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Software für das Mahnwesen
Von Philipp Busch Aktualisiert am §§ 247, 286, 288 BGB an der Primärquelle geprüft am 23.08.2026; Listenpreise beider Anbieter vom 17.08.2026
„Dreistufiges Mahnwesen", „bis zu sechs Mahnstufen" — die Anbieter verkaufen die Zahl der Stufen als Leistungsmerkmal. Das Gesetz kennt sie nicht: § 286 Abs. 1 BGB verlangt eine Mahnung, und meistens nicht einmal die. Was wirklich zählt, ist eine andere Funktion.
Die Antwort in Kurzform
Achte nicht auf die Zahl der Mahnstufen, sondern darauf, ob die Software je Rechnung ein Zahlungsziel führt und Zahlungseingänge dagegen abgleicht. Alles Weitere folgt daraus.
Der Grund ist rechtlich und nicht geschmacklich. Verzug tritt nach § 286 BGB auf drei Wegen ein, und zwei davon kommen ohne jede Mahnung aus — ein abgelaufenes Zahlungsziel genügt. Wer die Fristen nicht führt, verpasst also den Anspruch, egal wie viele Stufen sein Mahnlauf hat.
Und der Betrag, um den es geht, steckt selten im Zins. Bei einer Forderung über 1.200,00 € und 54 Tagen Verzug sind es 18,67 € Zinsen — daneben stehen 40,00 € Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB, die ohne Nachweis zustehen.
Was verkauft wird und was das Gesetz verlangt
Die am 23. August 2026 geprüften Ergebnisse zu dieser Suche sind durchweg Produktseiten und Ranglisten. Sie werben mit dreistufigem Mahnwesen, mit bis zu sechs Mahnstufen, mit automatischem Mahnlauf. Die Zahl der Stufen ist dort das Leistungsmerkmal.
§ 286 Abs. 1 Satz 1 BGB kennt diese Staffel nicht. Er sagt: Leistet der Schuldner auf eine Mahnung nicht, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt, kommt er durch die Mahnung in Verzug. Eine Mahnung. Absatz 2 Nr. 1 macht sie bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit entbehrlich, Absatz 3 spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung.
Damit ist die Stufenfolge nicht falsch — sie ist nur etwas anderes, als sie zu sein vorgibt. Ein gestufter Mahnlauf regelt den Ton: erst die freundliche Erinnerung, dann die Frist, dann die Ankündigung des nächsten Schritts. Das erhält Geschäftsbeziehungen und ist als Verfahren sinnvoll. Auf den Zinsanspruch wirkt es nicht.
Praktisch folgt daraus eine Umkehrung der Kaufentscheidung: Ein Programm mit einer Mahnstufe und sauberer Fälligkeitsüberwachung ist besser als eines mit sechs Stufen ohne sie. Die Einordnung im Einzelnen steht unter Mahnung schreiben.
Was eine Mahnfunktion können muss
Fünf Funktionen, nach dem sortiert, was sie tatsächlich wert sind — nicht danach, wie prominent sie beworben werden. Wie das in einem konkreten Programm aussieht, zeigt die Anleitung Mahnung in sevDesk schreiben Schritt für Schritt.
| Funktion | Wozu | Wert |
|---|---|---|
| Fälligkeit je Rechnung führen | Der Verzug hängt am Zahlungsziel, nicht am Rechnungsdatum (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). | hoch — ohne sie ist jede weitere Funktion wertlos |
| Zahlungseingänge abgleichen | Eine Mahnung an einen Kunden, der bezahlt hat, kostet mehr als die Forderung. | hoch |
| Verzugszinsen berechnen | Der Satz wechselt halbjährlich mit dem Basiszinssatz (§ 247 BGB). | mittel — der Betrag ist bei kleinen Forderungen klein |
| Pauschale nach § 288 Abs. 5 ansetzen | 40,00 € je Forderung gegenüber Nicht-Verbrauchern, ohne Nachweis. | hoch — der größere Posten bei kleinen Rechnungen |
| Mehrstufiger Mahnlauf | Kaufmännische Gepflogenheit. § 286 BGB verlangt keine Stufen. | gering — Bequemlichkeit, keine Rechtsfolge |
Die zweite Zeile verdient einen eigenen Satz, weil sie der einzige Punkt ist, an dem eine Mahnfunktion aktiv schaden kann. Eine Mahnung an einen Kunden, der bereits bezahlt hat, kostet mehr als die Forderung wert ist — und sie entsteht genau dann, wenn der Mahnlauf automatisch läuft und der Bankabgleich nicht.
Die letzte Zeile ist die, mit der geworben wird. Sie steht unten, weil sie unten hingehört.
