Anbieter
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
Von Philipp Busch Aktualisiert am §§ 14, 14c, 19 UStG an der Primärquelle geprüft; Listenpreise beider Anbieter am 17.08.2026
Als Kleinunternehmer brauchst du keine Buchhaltung — aber Rechnungen, die den Vorgaben entsprechen. Der Unterschied ist bares Geld: Die Rechnungsstufe kostet bei beiden Anbietern rund 150 Euro im Jahr weniger als die Buchhaltungsstufe, und den teureren Teil brauchst du nicht.
Die Antwort in Kurzform
Du brauchst ein Programm, das Rechnungen ohne Umsatzsteuer erzeugt und den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung automatisch setzt. Alles Weitere — Belegerfassung, Bankabgleich, Voranmeldung — betrifft dich nicht, solange die Regelung greift.
Bei den beiden hier geführten Anbietern ist das die zweite Stufe: 12,90 € beziehungsweise 11,90 € im Monat. Für bis zu drei Rechnungen im Monat gibt es bei einem von beiden einen dauerhaft kostenlosen Tarif.
Und die unbequeme Antwort zuerst: Bei zwei Rechnungen im Monat reicht auch eine Vorlage in der Textverarbeitung. Ob sich ein Programm lohnt, hängt an zwei Dingen — der lückenlosen Nummer und der Frage, ob du an Unternehmen fakturierst.
Rechnungsprogramm ist nicht Buchhaltung
Die beiden Begriffe werden im Markt als dasselbe behandelt, und das ist der Grund, warum viele Kleinunternehmer zu viel zahlen. Sie beschreiben zwei verschiedene Aufgaben.
Ein Rechnungsprogramm arbeitet auf der Ausgangsseite: Angebot, Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung. Es kennt deine Kunden und deine Leistungen und sorgt dafür, dass jede Rechnung die Pflichtangaben trägt. Wie weit die Programme beim letzten Schritt gehen und was davon das Gesetz überhaupt verlangt, steht unter Mahnwesen in der Software.
Eine Buchhaltung arbeitet auf beiden Seiten: Sie erfasst auch Eingangsbelege, ordnet Bankumsätze zu, übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung und bereitet die Gewinnermittlung vor. Was das im Einzelnen heißt, steht unter EÜR: Grundlagen.
Für dich als Kleinunternehmer fällt der teuerste Teil dieser Liste weg: Die Umsatzsteuervoranmeldung gibt es bei dir nicht. Genau an dieser Stelle schneiden beide Anbieter ihre Tarifstufen — und deshalb ist die Unterscheidung keine Wortklauberei, sondern eine Preisfrage.
Was auf deine Rechnung gehört
§ 14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben. Sie gelten für dich genauso wie für einen regelbesteuerten Betrieb — mit einer Abweichung, die alles entscheidet: An der Stelle, an der sonst Steuersatz und Steuerbetrag stehen, steht bei dir ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Die dritte Spalte der Tabelle sagt, was eine Software daran ändert. Sie ist der eigentliche Grund für ein Programm — nicht das Aussehen der Rechnung.
| Angabe | Worauf es ankommt | Was Software daran ändert |
|---|---|---|
| Name und Anschrift | von dir und vom Kunden, jeweils vollständig | aus den Stammdaten, einmal erfasst |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | eine von beiden genügt | einmal hinterlegen, erscheint automatisch |
| Ausstellungsdatum | der Tag, an dem die Rechnung entsteht | wird gesetzt, nicht getippt |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | einmalig, lückenlos nachvollziehbar | der Punkt, an dem Handarbeit am ehesten scheitert |
| Menge und Art der Leistung | handelsübliche Bezeichnung, kein Werbetext | Positionen aus einem Katalog |
| Zeitpunkt der Leistung | Liefer- oder Leistungsdatum, nicht das Rechnungsdatum | eigenes Feld — wird ohne Software am häufigsten vergessen |
| Entgelt | nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | bei dir: ein Satz, nämlich keiner |
| Hinweis statt Steuerbetrag | Hinweis auf die Steuerbefreiung statt Steuersatz und -betrag | als Vorlage hinterlegt, nicht je Rechnung getippt |
Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Der Leistungszeitpunkt ist nicht das Rechnungsdatum, und er fehlt in selbst gebauten Vorlagen am häufigsten — auch dann, wenn beide Daten zufällig zusammenfallen.
