Selbstständige

Buchführung: welches System für dich gilt

Von Philipp Busch · Aktualisiert am 17. August 2026 · § 4 Abs. 3 EStG, § 11 EStG, §§ 141, 146 AO an der Primärquelle geprüft

Wer „Buchführung Grundlagen" sucht, bekommt fast überall dasselbe erklärt: Soll, Haben, Buchungssatz, Bilanz. Das ist die doppelte Buchführung — und wenn du eine Einnahmenüberschussrechnung machst, wirst du davon nie ein Wort anwenden. Deshalb steht hier die Frage davor.

Die Antwort in Kurzform

Wenn du Freiberufler bist oder ein Gewerbe unterhalb der Grenzen des § 141 AO führst, gilt für dich die Einnahmenüberschussrechnung. Dein Gewinn ist der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben — mehr nicht.

Was du dafür brauchst, ist eine geordnete Aufstellung dessen, was geflossen ist, und die Belege dazu. Was du nicht brauchst: Buchungssätze, Soll und Haben, eine Bilanz, eine Inventur.

Die eine Regel, die du wirklich verstehen musst, steht in § 11 EStG: Maßgeblich ist, wann das Geld fließt — nicht, wann du die Rechnung geschrieben hast. Alles Weitere auf dieser Seite folgt daraus.

Zwei Systeme, und nur eines gilt für dich

Der Grund für die Verwirrung ist, dass in Deutschland zwei völlig verschiedene Verfahren denselben Namen tragen. Beide heißen Buchführung, und sie haben fast nichts gemeinsam.

Die doppelte Buchführung bildet das Vermögen ab. Jeder Geschäftsvorfall berührt zwei Konten, und der Gewinn entsteht als Vergleich des Betriebsvermögens am Anfang und am Ende des Jahres. Sie braucht Konten, Buchungssätze, eine Bilanz und eine Inventur.

Die Einnahmenüberschussrechnung bildet Zahlungen ab. Es gibt kein Gegenkonto, keine Bilanz und keinen Betriebsvermögensvergleich — nur zwei Spalten und deren Differenz. Sie steht in § 4 Abs. 3 EStG.

Praktisch heißt das: Fast alles, was im Netz unter „Buchführung Grundlagen" erklärt wird, ist für die Mehrheit der Selbstständigen ein Kurs in einem System, das sie nie benutzen werden.

Die vorletzte Zeile ist die praktisch folgenreichste. Bei der EÜR ist eine geschriebene, aber unbezahlte Rechnung steuerlich noch nichts wert — und eine offene Eingangsrechnung noch keine Ausgabe.

Welches System bei dir gilt

Zwei Fragen entscheiden, und die erste ist meistens schon die letzte.

Erstens: Bist du Freiberufler? Dann gilt die EÜR, und zwar in jeder Umsatzhöhe. § 141 AO erfasst gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte — die freien Berufe des § 18 EStG nicht. Ein Übersetzungsbüro mit 400.000 Euro Umsatz rechnet einfach.

Zweitens, falls gewerblich: Wie groß ist der Betrieb? Die Buchführungspflicht beginnt bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr. Beide Grenzen wurden zum 1. Januar 2024 angehoben; viele Ratgeber nennen noch 600.000 und 60.000 Euro.

Unterhalb dieser Grenzen bleibt es bei der EÜR. Was sie im Einzelnen verlangt, steht unter EÜR: Grundlagen; wo die Grenze zwischen freiem Beruf und Gewerbe verläuft, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört an eine Kanzlei.

Das Prinzip, auf das es ankommt

§ 11 EStG regelt den Zeitpunkt, und er ist bei der EÜR die einzige Regel, die man wirklich beherrschen muss. Einnahmen gelten in dem Kalenderjahr als bezogen, in dem sie zugeflossen sind. Ausgaben sind für das Jahr abzusetzen, in dem sie geleistet wurden.

Zugeflossen heißt: Du kannst darüber verfügen — das Geld ist auf dem Konto oder in der Kasse. Nicht das Rechnungsdatum zählt, nicht der Leistungszeitpunkt, sondern die Zahlung.

Daraus folgt der wichtigste Planungshebel der EÜR. Eine Rechnung, die du am 20. Dezember schreibst und die am 8. Januar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Wer im Dezember absehbar über einer Steuerstufe landet, kann das beeinflussen — legal und ohne Kunstgriff.

