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Buchhaltungssoftware kostenlos
Von Philipp Busch Aktualisiert am §§ 146, 147 AO an der Primärquelle geprüft; Listenpreise beider Anbieter am 17.08.2026
Die wahrscheinlichste richtige Antwort auf die Frage nach kostenloser Buchhaltungssoftware lautet: gar keine. Unterhalb von rund sechs Belegen im Monat trägt keine Software ihren Preis — gerechnet, nicht geschätzt. Was es darüber hinaus tatsächlich umsonst gibt, steht hier ebenfalls, einschließlich der Anbieter, an denen wir nichts verdienen.
Die Antwort in Kurzform
Es gibt drei brauchbare Wege, und nur einer davon führt zu einem Programm.
Erstens: gar nichts. Bei wenigen Belegen im Monat, ohne Umsatzsteuer und ohne Geschäftskunden erfüllt eine geordnete Tabelle die Anforderungen. Das ist der häufigste richtige Fall bei dieser Suche.
Zweitens: ein dauerhaft kostenloser Tarif. Unter den beiden hier geführten Anbietern führt sevDesk einen für drei Rechnungen im Monat, einschließlich E-Rechnung. Lexware Office hat keinen, sondern eine Testphase von 30 Tagen.
Drittens: ein Anbieter mit Gratis-Ausgabe. Papierkram und Collmex führen kostenlose Versionen. Zu beiden besteht hier keine Vergütungsvereinbarung — sie stehen hier, weil sie zur Antwort gehören.
Zuerst: Brauchst du überhaupt etwas?
Vorgeschrieben ist keine Software. § 146 Abs. 1 AO verlangt Aufzeichnungen, die einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind. Womit sie geführt werden, ist offen.
Der Nutzen einer Software entsteht an drei Stellen: beim Einlesen von Bankumsätzen, bei der elektronischen Übermittlung an das Finanzamt und bei strukturierten Rechnungsformaten. Wer keine Umsatzsteuer ausweist und nur an Privatkunden liefert, betrifft davon höchstens die erste.
Daraus ergibt sich eine Schwelle, die sich rechnen lässt: rund sechs Belege im Monat. Darunter deckt die gesparte Zeit die Jahreskosten nicht — auch dann nicht, wenn der eigene Stundensatz hoch ist, weil die absolute Zeitersparnis zu klein bleibt.
Die Rechnung dazu steht weiter unten auf dieser Seite und lässt sich mit den eigenen Zahlen nachvollziehen. Wer wissen will, was seine Stunde wert ist, findet die Herleitung unter Stundensatz berechnen.
Fünf Arten von „kostenlos"
Der Begriff steht im Markt für fünf verschiedene Dinge. Wer sie nicht auseinanderhält, vergleicht ein Volumenlimit mit einer Frist.
| Form | Was sie bedeutet | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Dauerhaft kostenloser Tarif | Volumenlimit, keine Frist, kein Zahlungsmittel nötig | Ab dem Limit wird gezahlt — die Arbeitsweise bleibt gleich. |
| Testphase | voller Umfang, feste Laufzeit | Nach Ablauf endet der Zugang, die Aufbewahrungspflicht nicht. |
| Kostenlose Ausgabe eines Anbieters | Funktionslimit statt Volumenlimit | Was fehlt, merkt man oft erst bei der ersten Voranmeldung. |
| Offene oder freie Software | kein Preis, keine Zusage | Ohne Pflege veralten Formulare und Schnittstellen — bei acht Jahren Aufbewahrung ein reales Risiko. |
| Tabelle oder Vorlage | kostet nur Zeit | Erfüllt die Aufzeichnungspflicht, nicht die Unveränderbarkeit einer Buchführung. |
Die vierte Zeile ist die, die am seltensten diskutiert wird und am teuersten werden kann. Dazu weiter unten mehr.
Was tatsächlich dauerhaft frei ist
Unter den beiden Anbietern, deren Konditionen hier mit Abrufdatum geführt werden, gibt es genau einen dauerhaft kostenlosen Tarif: Kostenlos bei sevDesk, mit drei Rechnungen im Monat, ZUGFeRD und XRechnung. Keine Frist, kein Zahlungsmittel bei der Anmeldung.