Was in acht offenen Rechnungen steckt
Der wirtschaftliche Wert einer Mahnfunktion lässt sich rechnen. Eine Rechnung über 1.200,00 € vom 15. Juni 2026 mit 14 Tagen Zahlungsziel, an einen Geschäftskunden, offen bis heute:
| Posten | Eine Rechnung | 8 Rechnungen |
|---|---|---|
| Verzugstage | 54 | 54 |
| Verzugszinsen | 18,67 € | 149,35 € |
| Pauschale § 288 Abs. 5 | 40,00 € | 320,00 € |
| Nebenforderung zusammen | 58,67 € | 469,35 € |
Zwei Dinge fallen daran auf. Erstens trägt die Pauschale den größeren Teil: 40,00 € gegen 18,67 € Zinsen. Bei kleinen Forderungen entscheidet nicht der Zinssatz, sondern die Frage, ob die Pauschale überhaupt angesetzt wird.
Zweitens übersteigt die Summe von 469,35 € die Jahreskosten der Tarifstufe, in der Mahnungen enthalten sind — 154,80 € für die Stufe M. Wer acht Forderungen dieser Größe im Jahr offen hat, hat die Software bereits mit einem einzigen konsequenten Mahnlauf bezahlt.
Beide Zahlen stammen aus dem Verzugszinsrechner, der den Zeitraum an jedem Stufenwechsel des Basiszinssatzes zerlegt. Mit eigenen Beträgen und Daten lässt er sich dort nachrechnen.
Ab welcher Tarifstufe Mahnungen dabei sind
In unserer gepflegten Tarifübersicht nennt die Stufe M von Lexware Office Mahnungen ausdrücklich: 12,90 € im Monat, 154,80 € im Jahr. Die Stufe S darunter (7,90 € im Monat) deckt Belegerfassung und Belegarchiv ab.
Bei sevDesk führt unsere Übersicht Mahnungen in keinem Tarif ausdrücklich auf; der Rechnungstarif kostet 11,90 € im Monat, bei jährlicher Zahlung 118,80 € im Jahr.
Diese Angaben beschreiben unsere Übersicht, nicht den vollständigen Funktionsumfang der Produkte. Was ein konkreter Tarif kann, gehört vor dem Abschluss auf der Seite des Anbieters geprüft — und in der Testphase ausprobiert. Stand unserer Angaben: 17. August 2026.
Für den Vergleich beider Anbieter über alle Stufen hinweg führt der Vergleich sevDesk und Lexware Office; die Auswahl nach dem eigenen Fall übernimmt der Tarif-Finder.
Wann du keine Mahnfunktion brauchst
Die ehrliche Antwort für einen Teil der Leser lautet: gar nicht. Drei Fälle.
Wenige Forderungen im Jahr. Bei drei offenen Posten liegt die Nebenforderung bei rund 176,01 €. Das trägt keinen Tarifwechsel, und drei Fristen lassen sich im Kalender führen.
Vorkasse oder Lastschrift. Wer vor der Leistung abrechnet oder einzieht, hat keinen Verzugsfall — die Frage stellt sich nicht.
Wenige, große Kunden. Bei drei Auftraggebern ist der Anruf schneller und wirksamer als jeder Mahnlauf. Die Software ersetzt die Übersicht, nicht das Gespräch.
In allen drei Fällen bleibt eine Empfehlung: das Zahlungsziel in Angebot und Auftragsbestätigung vereinbaren, nicht erst auf die Rechnung schreiben. Dann trägt der Weg über § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB, und der Verzug beginnt rund zwei Wochen früher als über die 30-Tage-Regel.
Wo die Software aufhört
Eine Mahnfunktion überwacht Fristen und erzeugt Schreiben. Sie entscheidet nicht, ob ein Anspruch besteht, und sie kennt den Unterschied zwischen Verbraucher und Unternehmer nur, soweit er im Kundenstammsatz steht.
Der zweite Punkt ist der praktisch riskante. Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 Satz 1 BGB steht nur zu, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Eine Sammeleinstellung, die sie auf alle offenen Posten setzt, fordert gegenüber Privatkunden einen Betrag ohne Anspruchsgrundlage — und das fällt erst auf, wenn jemand widerspricht.
Ebenso außerhalb: das gerichtliche Mahnverfahren nach § 688 ZPO, die Abgabe an einen Inkassodienstleister und die Frage, ob sich beides bei einer bestimmten Forderungshöhe lohnt. Wo diese Grenze verläuft, steht im Mahnungsartikel; hier geht es nur um das Werkzeug davor.
Die vier Einwände aus der Praxis
Ich habe nur drei offene Rechnungen im Jahr.
Dann brauchst du keine Mahnfunktion, sondern einen Kalendereintrag. Bei drei Forderungen im Jahr liegt die Nebenforderung nach § 288 BGB bei rund 176,01 € — das trägt keinen Tarifwechsel, und eine Mahnung von Hand dauert zehn Minuten.
Sechs Mahnstufen klingen gründlicher als drei.
Sie klingen so, ändern rechtlich aber nichts. § 286 Abs. 1 BGB verlangt eine Mahnung, und nach Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 ist selbst die in den meisten Fällen entbehrlich. Was die Stufen ändern, ist der Ton gegenüber dem Kunden — nicht der Anspruch.