Und der Hinweis auf die Steuerbefreiung ist keine Formalie, sondern die Stelle, an der eine allgemeine Rechnungsvorlage aus dem Netz für dich unbrauchbar wird: Sie ist für Regelbesteuerung gebaut und weist Umsatzsteuer aus.
Der teuerste Fehler: ausgewiesene Umsatzsteuer
Wenn auf deiner Rechnung ein Umsatzsteuerbetrag steht, obwohl du keine erheben darfst, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt. Das ist keine Auslegungsfrage, sondern der Wortlaut von § 14c Abs. 2 UStG.
Der Betrag ist fällig, unabhängig davon, ob du ihn vom Kunden bekommen hast. Bei 19 Prozent auf einen Jahresumsatz im mittleren fünfstelligen Bereich ist das eine Summe, gegen die jede Softwareersparnis verschwindet.
Eine Berichtigung ist möglich, aber nicht nebenbei: Sie setzt voraus, dass das Steueraufkommen nicht gefährdet ist — der Kunde also keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat — und verlangt einen Antrag beim Finanzamt.
Daraus folgt die einzige Anforderung, die man an ein Programm wirklich stellen muss: Es muss die Kleinunternehmerregelung kennen und sie in der Vorlage abbilden, statt sie als Steuersatz „0 %" zu behandeln. Was die Regelung selbst voraussetzt, steht unter Kleinunternehmerregelung.
Die fortlaufende Nummer
Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. „Fortlaufend" heißt nicht lückenlos um jeden Preis — eine Lücke muss sich aber erklären lassen, etwa durch eine Stornorechnung.
Das ist die Anforderung, an der Handarbeit tatsächlich scheitert. Wer Rechnungen erzeugt, indem er die letzte Datei kopiert, vergibt früher oder später eine Nummer zweimal — und merkt es erst, wenn jemand die Reihe prüft.
Ein Programm löst das, indem es die Nummer vergibt statt dich. Das ist nüchtern betrachtet der größte einzelne Nutzen eines Rechnungsprogramms für kleine Volumina.
Was die Rechnungsstufe kostet
Die folgende Tabelle stellt nur die beiden Stufen gegenüber, um die es hier geht — die Rechnungsstufe, die du brauchst, und die Buchhaltungsstufe, die du nicht brauchst.
| Stufe | sevDesk | Lexware Office |
|---|---|---|
| Rechnungen schreiben | Rechnung — 118,80 € im Jahr | M — 154,80 € im Jahr |
| Mit Buchhaltung und Umsatzsteuer | Buchhaltung — 274,80 € im Jahr | L — 262,80 € im Jahr |
| Unterschied im Jahr | 156,00 € | 108,00 € |
Quelle: Preisseiten beider Anbieter · Stand 17.08.2026 · Listenpreise netto, Jahreskosten bei der jeweils günstigeren Zahlweise
Der Unterschied liegt bei 108,00 € bis 156,00 € im Jahr — für einen Funktionsblock, der bei dir nicht anfällt. Das ist die ganze Rechnung, und sie ist der Grund für diese Seite.
Ein Hinweis zur Einordnung: Als Kleinunternehmer hast du keinen Vorsteuerabzug. Auf die Nettobeträge oben kommt die Umsatzsteuer obendrauf und bleibt Kostenbestandteil. Gegenläufig wirkt der Betriebsausgabenabzug — beides rechnet die Gegenrechnung auf der Übersichtsseite gegeneinander.
Der kostenlose Weg
Für sehr kleine Volumina gibt es einen dauerhaft kostenlosen Tarif: drei Rechnungen im Monat, einschließlich E-Rechnung, ohne Frist und ohne Zahlungsmittel. Er existiert bei einem der beiden Anbieter, beim anderen nicht.
Das ist keine Testphase, sondern ein echtes Angebot mit Volumenlimit. Für einen nebenberuflichen Start ist es die risikoärmste Variante — und es ist zugleich der Grund, warum man mit der Softwarefrage nicht warten muss, bis das Geschäft läuft.
Wo die Grenze zwischen „nichts nötig" und „Programm sinnvoll" tatsächlich liegt und was sonst noch kostenlos heißt, steht unter Buchhaltungssoftware für Selbstständige.
E-Rechnung: was für dich gilt
Beim Empfang gibt es keine Ausnahme für dich: Die Pflicht knüpft an die Unternehmereigenschaft an, nicht an die Umsatzsteuerpflicht. Zum reinen Empfang genügt allerdings ein Programm, das das Format lesbar macht — dafür braucht es kein Abo.