Lexware Office hat kein solches Angebot. Dort gibt es 30 Tage kostenlos, im Test steht der Umfang der Version XL bereit. Für sehr kleine Volumina ist das der praktisch wichtigste Unterschied zwischen den beiden.
Daneben führen weitere Anbieter kostenlose Ausgaben — Papierkram und Collmex etwa. Zu ihnen besteht hier keine Vergütungsvereinbarung, und ihre Konditionen sind hier nicht erhoben. Sie stehen trotzdem hier, weil eine Antwort ohne sie unvollständig wäre.
Was sie im Einzelnen können, steht nicht auf dieser Seite: Wer Angaben über ein Produkt macht, das er nicht geprüft hat, macht Werbung für etwas anderes als für die Wahrheit. Der Weg dorthin führt über die Anbieter selbst.
| Anbieter | Kostenloses Angebot | Grenze |
|---|---|---|
| sevDesk | dauerhaft kostenloser Tarif | drei Rechnungen im Monat, ZUGFeRD und XRechnung |
| Lexware Office | Testphase | 30 Tage kostenlos, im Test steht der Umfang der Version XL bereit |
Quelle: Preisseiten der beiden geführten Anbieter · Stand 17.08.2026 · Zu Papierkram und Collmex wurden keine Konditionen erhoben
Was kostenlos wirklich kostet
Zwei Posten, und beide stehen nicht auf einer Rechnung.
Der erste ist Zeit. Was eine Gratis-Ausgabe nicht kann, wird von Hand nachgeholt: Umsätze abtippen, Belege einzeln ablegen, Summen in ein Formular übertragen. Bei zehn Belegen im Monat fällt das nicht ins Gewicht, bei sechzig schon.
Der zweite ist Pflege. Steuerformulare, Schnittstellen und Rechnungsformate ändern sich jährlich. Ein bezahltes Produkt zieht das nach, weil es davon lebt. Bei einem kostenlosen Angebot hängt es daran, ob jemand die Arbeit weiter macht.
Daraus folgt kein Argument gegen kostenlose Software — wohl aber eine Frage, die man vor dem Einstieg stellen sollte: Wer verdient hier woran? Ein Volumenlimit ist eine klare Antwort. Kein erkennbares Geschäftsmodell ist keine.
Der Punkt, der erst in Jahren wehtut
Nach § 147 AO müssen aufbewahrungspflichtige Unterlagen über die gesamte Frist verfügbar und lesbar bleiben. Bei Buchungsbelegen sind das Jahre, nicht Monate — und die Pflicht trifft dich, nicht den Anbieter.
Für elektronisch geführte Aufzeichnungen kommt § 147 Abs. 6 AO hinzu: Die Finanzbehörde kann die Überlassung der Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen. Ein Ausdruck genügt dann nicht.
Genau hier ist das kostenlose Angebot verwundbar. Ein Anbieter ohne Erlösquelle kann den Betrieb einstellen, und ein Programm ohne Pflege erzeugt irgendwann Dateien, die kein aktuelles System mehr liest.
Die Vorsorge dagegen ist billig und dauert eine halbe Stunde: im ersten Monat einmal vollständig exportieren und den Export öffnen. Wer das getan hat, kann jedes kostenlose Angebot ruhig benutzen. Was sonst noch an den Fristen hängt, steht unter Belege aufbewahren.
Die Gegenrechnung mit deinen Zahlen
Die Schwelle von sechs Belegen ist ein Mittelwert. Deine eigene liegt höher oder tiefer, je nachdem, was deine Stunde wert ist und wie viel Zeit ein Beleg heute kostet. Beides setzt die folgende Rechnung ein.
Die Gegenrechnung
Ab wann trägt sich das?
Der Preis allein sagt nichts. Entscheidend ist, was die Software nach Steuern kostet — und was die Zeit wert ist, die sie dir abnimmt. Beides hier mit deinen Zahlen.
Trägt sich ab
—
Annahmen
Wie viel Zeit eine Software je Beleg abnimmt, hängt am eigenen Ablauf und lässt sich nicht belegen. Der Wert steht deshalb hier als Eingabe und nicht als feste Zahl in der Rechnung.
Zwei Hinweise zum Lesen des Ergebnisses. Der Break-even sagt, ab welcher Belegzahl sich die Ausgabe trägt — liegst du darunter, ist „kostenlos" nicht die zweitbeste, sondern die richtige Antwort.