Ich will die Kundenbeziehung nicht belasten.
Verständlich, und dafür ist die erste Stufe da. Der Anspruch entsteht davon unabhängig: Zinsen laufen ab Verzugseintritt, ob du sie erwähnst oder nicht. Du kannst also freundlich schreiben und trotzdem später abrechnen.
Meine Software kann das schon, ich nutze es nur nicht.
Das ist der häufigste Fall — und der einzige, in dem sich sofort etwas ändern lässt. Bei 8 offenen Forderungen dieser Größe stehen 469,35 € an Nebenforderungen im System, die niemand geltend macht. Der Tarif ist dabei schon bezahlt.
Allgemeine Information zum geltenden Recht, keine Rechtsberatung. Ob ein Anspruch besteht und durchsetzbar ist, hängt von Umständen des Einzelfalls ab. Die Beispielrechnung zeigt eine mögliche Größenordnung, keine Prognose. Vorschriften geprüft am 23. August 2026, Listenpreise am 17. August 2026.
Rechtsquellen
- § 286 Abs. 1 BGB Verzug durch Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit — das Gesetz nennt eine Mahnung, keine Stufenfolge Bundesministerium der Justiz
- § 286 Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 BGB Entbehrlichkeit der Mahnung bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit; Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, gegenüber Verbrauchern nur bei besonderem Hinweis Bundesministerium der Justiz
- § 288 Abs. 5 BGB Pauschale von 40 Euro bei Verzug eines Schuldners, der kein Verbraucher ist; Anrechnung auf Kosten der Rechtsverfolgung Bundesministerium der Justiz
- § 247 BGB Basiszinssatz — Veränderung zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres Bundesministerium der Justiz
Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 23.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab. Nicht behandelt: Mahngebühren als eigener Posten. Das Gesetz kennt Verzugszinsen, die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB und den Ersatz eines weiteren Schadens nach Abs. 4 — eine frei gesetzte Gebühr fürs Schreiben ist keine dieser drei Größen.
Häufige Fragen
Brauche ich für Mahnungen eine eigene Software?
Nein. Eine Mahnung ist formfrei; ein Textdokument mit Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsaufforderung erfüllt alle rechtlichen Anforderungen.
Was eine Software abnimmt, ist die Überwachung: welche Rechnung wann fällig war, welche bezahlt ist und welcher Zinssatz für welchen Zeitraum galt. Das ist Buchhaltung, nicht Schriftverkehr.
Ab welcher Tarifstufe sind Mahnungen enthalten?
In der hier gepflegten Übersicht nennt die Stufe M von Lexware Office Mahnungen ausdrücklich (12,90 € im Monat, 154,80 € im Jahr). Die Stufe S darunter deckt Belegerfassung und Archiv ab.
Das ist eine Aussage über unsere Tarifübersicht, nicht über den vollständigen Funktionsumfang. Was ein konkreter Tarif kann, gehört vor dem Abschluss beim Anbieter geprüft — Stand unserer Angaben ist der 17. August 2026.
Rechnet die Software die Verzugszinsen richtig?
Das hängt davon ab, ob sie den Basiszinssatz halbjährlich nachführt. Er ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli (§ 247 Abs. 1 Satz 2 BGB); ein Verzug über mehrere Monate läuft deshalb unter mehreren Sätzen.
Nachrechnen lässt sich das im Verzugszinsrechner dieser Seite. Er zerlegt den Zeitraum an jedem Stufenwechsel und weist die Perioden einzeln aus.
Kann die Software die 40-Euro-Pauschale automatisch ansetzen?
Manche tun das, und dabei ist eine Bedingung zu beachten: Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 Satz 1 BGB steht nur zu, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist.
Wer sie pauschal auf alle offenen Posten setzt, fordert gegenüber Privatkunden einen Betrag, auf den kein Anspruch besteht. Die Unterscheidung gehört deshalb in den Kundenstammsatz, nicht in eine Sammeleinstellung.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Rechtlich keiner. Beides sind Aufforderungen zur Leistung; entscheidend ist nach § 286 Abs. 1 BGB, dass sie nach Eintritt der Fälligkeit zugehen.
Kaufmännisch ist die Zahlungserinnerung die freundlichere erste Stufe. Wer sie „Erinnerung" nennt, verliert dadurch nichts — auch sie setzt den Schuldner in Verzug.
Lohnt sich ein Inkassodienstleister statt einer Software?
Das sind verschiedene Stufen. Eine Software überwacht Fristen im laufenden Betrieb; ein Dienstleister übernimmt die Beitreibung, wenn das nicht gewirkt hat.
Für die Übergabe braucht der Dienstleister dieselben Angaben, die eine ordentliche Fälligkeitsüberwachung ohnehin liefert: Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Verzugsbeginn, geleistete Teilzahlungen. Wer sie nicht hat, zahlt die Recherche mit.