Beim Ausstellen ist die Lage anders. An Privatkunden bleibt die einfache Rechnung zulässig. An Unternehmen wird das strukturierte Format zum Thema, und dafür laufen Übergangsfristen. Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnung: wer sie annehmen muss.
Für die Programmwahl heißt das: Wenn du an Unternehmen fakturierst, ist das erzeugte Format ein Auswahlkriterium — und zwar eines, das sich nur mit einer echten Testrechnung an einen echten Kunden klären lässt.
Wann die Rechnungsstufe nicht mehr reicht
Drei Ereignisse beenden sie. Das erste ist die Umsatzgrenze: Wird sie überschritten, beginnt die Regelbesteuerung, und mit ihr die Voranmeldung. Ab da führt kein Weg an der Buchhaltungsstufe vorbei.
Das zweite ist der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung — manchmal sinnvoll, wenn hohe Anfangsinvestitionen anstehen und der Vorsteuerabzug mehr wert ist als der Verwaltungsaufwand.
Das dritte ist der Wunsch, die Belegseite zu ordnen. Auch ohne Umsatzsteuer wächst irgendwann der Stapel Eingangsbelege, und dann geht es nicht mehr um Rechnungen, sondern um Buchhaltung — siehe Belege aufbewahren.
In allen drei Fällen ist der Wechsel ein Stufenwechsel beim selben Anbieter, kein Programmwechsel. Das ist ein Argument dafür, klein anzufangen: Nach oben kommt man jederzeit.
Woran du ein passendes Programm erkennst
Vier Fragen, und keine davon betrifft das Aussehen der Rechnung.
Erstens: Kennt es die Kleinunternehmerregelung als eigene Einstellung — mit Hinweistext, nicht als Steuersatz null? Das ist die Frage, an der § 14c hängt.
Zweitens: Vergibt es die Rechnungsnummer selbst und verhindert Doppelvergabe?
Drittens: Erzeugt es ein strukturiertes Format, falls du an Unternehmen lieferst?
Viertens: Kommst du an deine Daten heran, wenn du kündigst? Die Aufbewahrungspflichten laufen weiter — der Export gehört im ersten Monat geprüft, nicht im letzten.
Diese Seite enthält Provisionslinks zu beiden genannten Anbietern und ist als Werbung gekennzeichnet; die Reihenfolge ist alphabetisch. Preise sind Listenpreise netto, abgerufen am 17. August 2026 von den Preisseiten der Anbieter. Allgemeine Information, keine Steuerberatung — die Beurteilung des Einzelfalls ist den steuerberatenden Berufen vorbehalten (§§ 2, 3 StBerG).
Rechtsquellen
- § 14 Abs. 4 UStG Ausstellung von Rechnungen: die Pflichtangaben von Name und Anschrift über die fortlaufende Nummer bis zum Hinweis auf eine Steuerbefreiung Bundesministerium der Justiz
- § 14c Abs. 2 UStG Unberechtigter Steuerausweis: Wer einen Steuerbetrag ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet den ausgewiesenen Betrag; Berichtigung nur bei nicht gefährdetem Steueraufkommen und auf Antrag Bundesministerium der Justiz
- § 19 UStG Besteuerung der Kleinunternehmer: keine Erhebung der Umsatzsteuer, damit auch kein Vorsteuerabzug Bundesministerium der Justiz
- § 147 AO Aufbewahrungspflichten und -fristen für Rechnungen und Belege Bundesministerium der Justiz
Alle Verweise führen auf die amtliche Fassung und wurden am 17.08.2026 aufgerufen. Sie öffnen in einem neuen Tab. Nicht behandelt: die Sonderfälle des § 14 UStG bei Reiseleistungen, Differenzbesteuerung und innergemeinschaftlichen Lieferungen. Sie haben eigene Pflichtangaben.
Die vier Gründe, es nicht zu tun
„Ich schreibe meine Rechnungen in Word."
Das ist zulässig, und bei zwei Rechnungen im Monat spricht wenig dagegen. Zwei Dinge werden dabei erfahrungsgemäß zum Problem: die lückenlose Nummer und das Leistungsdatum, das in Vorlagen regelmäßig fehlt.
„Ich brauche keine Buchhaltung, also brauche ich nichts."