Und die Steuerwirkung ist Teil der Rechnung: Als Betriebsausgabe mindert die Software den Gewinn. Wer keinen Vorsteuerabzug hat, zahlt dafür den Bruttobetrag — beides steht im Ergebnis.
Wann kostenlos nicht mehr reicht
Drei Ereignisse beenden es, und alle drei sind vorhersehbar.
Das Volumen wächst. Drei Rechnungen im Monat sind schnell überschritten. Der Wechsel ist dann ein Tarifwechsel beim selben Anbieter — 11,90 € im Monat für den Rechnungstarif, ohne Umlernen. Was dabei zu beachten ist, steht unter Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.
Die Umsatzsteuer kommt. Mit der Regelbesteuerung wird die Voranmeldung zur Pflicht, und die steckt in keiner kostenlosen Stufe. Ab da sind es 262,80 € bis 274,80 € im Jahr — siehe Umsatzsteuervoranmeldung.
Die Kanzlei kommt ins Spiel. Sobald jemand anderes den Abschluss erstellt, wird das Exportformat wichtiger als der Preis. Die vier Angaben, die dafür zu klären sind, stehen unter Übergabe an die Steuerkanzlei.
Womit diese Seite Geld verdient
Zu sevDesk und zu Lexware Office besteht eine Vergütungsvereinbarung. Zu Papierkram und Collmex nicht — sie stehen hier trotzdem, weil sie zur Antwort gehören.
Das ist kein Edelmut, sondern die Bedingung dafür, dass diese Seite brauchbar ist. Wer bei „kostenlos" sucht und ein Abo empfohlen bekommt, merkt das sofort — und die Empfehlung ist dann wertlos, auch die richtige.
Welche Anbieter es sonst noch gibt und wie sich die bezahlten Stufen unterscheiden, steht im Überblick zu Buchhaltungssoftware. Wer die beiden großen Cloud-Anbieter direkt gegeneinander halten will, findet das unter sevDesk und Lexware Office im Vergleich.
Diese Seite enthält Provisionslinks zu sevDesk und ist als Werbung gekennzeichnet. Zu Papierkram und Collmex besteht keine Vergütungsvereinbarung; ihre Konditionen wurden hier nicht erhoben und werden deshalb nicht genannt. Preise sind Listenpreise netto, abgerufen am 17. August 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Rechtsquellen
- § 146 Abs. 1 AO Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet — die Anforderung, die auch eine Tabelle erfüllen kann Bundesministerium der Justiz
- § 147 Abs. 1 und 3 AO Aufbewahrungspflichten und -fristen: Die Unterlagen müssen über die gesamte Frist verfügbar und lesbar bleiben Bundesministerium der Justiz
- § 147 Abs. 6 AO Datenzugriff: Anspruch der Finanzbehörde auf Auswertung oder auf Überlassung der Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger Bundesministerium der Justiz
Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 17.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab. Nicht behandelt: die Anforderungen an elektronische Registrierkassen nach § 146a AO. Sie treffen Betriebe mit Bargeschäft und sind ein eigenes Thema.
Die vier Gründe, es nicht zu tun
„Ich will einfach nichts bezahlen."
Musst du bei wenigen Belegen auch nicht. Die Schwelle liegt bei rund sechs Belegen im Monat — darunter trägt keine Software ihren Preis, unabhängig vom Anbieter.
„Kostenlos heißt doch, dass ich das Produkt bin."
Bei einem Volumenlimit nicht: Der Anbieter rechnet damit, dass du hineinwächst, und sagt es auch. Genau hinsehen lohnt bei Angeboten ohne erkennbares Geschäftsmodell — dort ist die Frage berechtigt.
„Ich nehme das Gratis-Programm und wechsle später."
Vernünftig, mit einer Bedingung: Prüfe den Export im ersten Monat. Die Aufbewahrungspflichten laufen jahrelang weiter, und ein Datenbestand, den niemand mehr lesen kann, ist teurer als jedes Abo.
„Eine Tabelle reicht mir doch."
Für die Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben stimmt das. Nur für ein pflichtgemäßes Kassenbuch nicht — dort scheitert sie an der Unveränderbarkeit.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich kostenlose Buchhaltungssoftware?
