ZPO trägt der Kläger die Prozesskosten, wenn der Beklagte keine Veranlassung zur Klage gegeben hat und den Anspruch sofort anerkennt. Eine vorherige Mahnung ist damit keine Voraussetzung, aber ein Kostenargument.

Das Verfahren prüft den Anspruch nicht. Es stellt ihn zu — und überlässt es dem Schuldner, zu widersprechen. Genau darin liegt sein Wert bei unstreitigen Forderungen: Wer nicht zahlt, weil er es aufschiebt, widerspricht meist auch nicht. Wer widerspricht, hat einen Einwand, und dann geht die Sache ohnehin ins streitige Verfahren.

Zwei Grenzen sind vorher zu bedenken. Das Mahnverfahren findet nach § 688 Abs. 2 ZPO unter anderem nicht statt, wenn die Geltendmachung von einer noch nicht erbrachten Gegenleistung abhängt — die unfertige Leistung ist also kein Fall dafür. Und ein Widerspruch führt in ein Verfahren mit Kostenrisiko, das bei kleinen Beträgen schnell außer Verhältnis gerät.

Zeitlich besteht dabei weniger Druck als vermutet: Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre und beginnt erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Der Grund, nicht zu warten, ist ein wirtschaftlicher — die Zahlungsfähigkeit eines Schuldners nimmt selten zu.

Der Teil, der vor der Mahnung liegt

Die wirksamste Arbeit an offenen Forderungen findet statt, bevor eine Forderung offen ist. Drei Stellschrauben, alle ohne juristischen Aufwand.

Das Zahlungsziel vereinbaren, nicht behaupten. Steht es im Angebot und in der Auftragsbestätigung, trägt es den Weg über § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB. Steht es nur auf der Rechnung, ist es schwächer — und der Verzug tritt dann erst über die 30-Tage-Regel ein, gut zwei Wochen später.

Früher fakturieren. Der Zeitraum zwischen Leistung und Rechnung ist der einzige Teil der Kette, der vollständig in Ihrer Hand liegt. Wer monatlich statt quartalsweise abrechnet, verschiebt den Fälligkeitstag um Wochen nach vorn, ohne mit irgendjemandem zu verhandeln.

Den Ausfall einkalkulieren. Offene Forderungen sind der häufigste Grund, warum eine Liquiditätsreserve gebraucht wird. Wer sie hat, kann sachlich mahnen statt dringlich — und das ist erfahrungsgemäß die wirksamere Haltung.

Wie sich die Fristen technisch abbilden lassen, hängt am Werkzeug: Das Mahnwesen ist eine der Funktionen, an denen sich Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme unterscheiden. Die Übersicht dazu steht unter Buchhaltungssoftware für Selbstständige. Wer nur Rechnungen schreibt und die Fristen im Kopf behält, braucht dafür nichts.