Das eine folgt nicht aus dem anderen. Rechnungen musst du auch als Kleinunternehmer nach festen Vorgaben ausstellen — nur eben ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf die Befreiung.
„Ich nehme gleich das große Paket, dann bin ich vorbereitet."
Damit zahlst du für die Umsatzsteuervoranmeldung, die bei dir nicht anfällt — rund 108,00 € bis 156,00 € im Jahr. Der Wechsel nach oben ist jederzeit möglich und kostet nichts außer einem Klick.
„Kostenlos reicht doch."
Bis zu drei Rechnungen im Monat: ja. Darüber ist es ein Volumenlimit, kein Funktionslimit — an der Arbeitsweise ändert sich beim Wechsel wenig.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware?
Ein Rechnungsprogramm erzeugt Ausgangsrechnungen: Angebot, Rechnung, Mahnung. Eine Buchhaltungssoftware führt zusätzlich Bücher — Belege erfassen, Bankumsätze zuordnen, Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR.
Für Kleinunternehmer ist das der entscheidende Unterschied, weil der Buchhaltungsteil den teuersten Funktionsblock enthält und die Voranmeldung bei ihnen gar nicht anfällt.
Was muss auf einer Rechnung als Kleinunternehmer stehen?
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt und das Entgelt.
Statt Steuersatz und Steuerbetrag steht bei dir ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Genau diese eine Abweichung ist der Grund, warum eine allgemeine Rechnungsvorlage aus dem Netz oft nicht passt.
Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausweise?
Dann schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt — auch wenn du ihn gar nicht erheben durftest. Das regelt § 14c Abs. 2 UStG.
Eine Berichtigung ist möglich, aber sie setzt voraus, dass das Steueraufkommen nicht gefährdet ist, und verlangt einen Antrag beim Finanzamt. Es ist der teuerste Tippfehler, den eine Kleinunternehmerrechnung enthalten kann.
Was kostet ein Rechnungsprogramm?
Bei den beiden hier geführten Anbietern 11,90 € beziehungsweise 12,90 € im Monat, also 118,80 € und 154,80 € im Jahr.
Für sehr kleine Volumina gibt es bei einem der beiden einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen im Monat.
Brauche ich überhaupt ein Programm?
Bei wenigen Rechnungen im Monat nicht zwingend. Eine Vorlage in der Textverarbeitung erfüllt die Pflichtangaben ebenfalls, solange sie sorgfältig geführt wird.
Zwei Dinge sprechen trotzdem oft dafür: die lückenlose Rechnungsnummer und das strukturierte Format für Geschäftskunden. Beides ist von Hand fehleranfällig.
Muss ich E-Rechnungen ausstellen können?
An Privatkunden nicht. Im Geschäft zwischen inländischen Unternehmern wird das strukturierte Format zum Thema, und dafür laufen Übergangsfristen.
Unabhängig davon gilt die Empfangspflicht auch für dich. Zum reinen Empfang genügt ein Programm, das das Format lesbar macht — ein Abo ist dafür nicht nötig.
Was ist mit der fortlaufenden Rechnungsnummer?
Sie muss einmalig und nachvollziehbar sein. Eine Lücke ist kein automatischer Fehler, sie muss sich aber erklären lassen — etwa durch eine stornierte Rechnung.
Das ist die Anforderung, an der Handarbeit am häufigsten scheitert: Wer Rechnungen aus einer kopierten Datei erzeugt, vergibt früher oder später eine Nummer zweimal.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Dann beginnt die Regelbesteuerung, und mit ihr die Umsatzsteuervoranmeldung. Ab diesem Punkt reicht ein reines Rechnungsprogramm nicht mehr.
Der Sprung in die Buchhaltungsstufe kostet bei den beiden geführten Anbietern rund 108,00 € bis 156,00 € im Jahr zusätzlich.
Kann ich mit einem kostenlosen Programm anfangen?
Ja, wenn das Volumen klein bleibt. Ein Anbieter führt einen dauerhaft kostenlosen Tarif für drei Rechnungen im Monat, einschließlich E-Rechnung.
Wichtiger als der Preis ist beim Einstieg der Export: Die Aufbewahrungspflichten laufen unabhängig davon weiter, ob du den Zugang noch hast.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Ausgangsrechnungen gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 AO. Die Fristen laufen ab dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung entstanden ist.
Wer elektronisch erzeugt, muss elektronisch aufbewahren — ein Ausdruck genügt dann nicht.