Ja, in mehreren Formen — und sie bedeuten Verschiedenes. Ein dauerhaft kostenloser Tarif hat ein Volumenlimit, eine Testphase eine Frist, eine kostenlose Ausgabe ein Funktionslimit.
Unter den beiden hier geführten Anbietern hat einer einen dauerhaft kostenlosen Tarif für drei Rechnungen im Monat. Daneben gibt es Anbieter mit Gratis-Ausgaben, zu denen hier keine Vergütungsvereinbarung besteht — Papierkram und Collmex etwa.
Brauche ich überhaupt eine Software?
Unterhalb von etwa sechs Belegen im Monat nicht. Die Schwelle ist gerechnet, nicht geschätzt: Unterhalb davon deckt die gesparte Zeit die Jahreskosten nicht, auch nicht bei einem hohen Stundensatz.
Vorgeschrieben ist ohnehin keine Software. Verlangt sind Aufzeichnungen, die einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind — das erfüllt eine sorgfältig geführte Tabelle.
Was kostet ein kostenloses Programm?
Zeit und Risiko. Zeit, wenn Funktionen fehlen und Arbeit von Hand nachgeholt wird. Risiko, wenn niemand die Pflege zusagt — Steuerformulare und Schnittstellen ändern sich jährlich.
Der zweite Punkt wiegt schwerer, als er klingt: Die Aufbewahrungsfristen laufen über Jahre. Ein Programm, das in drei Jahren nicht mehr gepflegt wird, hinterlässt einen Datenbestand, den niemand mehr lesen kann.
Reicht ein kostenloser Tarif für Kleinunternehmer?
Für bis zu drei Rechnungen im Monat oft ja. Ohne Umsatzsteuer entfällt der teuerste Funktionsblock, und damit auch der häufigste Grund, in einen bezahlten Tarif zu wechseln.
Sobald regelmäßig mehr Rechnungen anfallen, ist die Grenze erreicht. Sie ist ein Volumen-, kein Funktionslimit.
Kann ich meine Buchhaltung in Excel machen?
Für die reine Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben ja. Für ein pflichtgemäßes Kassenbuch nicht: Dort verlangt die Ordnungsmäßigkeit, dass sich Einträge nicht spurlos ändern lassen.
Wer kein Kassenbuch führen muss — und das sind die meisten —, kommt mit einer geordneten Tabelle aus. Die Abgrenzung steht unter „Kassenbuch führen".
Was ist der Haken an kostenlosen Tarifen?
Meistens keiner im Wortsinn — sie sind ein Einstiegsangebot und rechnen damit, dass du hineinwächst. Das ist ein faires Geschäft, solange das Limit klar ist.
Prüfen sollte man zwei Dinge: ob die Daten beim Wechsel mitkommen und ob die kostenlose Stufe die eigenen Pflichten überhaupt abdeckt.
Ist ein kostenloses Programm GoBD-konform?
Das hängt am Programm, nicht am Preis. Entscheidend ist, ob Buchungen festgeschrieben werden können und Änderungen danach erkennbar bleiben.
Ordnungsmäßig wird eine Buchführung ohnehin erst durch ihre Benutzung. Ein Programm kann das ermöglichen, garantieren kann es das nicht.
Was passiert mit meinen Daten, wenn der Anbieter aufhört?
Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei dir. Die Daten müssen über die gesamte Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben — unabhängig davon, ob es den Anbieter noch gibt.
Daraus folgt die einzige harte Regel für kostenlose Angebote: Der Export gehört im ersten Monat geprüft, nicht im letzten.
Lohnt der Wechsel von kostenlos auf bezahlt?
Sobald Umsatzsteuer anfällt, ist es keine Frage mehr — die Voranmeldung steckt in keiner kostenlosen Stufe. Das sind 262,80 € bis 274,80 € im Jahr.
Vorher entscheidet die Belegzahl. Die Gegenrechnung auf dieser Seite setzt deine eigenen Zahlen ein.
Warum empfiehlt diese Seite kostenlose Anbieter, an denen sie nichts verdient?
Weil die Alternative wäre, die Frage falsch zu beantworten. Wer bei „kostenlos" sucht und ein Abo empfohlen bekommt, merkt das — und kommt nicht wieder.
Zu zwei der genannten Anbieter besteht eine Vergütungsvereinbarung, zu den übrigen nicht. Das steht an jeder Stelle, an der ein Name fällt.