Umgekehrt gilt dasselbe für Ausgaben: Eine im Dezember bezahlte Anschaffung mindert den Gewinn dieses Jahres, eine im Januar bezahlte den des nächsten. Wie sich das auf die Rücklage auswirkt, rechnet der Rechner für die Steuerrücklage.

Die Ausnahme um den Jahreswechsel

§ 11 EStG kennt eine Ausnahme, und sie fängt genau den Fall, in dem das Zuflussprinzip unsinnige Ergebnisse liefern würde.

Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. „Kurze Zeit" bedeutet nach der Verwaltungspraxis rund zehn Tage.

Gemeint sind Daueraufwendungen: Miete, Beiträge, Leasingraten. Die Januarmiete, am 28. Dezember überwiesen, gehört ins neue Jahr — nicht in das, in dem sie abgeflossen ist.

Für die einzelne Kundenrechnung gilt die Ausnahme nicht; sie ist nicht regelmäßig wiederkehrend. Das ist der häufigste Irrtum bei diesem Absatz, und er läuft in beide Richtungen: Manche verschieben zu viel, andere trauen sich gar nichts.

Was tatsächlich zu tun ist

Wenn die EÜR gilt, besteht die gesamte laufende Arbeit aus sechs Aufgaben. Keine davon verlangt einen Buchungssatz.

Die dritte Zeile trägt mehr Gewicht, als sie aussieht: Ohne Beleg keine Betriebsausgabe, und die Aufbewahrungsfristen laufen über Jahre. Was das im Einzelnen verlangt, steht unter Belege aufbewahren.

Die fünfte entfällt für Kleinunternehmer vollständig — ohne Umsatzsteuer gibt es nichts zu trennen und nichts voranzumelden. Ob die Regelung für dich greift, steht unter Kleinunternehmerregelung.

Und wenn du Soll und Haben doch verstehen willst

Es gibt zwei gute Gründe, sich das System trotzdem anzusehen — auch wenn keine Pflicht dazu besteht.

Der erste ist die Kanzlei. Wer seine Daten übergibt, begegnet Konten und Kontenrahmen. Wer versteht, dass eine Ausgabe auf ein Sachkonto läuft und die Gegenbuchung auf das Bankkonto, versteht auch, warum die Kanzlei einen abgestimmten Kontenrahmen verlangt — siehe Übergabe an die Steuerkanzlei.

Der zweite ist das Wachstum. Wenn ein Betrieb auf die Grenzen zuläuft, ist es angenehmer, das System vorher zu kennen, als beim Wechsel gleichzeitig Pflicht und Verfahren zu lernen.

Was du dafür wissen musst, passt in drei Sätze. Jeder Vorfall berührt zwei Konten, einmal im Soll und einmal im Haben, und beide Beträge sind gleich. Aktivkonten mehren sich im Soll, Passivkonten im Haben. Der Buchungssatz nennt zuerst das Sollkonto, dann das Habenkonto, verbunden durch das Wort „an".

Mehr braucht es für das Verständnis nicht — und mehr braucht es für die EÜR ohnehin nie.

Wenn das System wechselt

Der Wechsel von der EÜR zur Bilanz passiert nicht schleichend. Das Finanzamt teilt die Buchführungspflicht mit, und sie beginnt mit dem folgenden Wirtschaftsjahr.

Fachlich entsteht dabei ein eigener Vorgang: Weil die beiden Systeme den Zeitpunkt unterschiedlich bestimmen, müssen die Unterschiede einmalig ausgeglichen werden. Offene Forderungen etwa waren in der EÜR noch nichts und sind in der Bilanz sofort etwas.

Das ist der Punkt, an dem eine Kanzlei unvermeidlich wird — und zugleich der Grund, warum es lohnt, die eigene Nähe zu den Grenzen zu kennen. Wer absehbar hineinwächst, plant den Übergang, statt ihn zu erleben.

Umgekehrt geht es übrigens auch: Wer freiwillig bilanziert hat und die Grenzen unterschreitet, kann zurück zur EÜR. Auch das ist ein Wechsel mit Übergangsrechnung und kein Formularvorgang.

Womit gebucht wird, regelt das Gesetz nicht — verlangt sind Aufzeichnungen, die einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind. Eine sorgfältig geführte Tabelle erfüllt das. Wo eine Software den Aufwand trotzdem lohnt und welche Anforderungen der eigene Fall überhaupt stellt, steht im Überblick zu Buchhaltungssoftware.